Digitale Schlüsselverwaltung mit KeyScan bringt Ordnung in den Alltag
keyscan
- 14.09.2022
Branchenübergreifende Lösung für lästiges Thema
Auch wenn sich seine Form in den letzten Jahrzehnten stetig verändert hat und es mittlerweile immer mehr digitale Alternativen gibt, bleibt der Schlüssel ein elementarer Bestandteil des Alltags. Trotz seiner Wichtigkeit gehen laut einer Auswertung großer Versicherer alleine in Deutschland jedes Jahr 800.000 Schlüssel verloren. Neben dem Ärgernis und dem Zeitaufwand beim Suchen hat das auch andere Folgen: Der Gesamtschaden beläuft sich schätzungsweise auf 100 Millionen Euro. Häufig führt schon das Verlegen eines Generalschlüssels dazu, dass ganze Schlüsselsysteme ausgetauscht werden müssen. Die Verwaltung von Ausgaben und Rücknahmen ist dabei in den meisten Fällen keine Hilfe, da sie zu oft unvollständig oder nicht nachvollziehbar ist.Mit der unkomplizierten Lösung der KeyScan IT Solutions UG lassen sich solche Probleme in kürzester Zeit abstellen. In enger Zusammenarbeit mit erfahrenen Immobilienverwaltern haben die Erfurter eine Software entwickelt, welche nicht weniger als die digitale Schlüsselverwaltung der Zukunft ermöglicht. Dank KeyScan können sowohl Hausverwaltungen und Immobilienbüros als auch Sicherheitsdienste, Krankenhäuser oder andere Gewerke in wenigen Schritten lückenlos dokumentieren, wo sich ihre Schlüssel befinden. Zur Umsetzung ist dabei keine aufwendige Hardware nötig, schon ein Smartphone und ein Computer reichen völlig aus. Auch die generierten Barcodes können problemlos über jeden normalen Drucker ausgedruckt werden.
Die KeyScan-Software kann auch individuelle Anforderungen umsetzen
Mit der auf Barcodes basierenden Verwaltungssoftware werden ausgeliehene Schlüssel oder Gegenstände mit einem Scanner oder dem Smartphone erfasst und automatisch im System hinterlegt. Jedes Objekt wird nur einmalig mit einem solchen Barcode versehen, über den auch die Rückgabe funktioniert, um eine lückenlose Erfassung aller Daten zu garantieren. So ist dank KeyScan zu jedem Zeitpunkt klar, wer einen Schlüssel ausgeliehen hat und wo er sich gerade befindet. Zusätzlich ist die Software kompatibel zu vielen anderen Verwalter-Softwares, sodass eine bereits vorhandene SQL-Datenbank problemlos in KeyScan übertragen werden kann und ein doppelter Pflegeaufwand entfällt. Selbst nur in einer verbundenen Verwalter-Software vorgenommene Änderungen werden automatisch an KeyScan übertragen und entsprechend konfigurierte Vorlagen für DOMUS 4000, DOMUS 1000, HausPerfekt, facilio, Karthago oder WinCasa sind bereits integriert.Neben der einfachen Erfassung oder Rücknahme von ausgegebenen Schlüsseln und Gegenständen bietet KeyScan alternativ auch eine eigenständige Objektverwaltung an. Dort können Kunden Bezugsdaten und Zusatzinformationen zu Gebäuden, Wohnungen oder Büroflächen hinterlegen, ohne weitere Software nutzen zu müssen. Zusätzlich können auch vorhandene Lagepläne importiert werden, um anschließend zu markieren, welche Türen zu welchem Schlüssel gehören. Selbst die Schließanlagen, Zylinder und deren genaue Schließung kann erfasst werden. Darüber hinaus ist die mögliche Anzahl an Datenfeldern oder ergänzenden Dokumenten unbegrenzt, genau wie die mögliche Anzahl von Schlüsseln, Objekten oder Entleihern.
Revisionssichere Protokollierung von Ausgaben und Rücknahmen
Das einfache Erstellen der generierten Barcodes macht einen teuren Plastikkartendrucker obsolet. Alle Drucklayouts können außerdem gespeichert und jederzeit wieder abgerufen werden. Die leistungsfähige KeyScan-Software bietet außerdem die Möglichkeit, verschiedene Nutzerprofile anzulegen. So ist beispielsweise die Beschränkung eines Entleihers auf ein festgelegtes Objekt möglich, um bei der Verwaltung mehrerer Standorte eine sichere Verwaltung zu gewährleisten. KeyScan ist auch in einer 30-Tage-Testversion erhältlich, mit der Interessierte die Lösung in vollem Umfang ausprobieren können. In enger Zusammenarbeit mit allen Nutzern werden außerdem stetig weitere Funktionen ergänzt, um ein möglichst großes Spektrum an Funktionalität zu bieten und die tägliche Arbeit mit Schlüsseln und deren Verwaltung zu erleichtern.
