Fachkräftemangel Lösungen: Die Folgen des Fachkräftemangels und das Potenzial von Digitalen Arbeitsanweisungen

Fachkräftemangel Lösungen

08.06.2024
Redaktion Ad2.0

Der Wettbewerb um qualifizierte Arbeitskräfte wird immer härter. Der Fachkräftemangel führt zu Personalengpässen und Zeitarbeitskräfte, die nur wenige Monate im Unternehmen bleiben, sind in vielen Betrieben schon lange der Normalzustand. Was aber ist zu tun, wenn die benötigten Fachkräfte weder durch eigenes Recruiting noch mithilfe von Zeitarbeitsanbietern an Bord geholt werden können? Eine Möglichkeit, diese immer größer werdende Lücke zu schließen, liegt in der Befähigung von Mitarbeitenden. Wem es gelingt, aus unerfahrenen Mitarbeitenden Spezialisten zu machen, schafft ein wirksames Instrument gegen den Fachkräftemangel im Unternehmen. Genau hier setzen digitale Lösungen an. Mit digitalen Arbeitsanweisungen und mit Unterstützung durch KI können Beschäftigte Aufgaben wahrnehmen, die zuvor noch außerhalb ihres Ausbildungs- oder Erfahrungshorizonts lagen.

Die Folgen des Fachkräftemangels für Unternehmen

Die durchschnittliche Dauer, die Unternehmen in Deutschland von April 2023 bis März 2024 benötigten, um eine Stelle neu zu besetzen, betrug 147 Tage. Das geht aus einer Studie der Bundesagentur für Arbeit hervor. In einigen Berufsfeldern ist der Wert sogar doppelt so hoch. Die Folge des Fachkräftemangels ist, dass Unternehmen Aufträge nicht mehr annehmen können – mit allen Konsequenzen für Wachstum und Arbeitsplatzsicherheit.

Gleichzeitig werden die umworbenen Fachkräfte immer teurer. Vor allem in kleinen und mittleren Unternehmen führt dies zu einer Belastung der Personalbudgets und weniger Investitionen. Und damit weiter sinkender Wettbewerbsfähigkeit.

Das Potenzial Digitaler Arbeitsanweisungen

Ob aus eigener Innovationskraft oder durch Corona erzwungen – das Arbeitsleben hat sich in den letzten Jahren für viele Beschäftigte radikal verändert. In den IT- und Dienstleistungsberufen haben sich flexible Arbeitszeitmodelle und Remote-Arbeit etabliert. Wer aber in der Produktion arbeitet, hat selten einen digitalen Arbeitsplatz. Wie also hilft die Digitalisierung den Fachkräften in der Produktion?

Der Einsatz digitaler Arbeitsanweisungen hat hier großes Potenzial. Erst recht, wenn entsprechende Anwendungen zusätzlich Künstliche Intelligenz auf den Shopfloor und ins Lager bringen. So lassen sich Prozesse digitalisieren, manuelle Tätigkeiten automatisieren und die Beschäftigten unterstützen und entlasten.

Mitarbeitende befähigen

Man stelle sich einen Mechaniker vor, der in seiner ersten Arbeitswoche eine spezielle Maschine warten muss. Statt alle Anleitungen im Sharepoint und gedruckte Dokumente in Ordnern zu durchsuchen, kann er über ein Tablet einfach auf digitale Schritt-für-Schritt-Anleitungen zugreifen. Das digitale Tool führt ihn Schritt für Schritt durch den Wartungsprozess und weist auf alle Risiken und Vorsichtsmaßnahmen hin.

Solche digitalen Lösungen sparen Zeit bei der Informationssuche, vereinfachen die Ausführung, minimieren das Fehlerrisiko und verkürzen die Einarbeitung. So können neue Teammitglieder schnell zur Produktivität des Unternehmens beitragen und dabei ihre Fähigkeiten erweitern.

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Zeitarbeitskräfte schnell einbinden

In der Hochsaison kämpfen viele Unternehmen mit zusätzlichen Problemen. Neben dem Fehlen von Fachkräften werden sie oft von einer weiteren Hürde ausgebremst: Sprachbarrieren bei Zeitarbeitskräften.

In jeder großen Druckerei beginnt zur Weihnachtszeit das Saisongeschäft und es werden häufig Saisonarbeitskräfte aus Osteuropa, Afrika, Asien und Südamerika für zwei bis drei Monate eingestellt. Es ist nicht einfach zu erklären, welche Einstellungen an der Druckmaschine für jeden Druckauftrag vorgenommen werden müssen. Digitale Tools bieten hier den Vorteil, dass Schritt-für-Schritt-Anleitungen problemlos in verschiedene Sprachen übersetzt und durch die Einbindung von Fotos und Videos noch verständlicher gemacht werden können.

So werden auch die bestehenden Mitarbeitenden entlastet. Sie können sich weiterhin auf ihre eigenen Aufgaben konzentrieren, ohne als Dolmetscher fungieren oder zusätzliche Unterstützung bieten zu müssen.

Digitale Arbeitsanweisungen mit KI als Lösung für den Fachkräftemangel

Digitale Arbeitsanweisungen mit künstlicher Intelligenz (KI) gehen noch einen Schritt weiter und erweitern das Potenzial der Mitarbeiterbefähigung. Die KI unterstützt die Mitarbeitenden gezielt dort, wo sie Hilfe benötigen, und gibt präzise Anweisungen, um die Effizienz zu steigern und Fehlerquellen zu minimieren. Zudem sichert die KI die Qualität, indem sie das Endergebnis durch die Analyse von Bildaufnahmen überprüft. Ein in das Tool integrierter Chatbot kann zudem fehlendes Wissen bereitstellen, was den Bedarf an intensiven Schulungen reduziert und die Produktivität weiter steigert.

Dynamian – das Werkszeug für Digitale Arbeitsanweisungen

Digitale Arbeitsanweisungen helfen Unternehmen also auf verschiedene Weise dabei, dem Fachkräftemangel entgegenzuwirken.

Im März 2020 wurde bei der LMIS AG in Osnabrück die Idee zu Dynamian, eine Anwendung für Digitale Arbeitsanweisungen, geboren. Angesichts des Fachkräftemangels und der Herausforderungen in Produktion und Montage, wie lange Einarbeitungszeiten und Sprachbarrieren, entstand eine Vision: Komplexe Prozesse für alle Mitarbeitenden zugänglich zu machen.

In Zusammenarbeit mit verschiedenen Kunden entwickelte das KI-Unternehmen eine Anwendung, die auch unerfahrene Mitarbeitende zu Spezialisten macht und das Prozesswissen bewahrt und verfügbar macht. Dynamian ist für alle Endgeräte optimiert, kann auf Smartphones und Tablets verfolgt werden und lässt sich in jeden Arbeitsablauf integrieren. Künstliche Intelligenz erleichtert dabei den Nutzern die Arbeit.