Geschäftsprozesse digitalisieren: Diese drei Lösungsansätze machen den Transformationsprozess einfacher.
Geschäftsprozesse digitalisieren
- 04.07.2024
Mit Process Mining Geschäftsprozesse verstehen
Ein Beispiel: Im Bestellprozess eines Handelsunternehmens, der von der Bestellung bis zur Auslieferung verschiedene Abteilungen und IT-Systeme umfasst, kommt es häufig zu Engpässen und Intransparenz, die die Lieferfähigkeit beeinträchtigen.
Um die Ursachen zu finden, muss das Unternehmen alle Abläufe gründlich analysieren. Hier setzt Process Mining an. Process Mining visualisiert Geschäftsprozesse wie ein digitales Röntgenbild, das den tatsächlichen Ablauf der Geschäftsprozesse zeigt, ohne dabei in die bestehenden Systeme einzugreifen. Auf dieser Basis lassen sich die gewonnenen Daten auswerten und objektive Aussagen darüber treffen, wann, wo und warum Abweichungen auftreten. Diese Abweichungen können entweder umgehend abgestellt werden, oder man leitet entsprechende Maßnahmen ein, um diese zukünftig abzustellen.
Durch die Auswertung kann das Unternehmen eine Reihe von Ineffizienzen aufdecken, die zum Teil sofort behoben werden können, zum Teil mit Hilfe digitaler Werkzeuge. Überflüssige Besprechungen und Prozessschritte, die das Unternehmen nur Zeit kosten, werden sofort eingestellt. Ansonsten stellt das Unternehmen fest, dass ein hoher Zeitaufwand dadurch entsteht, dass fehlerhafte Daten manuell nachbearbeitet werden müssen. Da mit unterschiedlichen Systemen gearbeitet wird und Schnittstellen fehlen, werden Änderungen nicht synchronisiert. Prognosen für die Beschaffungsplanung werden auf Basis unvollständiger und nicht aktueller Daten erstellt. Dies führt zu ungenauen Prognosen, die wiederum Fehlbestände, Überbestände und lange Lieferzeiten zur Folge haben.
Geschäftsprozesse digitalisieren mit KI: Nutzen, was bereits da ist
Nachdem das Unternehmen die Ineffizienzen im Bestellprozess identifiziert hat, folgt der zweite Schritt: Das Unternehmen muss nun die richtigen Maßnahmen finden, um diese Ineffizienzen zu beheben. KI-Lösungen bieten ein breites Spektrum an Einsatzmöglichkeiten, ohne alle Systeme zu erneuern und zu ersetzen. In den Datenbeständen vieler Unternehmen schlummern ungenutzte Potenziale. KI ist ein Hebel, um diese Schätze zu heben und Geschäftsprozesse zu digitalisieren.Im Beispiel des genannten Handelsunternehmens bedeutet der konkrete Einsatz von KI zum einen, dass die repetitiven Aufgaben in der Dokumentenverarbeitung automatisiert werden. Die KI liest die Dokumente selbstständig aus, erfasst die Informationen auf Basis historischer Bestelldaten und ergänzt fehlende Informationen. Zum anderen automatisiert und vereinfacht KI die Lagerverwaltung. Beispielsweise erfasst KI die Proportionen von Paketen anhand von Bildern und kann auf dieser Basis den idealen Lagerort bestimmen. KI analysiert Muster und Zusammenhänge in den Bestelldaten und liefert präzise Prognosen über Nachfrage, Preisentwicklung und Lieferzeiten in den nächsten drei Monaten. So können die Mitarbeitenden genau sehen, wann sie bei welchem Lieferanten in welcher Menge am besten bestellen und das Lager entsprechend optimieren.
Individuelle Software: Nahtloser Datenfluss und praktisch anwendbare KI
Die Antwort lautet: Nein. Und damit kommen wir zum dritten Schritt. Nicht alle Prozesse sind in den führenden Systemen optimal abgebildet. Da im Handel mit vielen Systemen gearbeitet wird, braucht es Schnittstellen, damit die KI auf die Daten zugreifen und sie mit allen Anwendungen teilen kann. Gängige Standardsoftware kann die individuellen Anforderungen von Unternehmen oft nicht erfüllen oder enthält mehr Leistungen, als ein Unternehmen benötigt und ist daher teurer als notwendig.
Hier kann individuelle Softwareentwicklung helfen, den Geschäftsprozess schnell und optimal abzubilden, nahtlos an die führenden Systeme anzubinden und in die jeweilige IT-Infrastruktur einzupassen. Ein großer Hebel ist die Integration bestehender Systeme und Anwendungen, so dass die Daten nahtlos fließen. Die Prozesse im Unternehmen werden schneller, es sind weniger personelle Eingriffe notwendig und die Abläufe werden digitalisiert.
Das Unternehmen aus dem genannten Beispiel kann nun alle Anwendungen in einer übersichtlichen Oberfläche nutzen und von den Vorteilen der neuen Instrumente profitieren: Die Digitalisierung des Bestellprozesses führt zu einer Effizienzsteigerung, die Optimierung der Lagerhaltung reduziert Fehl- und Überbestände sowie Lieferzeiten und die Systeme stehen in ständigem Austausch, was die Datenverfügbarkeit erleichtert.
LMIS AG unterstützt Unternehmen bei der digitalen Transformation
Die LMIS AG mit Sitz in Osnabrück ist ein IT-Unternehmen, das seit mehr als zwei Jahrzehnten individuelle Software- und digitale Lösungen entwickelt. LMIS begleitet Unternehmen wie im genannten Beispiel von der Analyse mit Process Mining bis hin zur Anbindung unterschiedlicher Systeme und Anwendungen. Mit einem Team von 75 Mitarbeitenden unterstützt LMIS seine Kunden bei der digitalen Transformation und schafft Lösungen auf Basis dessen, was in den Unternehmen bereits vorhanden ist. Zu den über 100 Kunden zählen namhafte Unternehmen aus Industrie, Handel, Logistik und Dienstleistung.
