Moderne Software ersetzt das handgeführte Schlüsselbuch

schlüsselbuch

14.09.2022
Ulrich Lieber

Schlüssel öffnen Türen und sollten darum besonders sensibel behandelt werden. Vor allem dann, wenn es sich um Schlüssel handelt, die bei Haus- und Grundstücksverwaltungen, bei Immobilienbüros, Ferienwohnungen, Pflegediensten und überhaupt bei Unternehmen mit großen Bürokomplexen genutzt werden. Sie alle müssen sehr viele Schlüssel verwalten, und damit diese nicht mehr manuell in ein Schlüsselbuch eingetragen werden müssen, bietet es sich an, sie über eine spezielle Software zu erfassen. So können sie schnell, einfach und übersichtlich verwaltet werden. Das erspart nicht nur eine Menge Arbeit, sondern es bietet auch noch den Vorteil, dass die Protokollierung der Ausgaben und Rücknahmen revisionssicher und DSGVO-konform erfolgt.

Verwaltung der Schlüssel erfolgt über Barcodes

Die Basis für die Verwaltung der Schlüssel ist der Barcode, der es ermöglicht, alle Daten schnell und bequem zu erfassen. So weiß beispielsweise die Hausverwaltung immer, wo sich der Schlüssel gerade befindet und wer ihn an sich genommen hat. Die Daten belegen, wer zuletzt im Besitz des Schlüssels war, zu welcher Wohnung oder welcher Tür er gehört und ob er im Einsatz ist. Vor allem für Dienstleister oder Unternehmen, die sehr viele Schlüssel verwalten müssen und diese dabei auch an unterschiedliche Nutzer vergeben, ist die Software eine echte Erleichterung. Ob Sicherheitsdienste, ambulante Pflegedienste oder Krankenhäuser, die Software kann in jeder Branche eingesetzt und zudem individuell auf die jeweiligen Anforderungen angepasst werden.

Die Lösung für alle, die es mit vielen Schlüsseln zu tun haben, ist die Software KeyScan, die den kompletten Schlüsselbestand verwaltet und vor allem automatisiert, sodass niemand mehr per Hand eine Tabelle ausfüllen und die Schlüsselnummern abgleichen muss. Die Handhabung ist kinderleicht und spart viel Zeit, denn jede Ausgabe und jede Rücknahme wird innerhalb von Sekunden mit einem Scan erledigt. Direkt danach stehen alle Daten zur Verfügung und können überprüft werden. Die Verwaltung weiß zu jeder Zeit, wer welchen Schlüssel benutzt und spart sich enorme Kosten, die entstehen können, wenn eine Schließanlage ausgetauscht werden muss. Das Prinzip ist so einfach wie genial, denn KeyScan vergibt an jeden Schlüssel eine eigene ID, die als Barcode angebracht wird. Dieser wird entweder mit dem Barcode-Scanner oder auch ganz komfortabel mit dem Smartphone gescannt. Alle gespeicherten Informationen werden blitzschnell erfasst und die dazugehörigen Informationen dem jeweiligen Schlüssel zugeordnet.

Das digitale Schlüsselbuch bietet die papierlose und lückenlose Dokumentation

Musste bislang mühsam ein Schlüsselbuch geführt werden, sorgt KeyScan für die papierlose und lückenlose Dokumentation. Jeder Schlüssel wird mit einer digitalen Unterschrift ausgeliehen oder zurückgenommen und kann so genau der Person zugeordnet werden, die den Schlüssel genutzt hat. Alle Daten werden automatisch von KeyScan protokolliert und als PDF gespeichert, sodass sie jederzeit eingesehen werden können. Wer bereits mit einer anderen Software arbeitet, der kann alle Daten mit KeyScan synchronisieren, egal, ob es Adress-, Objekt- oder Einheitsdaten sind. Das heißt, dass auch Daten, die schon verwaltet worden sind, problemlos übernommen werden können.

Das digitale Schlüsselbuch bietet allen, die eine Schlüsselverwaltung benötigen, die ideale Lösung – und das absolut revisionssicher. Doch das sind noch längst nicht alle Vorteile von KeyScan, denn die Software bietet eine Menge Funktionen, die die Verwaltung vereinfachen. So gibt es eine übersichtliche und komfortable Volltextsuche inklusive verschiedener Filterfunktionen, die die Suche nach Informationen und Schlüsseln mit ein paar Klicks erledigen. Die gesamte Datenverwaltung ist klar strukturiert, übernimmt bestehende Daten, ist für beliebig viele Schlüssel, Entleiher oder Objekte geeignet, und es können auch Lagepläne integriert werden. Damit KeyScan immer auf dem bestmöglichen Stand bleibt, wird die Software in Zusammenarbeit mit den Kunden permanent weiterentwickelt und um praktische Funktionen erweitert. Wer KeyScan einsetzen möchte, benötigt keine lange Einrichtung oder besondere Hardware, denn die Software arbeitet hochautomatisiert. Da die Anforderungen in jeder Branche und in jedem Unternehmen anders sind, lässt sich KeyScan selbstverständlich an die jeweiligen Gegebenheiten individuell anpassen.

Für jede Branche kann die Software individuell angepasst werden

Die Barcodes, die die sichere und effiziente Handhabung von KeyScan garantieren, lassen sich von der Größe in den gängigen Schlüsselanhänger einfügen, aber auch hier kann die Größe natürlich bei Bedarf geändert werden. Für den Ausdruck muss auch kein spezieller Drucker angeschafft werden, das schafft jeder handelsübliche Drucker problemlos. Das Erfassen der Daten ist sehr einfach, und es können so viele Datenfelder eingefügt werden, wie notwendig sind. Vom Objekt über den Ort bis hin zu weiteren Eigenschaften sind hier keine Grenzen gesetzt, und auch zusätzliche Dokumente lassen sich bequem hinzufügen.

All' diese Informationen lassen sich per Barcode einscannen und ermöglichen damit sofort einen Blick auf alle wichtigen Daten. Auch mehrere Objekte können mit KeyScan gleichzeitig bearbeitet werden. Eine Erinnerungsfunktion macht zudem darauf aufmerksam, wenn jemand die Verleihfrist überschritten hat. In die Software sind Adress- und Benutzerverwaltung integriert, die es zu jederzeit ermöglichen, die Zuordnung der entliehenen Schlüssel zu erkennen.