Viele Agenturen arbeiten in ihrem Alltag mit unterschiedlichen Softwareprodukten, die für bestimmte Aufgaben bei der Projektplanung zuständig sind. Das erfordert viel Einarbeitungszeit in die einzelnen Programme und bremst im Arbeitsalltag eher aus, als dass es hilft. Hinzu kommt, dass dadurch eine einheitliche Übersicht über die einzelnen Projekte fehlt. Doch es gibt eine Software, mit der die komplette Projektverwaltung der Agentur überschaubar dargestellt und realisiert werden kann.
Die Herausforderungen der Projektverwaltung in einer Agentur
Um ein Projekt erfolgreich zu managen, müssen vielerlei Faktoren einbezogen werden. Am Anfang steht immer die Kommunikation mit dem Kunden, die möglichst klar ablaufen und im Anschluss dokumentiert werden sollte. Schon hier lauert die erste Gefahr eines Missverständnisses oder des Verlustes von wertvollen Informationen. Briefings sollten immer strukturiert in einem stabilen System abgelegt und für Berechtigte jederzeit einsehbar sein. Die Agentur muss daraufhin ein Angebot erstellen, welches durch den Kunden dann freigegeben werden kann. Danach wird es oft komplizierter. Denn nach der Freigabe gilt es, die einzelnen Aufgaben an die zuständigen Mitarbeiter so zu verteilen, dass das Budget nicht ausgereizt und die Deadline eingehalten wird. Während des Projektes sollten alle Beteiligten außerdem ihre Arbeitszeit erfassen, damit die Führungsetage genauer kalkulieren kann, wie hoch der Aufwand für welche Aufgaben war. Im Anschluss erfolgt die Rechnungsstellung an den Kunden. Zum Thema
Um all die Prozesse der modernen Projektverwaltung übersichtlich festhalten zu können, braucht es eine digitale Lösung, die einfach gestaltet ist. Die Software ProSonata der BOPP MEDIEN GmbH & Co. KG bietet alle notwendigen Tools, um die gesamte Projektverwaltung effizienter und benutzerfreundlicher zu gestalten. Dabei werden alle Prozesse, Aufgaben, Zeiten und Ressourcen übersichtlich auf einer webbasierten Plattform dargestellt. Die Projektdaten sind stets geschützt und werden auf in Deutschland befindlichen Servern gespeichert. Der Vorteil für Agenturen ist, dass ProSonata den typischen Agentur-Workflow gut kennt und auch extra dafür konzipiert wurde.
Was kann ProSonata?
In erster Linie bietet ProSonata den großen Vorteil, dass sie betriebssystemunabhängig genutzt werden kann. Es genügt ein aktueller Webbrowser und schon kann der Nutzer loslegen. Somit können Mitarbeiter die Software auf einem Mac, am PC oder auch auf dem Tablet benutzen. Die wesentlichen Funktionen von ProSonata sind folgende:
• Faktura: Angebote, Rechnungen, Mahnungen etc. (ZUGFeRD)
• Zeiterfassung: Manuell oder mittels Projekt-Timer
• Aufgaben: To-Dos inkl. Ressourcenübersicht
• Projekte: Projektverwaltung inkl. Controlling der Zeitbudgets, Rentabilitätsauswertung und Dateiverwaltung
• Kontakte: Kunden & Lieferanten gut organisiert
• Analyse: Reports als Listen und Charts
• Benutzerverwaltung: 6 Rechtestufen vom Zeiterfasser bis zum Admin.
