Smart und einfach: die übersichtliche Schlüsselverwaltung via Online-Tool
schlüsselverwaltung online
- 14.09.2022
Physische Schlüssel erfordern ein besonderes Sicherheitskonzept
Ob Hausverwaltungen, Firmen, Pflegedienste oder Banken und Sparkassen – jedes Unternehmen steht vor der Herausforderung einer cleveren Schlüsselverwaltung. Auch in der heutigen, nahezu voll digitalisierten Welt sind physische Schlüssel ebenso im täglichen Gebrauch wie digitale – und müssen entsprechend gemanagt werden.Was zunächst so simpel klingt, erweist sich in der Praxis oft als ernstzunehmendes Problem. Denn je nach Umfeld, beispielsweise im Kreditwesen oder in der IT, gelten spezielle gesetzliche Vorgaben für die Schlüsselverwaltung. Und natürlich muss auch das gesamte Schlüsselmanagement der geltenden Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) entsprechen. So muss die Aus- und Weitergabe von Schlüssel genau geregelt und dokumentiert werden. Je nach Unternehmen, beispielsweise bei Banken und Sparkassen, gibt es zudem weitere Besonderheiten zu beachten – wie Zutrittsbeschränkungen zu schutzbedürftigen Räumen oder Vertretungsregeln hinsichtlich Krankheits- und Urlaubszeiten.
Einfach zusammengefasst: Die Aufbewahrung, Verwaltung und Ausgabe, gegebenenfalls auch die Herstellung von Schlüsseln, sollten zentral geregelt und penibel dokumentiert werden. Auch Reserveschlüssel sollten vorhanden und ebenfalls gesichert, zudem muss ein Notfallplan vorhanden sein.
Um also eine rechtssichere und im betrieblichen Alltag praktikable Organisation der täglich verwendeten Schlüssel zu gewährleisten, ist eine individuelle, IT-gestützte Schlüsselverwaltung der sprichwörtliche Schlüssel zum Erfolg – und zur Sicherheit.
Super smart: die digitale Schlüsselverwaltung für Unternehmen – online und absolut flexibel
Viel zu häufig werden in Hausverwaltungen, bei Sicherheitsdiensten oder Pflegestellen noch händisch geführte Tabellen verwendet, sodass Fehler und verlorene Schlüssel vorprogrammiert sind. Viel einfacher, schneller und letztlich auch günstiger ist eine Schlüsselverwaltung, die online stattfindet. Einfach zu nutzende Lösungen wie das digitale Schlüsselmanagement von KeyScan erleichtern die tägliche Arbeit mit Schlüsseln enorm, sind individuell einsetzbar und bieten eine große Bandbreite an Funktionen.Die deutsche Software KeyScan ist auch deshalb so beliebt bei Unternehmen aller Branchen, weil sie vielfältige Individualisierungsmöglichkeiten bietet und ständig – in Zusammenarbeit mit den Kunden – weiterentwickelt wird. Das Besondere an KeyScan: Lediglich die Schlüsselausgabe respektive die Schlüsselrücknahme müssen noch erledigt werden, alles andere übernimmt die Software. So ordnet KeyScan den Schlüssel einer Person zu, erfasst deren Unterschrift, protokolliert alle Vorgänge, legt die Daten sicher im Archiv ab und stellt diese jederzeit vollständig bereit. Somit wird der gesamte Schlüsselbestand immer perfekt online verwaltet und die Ausgabe- und Rücknahmevorgänge werden extrem vereinfacht.
Die vielen Vorteile einer Schlüsselverwaltung, die online genutzt wird, überzeugen mittlerweile nicht nur Immobilienbüros, Ferienhaus-Verwaltungen oder Krankenhäuser, sondern Unternehmen aller Branchen wie Autohäuser, Stadtwerke, Energiewerke und generell große Bürokomplexe.
Digitales Schlüsselmanagement überzeugt Unternehmen aller Branchen
Wie KeyScan in der Praxis funktioniert? Ganz einfach:
KeyScan vergibt jedem Schlüssel eine eigene ID in Form eines Barcodes. Bei Ausgabe und Rücknahme wird dieser mittels Scanner oder Smartphone ganz einfach gescannt. Die clevere Software ordnet die jeweiligen Informationen wie Schlüssel- und Objektdaten dann automatisch zu.
Dank der schnellen digitalen Unterschrift ermöglicht KeyScan eine vollkommen papierlose Dokumentation, während der Entleiher ganz einfach korrekt zugeordnet wird.
Sofort protokolliert KeyScan den gesamten Vorgang und bietet das entsprechende Protokoll zudem als PDF-Datei an.
Bereits bestehende Datensätze können ganz einfach in KeyScan übernommen werden und müssen nicht extra händisch eingepflegt werden.
Bei KeyScan ist alles inklusive und es wird keine gesonderte Hardware benötigt.
Es besteht die Möglichkeit zur DSGVO-konformen Löschung personenbezogener Verlaufsdaten.
KeyScan bietet eine lückenlose Auskunft über den Verbleib von Schlüsseln sowie Revisionssicherheit für jedes Objekt durch eine automatische Protokollierung.
Die klar strukturierte Organisation der Daten macht die Schlüsselverwaltung mit KeyScan so einfach wie nie zuvor. Online werden Volltextsuche und Filterfunktionen geboten, sodass sich mit nur wenigen Klicks immer alle Informationen zu den einzelnen Schlüsseln finden lassen.
Um sicherzugehen, dass KeyScan den konkreten Herausforderungen eines Unternehmens gewachsen ist, kann online eine individuelle Beratung angefordert werden. Völlig unverbindlich.
