Schichtplaner online: modern, digital, effizient. Wie eine smarte Software die Einsatzplanung in der Logistik- und Bahnbranche revolutioniert

Schichtplaner online

• 12.06.2025
• Birte Klingenfuß

In der aktuellen Arbeitswelt entscheidet Effizienz über Wettbewerbsfähigkeit - insbesondere in stark getakteten Branchen wie Logistik, Bahnverkehr und Arbeitnehmerüberlassung. Wer Schichten heute noch mit Excel-Listen oder auf Papier plant, verliert nicht nur Zeit, sondern riskiert auch Fehler, auf jeden Fall jedoch unnötigen Mehraufwand und Unzufriedenheit im Team. Ein Online-Schichtplaner ist längst mehr als ein digitales Hilfsmittel: Er ist ein strategisches Werkzeug, das Unternehmen hilft, flexibel, transparent und gesetzeskonform zu arbeiten - selbst unter hohem Druck und mit wechselndem Personal. Welche Lösung überzeugt?

Warum sollten sich Unternehmen auch im Bereich Schichtplanung zeitgemäß aufstellen?

In Zeiten von Fachkräftemangel, eng getakteten Lieferketten und steigenden Anforderungen an Transparenz und Dokumentation stellt sich für viele Unternehmen nicht mehr die Frage, ob sie digitalisieren sollen, sondern wie schnell. Besonders betroffen sind dabei kleine und mittlere Unternehmen in der Logistik, im Bahnsektor und in der Arbeitnehmerüberlassung. Sie stehen täglich vor der Herausforderung, Personal effizient zu disponieren – häufig noch mit Excel-Listen, schwerfälligen IT Tools, mit denen sie nicht wirklich zufrieden sind oder gar auf Papier. Dass das nicht mehr zeitgemäß ist, versteht sich von selbst. Die Antwort darauf lautet: den Schichtplaner online aufstellen.

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Warum ein Online-Schichtplaner mehr ist als ein digitales Tabellenblatt

Ein zeitgemäßer Online-Schichtplaner wie WILSON bietet weit mehr als nur eine strukturierte Übersicht von Arbeitszeiten. Er ist ein intelligentes Werkzeug, das Prozesse automatisiert, Qualifikationen berücksichtigt, mitarbeiterzentriert arbeitet und sich flexibel in bestehende Systeme integrieren lässt. In Branchen wie der Bahnlogistik oder dem Transportwesen, in denen kurzfristige Änderungen zur Tagesordnung gehören, sind solche Features keine Spielerei – sie sind essenziell für den Geschäftserfolg.

Die Herausforderungen der Branche: mehr als bloß Planung

Lokführer, Sicherheitskräfte, Disponenten, HR-Manager – sie alle kämpfen mit demselben Problem: zu viel Arbeitsaufkommen, zu wenig Zeit. Die Personalplanung ist aufwendig, fehleranfällig und oft nicht zentral gesteuert. Noch gravierender sind die Folgen veralteter Werkzeuge, wenn Sicherheitsvorgaben nicht erfüllt oder Dokumentationspflichten versäumt werden. Gerade in regulierten Branchen wie dem Bahnbau kann das ernsthafte Konsequenzen haben. Hinzu kommen fehlende Fachkräfte und die Notwendigkeit, externes Personal schnell und rechtssicher einzubinden.

WILSON - die smarte Antwort auf komplexe Anforderungen

WILSON, die cloudbasierte Software der Menlo79 GmbH, wurde als Antwort auf genau diese Anforderungen entwickelt. Sie verknüpft klassische Schichtplanung mit modernen Technologien wie künstlicher Intelligenz und mobiler Kommunikation. Das Ziel: Transparenz, Effizienz und Entlastung – für Disponenten ebenso wie für Mitarbeiter im operativen Einsatz.

Im Zentrum steht dabei der „WILSON Shift Optimizer“, der mit nur einem Klick ganze Schichtpläne generiert – automatisch optimiert auf Verfügbarkeit, Qualifikation und kurze Transferzeiten. Mithilfe der KI können Planer sogar Fotos oder Texteingaben nutzen, um neue Schichten zu erstellen. Gerade bei komplizierten Dienstplänen spart das viel Zeit und reduziert doppelte Datenerfassungen. WILSON-Kunden berichten von bis zu 60 Prozent Zeitersparnis und von einer Kostenreduktion um 30 Prozent.

Darüber hinaus berücksichtigt WILSON automatisch Qualifikationen, Urlaube sowie Abwesenheiten und erstellt auf dieser Basis rechtskonforme Schichtpläne. Auch die Lohn- und Gehaltsabrechnung inklusive Zuschläge erfolgt automatisiert auf Basis der erfassten Arbeitszeiten – ein immenser Vorteil für Personalabteilungen, die sonst auf externe Lösungen oder manuelle Nachbearbeitung angewiesen sind.

Ein weiteres Plus: Unternehmen können personalübergreifend disponieren. Das Personal kann auf diese Weise flexibel dort eingesetzt werden, wo es wirklich gebraucht wird.

Die App überzeugt durch intuitive Nutzung

WILSON ist nicht nur ein Tool für Disponenten. Dank mobiler App und Desktop-Version haben alle Beteiligten jederzeit Zugriff auf die aktuellsten Informationen. Das erleichtert die Kommunikation, stärkt die Eigenverantwortung und erhöht die Zufriedenheit der Mitarbeitenden - gerade weil individuelle Wünsche bei der Planung besser berücksichtigt werden können.

Eine Lösung mit Zukunft: Kundenstimmen und Vision

„WILSON bedeutet: Weniger Bürokratie und mehr Fokus auf das Wesentliche – das Kerngeschäft“, bringt es ein Kunde auf den Punkt. Unternehmen wie FlixTrain, HVLE, Trainbutlers, SPL Powerlines und die Stadtwerke Osnabrück setzen bereits auf die Software – und berichten von spürbaren Effizienzgewinnen.

Die Vision von Menlo79 geht jedoch weiter: Da sich Rahmenbedingungen täglich ändern können, müssen auch Unternehmen beweglich bleiben. „Starre Pläne reichen nicht mehr. Statt gegen Veränderungen anzukämpfen, sollten Unternehmen sie annehmen“, heißt es aus der Geschäftsführung. Genau das macht WILSON möglich.

Das Unternehmen hinter WILSON: die Menlo79 GmbH mit Sitz in Berlin

Hinter WILSON steht die Menlo79 GmbH, ein junges, dynamisches Softwareunternehmen aus Deutschland, das sich seit 2019 der intelligenten, zeitgemäßen Personalplanung verschrieben hat. Gegründet von ehemaligen Mitarbeitern der Deutschen Bahn, bringt das Team über 35 Jahre operative Erfahrung aus der Mobilitäts- und Logistikbranche mit. Diese Nähe zur Praxis spiegelt sich in der Software selbst wider - sie ist von Profis für Profis gemacht.

Was Menlo79 besonders macht, ist seine Kundennähe und Flexibilität. Neue Funktionen werden nicht irgendwo im „Elfenbeinturm“ entwickelt, sondern basierend auf dem direkten Feedback der Anwender. Eine intensive Begleitung beim Onboarding, ein persönlicher Ansprechpartner, regelmäßige Updates sowie eine aktive Community runden das Serviceangebot ab. Das Ziel: Lösungen, die sich nahtlos in den Arbeitsalltag einfügen und echten Mehrwert bieten.

Fazit: Wer vorn mitfahren will, muss digital denken