Erfolgreiche SAP-Implementierung: ein Leitfaden zur Migration auf SAP S/4HANA

SAP Implementierung

04.07.2024
Florian Deuring

Eine SAP-Implementierung stellt Unternehmen seit jeher vor vielfältige Herausforderungen. Dies gilt auch beim Umstieg auf die neueste Produktgeneration S/4HANA. Insbesondere fehlende Personalressourcen und ein unzureichender Wissenstransfer stellen dabei Problemschwerpunkte dar. Dieser Artikel beleuchtet die wichtigsten Aspekte, die bei der Migration in dieser Hinsicht beachtet werden müssen. Zudem liefert er Tipps für die erfolgreiche Umsetzung.

Drei zentrale Herausforderungen bei der Migration auf SAP S/4HANA

Die Einführung von SAP S/4HANA ist mehr als ein einfaches Software-Update. Es handelt sich um ein umfassendes Transformationsprojekt, das alle Unternehmensbereiche gleichzeitig betrifft und potenziell aus dem Gleichgewicht bringen kann. Laut einer aktuellen Studie sind die größten Herausforderungen die Datenmigration (39 Prozent), die Anpassung der IT-Landschaft (37 Prozent) und fehlendes Personal in den Fachabteilungen (36 Prozent).

Gerade unzureichende Personalressourcen können die SAP-Implementierung maßgeblich beeinträchtigen, weshalb im Folgenden näher auf diese Thematik eingegangen wird.

SAP-Implementierung: Ressourcenengpässe in den Fachabteilungen vermeiden

Ein zentraler Aspekt für den Erfolg der SAP-Implementierung ist die Vermeidung von Ressourcenengpässen. Die Fachabteilungen müssen intensiv in den Prozess eingebunden werden, was eine detaillierte Ressourcenplanung erforderlich macht. Frühzeitig sollten die Verfügbarkeiten aller relevanten Key User ermittelt und Zeitpuffer in die Projektplanung integriert werden, um Verzögerungen und personelle Ausfälle abzufangen. Die Fokussierung der Ressourcen auf die wichtigsten Projektphasen und -aufgaben ist dabei entscheidend.

Eine schrittweise Implementierung einzelner SAP-Module oder Geschäftsbereiche kann die Belastung der Fachabteilungen reduzieren. Unterstützende Maßnahmen wie der Einsatz von Automatisierungslösungen und externen Experten bringen zusätzliche Entlastung. Letztere helfen nicht nur bei der Dokumentation, sondern auch bei der Schulung der Anwender, was für die erfolgreiche Implementierung unerlässlich ist. Zudem werden die internen Fachkräfte entlastet, sodass sie sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren können, ohne die Projektziele zu gefährden. Der Einsatz von Ressourcenmanagement-Tools empfiehlt sich ebenfalls. Denn Werkzeuge dieser Art ermöglichen es, die Planung und Verteilung der Aufgaben effizienter zu steuern.

Fokus auf das Enablement der Mitarbeiter

Natürlich reicht es für eine erfolgreiche SAP S/4HANA-Implementierung nicht aus, lediglich genügend Personalressourcen bereitzustellen. Damit die Fachabteilungen und Key User effizient am Redesign der Prozesse teilnehmen können, müssen sie auch über ein umfassendes Verständnis von SAP S/4HANA verfügen. Dies kann durch ein umfassendes Schulungsprogramm erreicht werden, das theoretisches Wissen und praktisches Know-how vermittelt. Die Möglichkeit, neue Funktionen über ein Testsystem kennenzulernen, ist hierbei besonders wertvoll.

Key User sollten intensiv geschult werden und eng mit dem Projektteam zusammenarbeiten, um eine reibungslose Anpassung und Einführung der neuen Prozesse zu gewährleisten. Regelmäßige Feedback-Schleifen können dabei helfen, Prozessoptimierungen schnell umzusetzen und Akzeptanzprobleme zu vermeiden. Die Schulungen sollten verschiedene Formate umfassen, um unterschiedlichen Lernstilen gerecht zu werden. Präsenzseminare, Webinare und E-Learnings sind hierbei gängige Methoden. Ebenso ist es hilfreich, eine Kultur des Lernens und der Innovation zu fördern. Möglich ist dies beispielsweise durch Plattformen und Foren, auf denen Mitarbeiter Erfahrungen austauschen und Best Practices diskutieren können.

Eine besondere Bedeutung kommt dabei der praktischen Schulung zu. Insbesondere Key User sollten die Möglichkeit haben, das System in einer Testumgebung zu nutzen, um sich mit den neuen Funktionen vertraut zu machen und eventuelle Schwierigkeiten frühzeitig zu identifizieren. Dies fördert nicht nur das Verständnis, sondern auch die Akzeptanz der neuen Prozesse.

Digital Adoption Platform unterstützt die S/4HANA-Migration

Besonders hilfreich ist der Einsatz einer Digital Adoption Platform (DAP). Diese bietet am Arbeitsplatz Hilfestellung zu Anwendungen und Prozessen und ermöglicht eine kontinuierliche Analyse und Optimierung des Lernprozesses. Dadurch werden nicht nur Anwendungs- und Prozesswissen gefördert, sondern auch die Motivation der Mitarbeiter, aktiv an der Migration mitzuwirken.

Ein Beispiel für solch eine Lösung ist die tts performance suite. Die Lösung unterstützt Key User und Endanwender nicht nur bei der Bedienung von SAP-Anwendungen, sondern vermittelt auch ein tiefgehendes Verständnis für Funktionsstrukturen und Prozesse. Hierfür liefert die Plattform verständliche Schritt-für-Schritt-Anleitungen, die neben der jeweiligen Anwendung angezeigt werden und Nutzer sicher sowie anwendungsübergreifend durch komplexe Prozesse führen.

Ein herausragender Vorteil der tts performance suite ist der direkte Zugriff auf relevante Regularien, Lerninhalte, Prozesswissen und weiteren spezialisierten Content. Die Informationen sind stets auf die spezifischen Aufgaben und Rollen der Nutzer zugeschnitten und werden kontextsensitiv innerhalb der zu bedienenden Anwendung angezeigt. Dies fördert nicht nur das umfassende Verständnis vonseiten der Mitarbeiter, sondern schafft auch eine produktive Synergie zwischen Menschen, Prozessen und Technologien.