Schlüssel verwalten und mehr Sicherheitsgefühl schaffen
schlüssel verwalten
- 14.09.2022
Schlüssel als essenzieller Teil der Sicherheitsinfrastruktur
Mit Schlüsseln lassen sich allerlei Barrieren ohne große Mühe überwinden. Die kleine Schublade am Schreibtisch ist mit dem passenden Schlüssel genauso leicht zugänglich wie die Tür zu Archiv, Ferienwohnung oder Lager. Ganz unabhängig davon, für welchen Zweck Schlüssel benötigt werden, ist das Ziel des Schlüsselmanagements stets die Schaffung eines gut strukturierten und leicht zu erfassenden Überblicks.Fragen, die sich bei gutem Management schnell beantworten lassen sollten, sind:
• Welche Schlüssel existieren im Unternehmen?
• Wofür dienen die einzelnen Schlüssel?
• Wer ist gerade im Besitz der Schlüssel?
• Wer ist für bestimmte Schlüssel zugriffsberechtigt?
• Welche besonderen Zugriffsvoraussetzungen gibt es?
Schlüssel in Unternehmen können Zugang zu verschiedensten Orten und Dingen ermöglichen. Dies gilt nicht nur für Türen und Schubladen, sondern auch für Maschinen und die Fahrzeuge im Fuhrpark. Wer mit der Verwaltung der Schlüssel betraut ist, trägt folglich große Verantwortung. Je nach Ausgangslage ist diese Aufgabe mehr oder weniger komplex, jedoch stets essenziell. Schlüsselmanagement fungiert als neuralgischer Punkt in Unternehmen, der so gut wie möglich gestützt und gesichert werden sollte.
Wichtig für die Schlüsselverwaltung ist darüber hinaus auch, dass die Schlüssel selbst an einem gut geschützten Ort aufbewahrt werden. In vielen Unternehmen bewährt sich eine Kombination aus Safe und Schlüsselschrank. Weniger sicherheitskritische Schlüssel sind im Schlüsselschrank gut aufgehoben, während Schlüssel zu besonders sensiblen Bereichen in einem Safe aufbewahrt werden sollten. Die Schlüsselverwaltung kann vorgeben, wo ein Schlüssel aufbewahrt werden muss, sodass auch neue Mitarbeitende dazu in der Lage sind, bewährte Systeme sofort zu erfassen und umzusetzen.
Manuelles Schlüsselmanagement kann fehleranfällig sein
Wie bereits erwähnt, ist Schlüsselverwaltung eine Aufgabe, die in ihrer Komplexität von Unternehmen zu Unternehmen verschieden anspruchsvoll sein kann. Wer lediglich einen Schlüsselbund verwalten muss und kaum Hände hat, durch die die Schlüssel gehen, ist mit dem Führen einer einfachen Liste ausreichend versorgt.Anders aber sieht das aus, wenn es mehrere Mitarbeitende sowie viele unterschiedliche Schlüssel und Zwecke gibt. Dies kann schon in Kanzleien der Fall sein, in denen nicht nur Türen gut verschlossen sein müssen, sondern auch Aktenschränke. Gleiches gilt für Immobilienverwaltungs-Unternehmen und die Tourismusbranche. Öffnen Schlüssel die Türen zu mehreren Gebäuden, Wohnungen und Türen, übersteigt die Komplexität des Unterfangens bald den Rahmen einer einfachen Tabelle.
In diesen Fällen lohnt es sich, auf eine professionelle Software für die Schlüsselverwaltung zu setzen, um Fehler zu vermeiden. Je diffiziler die Verwaltungsaufgabe ist, desto größer ist nämlich auch das Risiko für Irrtümer, Versäumnisse und menschliches Versagen. Insbesondere gilt dies, wenn es komplexe Zugriffsvoraussetzungen für Schlüssel gibt. Dies können beispielsweise Schlüssel sein, die nicht zeitgleich an denselben Mitarbeitenden ausgegeben werden dürfen.
Es spricht für das Sicherheitsbewusstsein eines Unternehmens, die Schlüsselverwaltung nicht auf die leichte Schulter zu nehmen, sondern professionell zu gestalten. Software kann hier die passende Lösung sein. Zu diesem Zweck entwickelten die Experten der KeyScan IT Solutions UG in Erfurt die Anwendung "KeyScan". Diese vereint die gesamte Schlüsselverwaltung in einem digitalen Programm und lässt sich sogar an bestehende Verwaltungssoftware anbinden.
Schlüssel verwalten mithilfe von KeyScan
Zum Funktionsumfang von KeyScan gehört jedoch nicht nur die Erfassung der Schlüsselbewegung an der verwaltenden Stelle, sondern auch eine umfangreiche Objektverwaltung, in der Unternehmen alle relevanten Stammdaten anlegen können. Alternativ lassen sich die Daten aus jeder SQL-Datenbank übertragen, was den Pflegeaufwand dank ständiger Synchronisation minimiert. In KeyScan können Unternehmen ihre Schlüssel verwalten und zugleich Lageplänen zuordnen, Schließanlagen digital erfassen sowie unterschiedliche Rechte und Voraussetzungen hinterlegen.
Eine Einschränkung in Bezug auf die Anzahl der Objekte, Schlüssel oder Entleiher gibt es bei KeyScan nicht. Berichte über Ausleihe und Rücknahme können aus der Anwendung heraus bequem als PDF exportiert werden.
