Der Schlüssel zur cleveren Schlüsselverwaltung? Digitalisierung!
schlüsselverwaltung
- 14.09.2022
Sensibler Verwaltungssektor, doch veraltete Technik
Auf den ersten Blick mag Schlüsselverwaltung eine durchaus zu bewältigende Aufgabe sein. Wie andernorts gilt aber auch hier: Die Masse macht's. Bei Hausverwaltungen, Immobilienbüros, mobilen Pflegediensten, Autoverleihern, Krankenhäusern, Behörden, Sicherheitsdiensten, Stadtwerken und vielen weiteren Organisationen geht die Menge der umlaufenden Schlüssel schnell in die Hunderte. Wenn sie dann noch jeden Tag ausgeben und wieder zurückgenommen werden müssen, womöglich von stetig wechselndem Personal, wird daraus eine Mammutaufgabe.Eine Mammutaufgabe, die obendrein mit großer Verantwortung einhergeht, schließlich öffnen Schlüssel Zugang zu privaten, wertvollen oder gar sicherheitsrelevanten Bereichen. Informationen, wo, wann, wer, welche Schlüssel erhalten, benutzt und wieder zurückgebracht hat, müssen absolut verlässlich und lückenlos sein. Schlimmstenfalls steht der Austausch einer Schließanlage an, dann wird es teuer.
Die Zeit, in der entsprechende Protokolle handschriftlich in Papierform ausgefüllt und unterschrieben wurden, sind vielerorts glücklicherweise vorbei. Die meisten Unternehmen benutzen heute Programme, die ihnen die Arbeit erleichtern. Doch auch dann müssen Daten in Masken eingegeben und Personen zugeordnet werden. Das Verfahren ist immer noch aufwendig und fehleranfällig. Es geht deutlich einfacher.
Gebündelt, doch ohne Bund: so geht moderne Schlüsselverwaltung
Zeitgemäße Schlüsselverwaltung nutzt alle Möglichkeiten, die die digitale Technik bietet. Ausgabe, Rücknahme und Verwaltung lassen sich dadurch optimal rationalisieren. Bei der Auswahl von Software für digitales Schlüsselmanagement sollten allerdings drei wichtige Kriterien beachtet werden. Erstens: Nutzungsfreundlichkeit. Es bringt keine Erleichterung, handschriftliche Einträge oder Excellisten durch komplizierte Eingabemasken zu ersetzen. Zweitens: weitgehende Automatisierung. Erfasste Datensätze müssen von der Verwaltungssoftware selbstständig und sinnvoll gebündelt werden. Und drittens: hohe Sicherheitsstandards. Digitale Schlüsselverwaltung muss möglichen Konflikte vorbeugen und jeden Vorgang rechtssicher protokollieren.Anbieter eines Systems, das die genannten Kriterien erfüllt, ist die in Erfurt beheimate KeyScan IT Solutions UG. Die Firma entwickelte mit "KeyScan" ein Werkzeug, das strukturierte digitale Schlüsselverwaltung in nahezu allen Anwendungsbereichen und Branchen ermöglicht. Der smarte Kniff des Systems ist die Kombination aus Barcode und Verwaltungssoftware.
Jeder Schlüssel eines KeyScan-Nutzers wird mittels ausgedrucktem Strichcode registriert. Der Code wird fortan per Smartphone oder Scanner eingelesen. In der zentralen Datenbank sind zu jedem Exemplar Informationen zu Adresse, Etage, Benutzer, etc. abgelegt, die automatisch mit weiteren Daten verknüpft werden – mit Ausgabezeitpunkt etwa oder Rückgabefrist.
Das Zauberwort lautet Automatisierung
Das Barcode-Systems erleichtert Ausgaben und Rücknahmen bedeutend und reduziert Fehler. Der jedem Schlüssel einmalig zugeordnete Code muss während der weiteren Nutzung lediglich gescannt werden. Auf einen Blick sind sofort alle relevanten Informationen aus der Datenbank sichtbar. Zudem wird eine Logdatei angelegt. Damit ist der aktuelle Verbleib eines Schlüssels jederzeit nachzuverfolgen. Das System erkennt automatisch, ob und wann er ausgegeben beziehungsweise zurückgebracht wurde. Optional lässt sich eine Ausgabefrist definieren, deren Überschreiten eine Erinnerungsfunktion sowie eine farbliche Kennzeichnung signalisiert.
Das Alleinstellungsmerkmal von KeyScan ist das automatische, revisionssichere Protokollieren sämtlicher Vorgänge. Jeder Arbeitsschritt wird sekundengenau zusammen mit der entsprechenden Benutzerkennung erfasst. Das betrifft nicht nur Ausgabe oder Rücknahme, sondern auch jede Änderung an den hinterlegten Datensätzen. Die lassen sich manuell nicht ändern, sodass das System die Anforderungen der Revisionssicherheit erfüllt.
Soll ein Protokoll gegebenenfalls vom Schlüsselnutzer gegengezeichnet werden, kann es ausgedruckt oder auf einem Unterschriften-Pad unterzeichnet werden. Die Ablage erfolgt dann direkt als PDF-Datei.
Zu den vielen zufriedenen Kunden von KeyScan zählen Haus- und Immobilienverwaltungen, Sicherheitsdienste, ambulante Pflegedienste, Gemeinden, Behörden. Darunter sind Institutionen wie das Deutsche Rote Kreuz, die Universität der Künste in Folkwang und die Arena Leipzig. Wer die Software einmal unverbindlich ausprobieren möchte, kann beim Anbieter eine kostenlose, dreißig Tage gültige Testversion anfordern.
