Software zur Schlüsselverwaltung: was leistet ein digitales Schlüsselbuch?
software schlüsselverwaltung
- 07.10.2022
Darum lohnt sich ein "digitales Schlüsselbuch"
Zu welcher Tür in welchem Objekt gehört ein Schlüssel? Ist er gerade ausgeliehen? An wen? Eine Software zur digitalen Schlüsselverwaltung beantwortet diese und weitere Fragen mit wenigen Mausklicks. Insbesondere Immobilienverwaltungen, aber auch KMU, Pflegedienste und staatliche Einrichtungen greifen immer häufiger auf digitale Lösungen zur Schlüsselverwaltung zurück, da diese einfach in der Umsetzung sind und eine papierlose Verwaltung ermöglichen. Im Prinzip lohnt es sich aber für jeden, der viele Schlüssel verwaltet und diese an verschiedene Personen ausgibt, auf ein "digitales Schlüsselbuch" zurückzugreifen. Softwarelösungen sind zumeist branchenunabhängig einsetzbar und vereinfachen alle Vorgänge, die mit der Aus- und Rückgabe von Schlüsseln anfallen.KeyScan – der führende deutsche Anbieter für digitale Schlüsselverwaltung – greift dazu auf ein Barcodesystem zurück. Dazu wird jeder Schlüssel mit einem Barcode versehen, der später einfach gescannt werden kann. Weder für den Druck noch für das Scannen braucht es besondere Hardware. Es reichen handelsübliche Drucker und ein Smartphone, mit dem der Code gescannt und ins System übertragen wird. Dabei werden auf einen Blick alle Informationen zum Schlüssel sichtbar: Wann wurde er verliehen? Wurde er zurückgegeben? Jeder Arbeitsschritt wird erfasst und in Echtzeit protokolliert. Dies umfasst nicht nur die Ausgabe oder Rücknahme von Objekten, sondern auch jede Änderung an den bestehenden Datensätzen. Die im Verlauf gesammelten Daten lassen sich manuell nicht ändern, sodass die Revisionssicherheit für jedes Objekt gegeben ist.
So funktioniert die Software
Bei der Ausgabe eines Schlüssels wird dieser unkompliziert mithilfe eines Barcodescanners oder Smartphones gescannt. Anschließend bestätigt der Entleiher die Schlüsselentnahme mit seiner Unterschrift, was ebenfalls papierlos funktioniert. Mit wenigen Klicks wird der Entleiher in KeyScan erfasst und sofort im System gespeichert. Der gesamte Vorgang wird in Echtzeit protokolliert und lückenlos dokumentiert – das gilt natürlich auch für die Rückgabe des Schlüssels. Mit wenigen Mausklicks lässt sich das entsprechende Protokoll als PDF-Datei herunterladen. Eine Filterfunktion mit Volltextsuche ermöglicht es außerdem, Informationen schnell zu finden.KeyScan bietet folgenden Vorteil: Nicht nur für die Schlüssel, sondern auch für Entleiher lassen sich Barcodes generieren. Diese Funktion ist insbesondere dann von Vorteil, wenn wiederkehrende Personen regelmäßig Schlüssel entnehmen. KeyScan ermöglicht dazu auch die Erstellung von ID-Karten, die neben dem Barcode noch diverse weitere Informationen enthalten. Beim Scanvorgang wird die Verbindung von Personen und Objekten automatisch angezeigt. Zudem lassen sich für jeden Nutzer unterschiedliche Nutzungsrechte festlegen. Das ist insbesondere dann von Vorteil, wenn mithilfe von KeyScan mehrere Standorte verwaltet werden sollen. Ist die Verleihfrist verstrichen, wird dies in der Software automatisch angezeigt und farblich hervorgehoben. Mithilfe von KeyScan lassen sich außerdem Lagepläne importieren, auf denen sich markieren lässt, welche Schlüssel zu den entsprechenden Türen gehören.
Führende Software zur Schlüsselverwaltung: KeyScan
Das stellt auch die Synchronisierung mit anderen Softwareanwendungen sicher. Bestehende Objekt- und Adressdaten aus diversen Verwaltungssoftwares wie HausPerfekt, DOMUS 4000 und Karthago können ganz einfach in KeyScan übertragen werden. Damit entfällt ein doppelter Pflegeaufwand, was die Verwaltung von Objektdaten wesentlich vereinfacht. Auch Änderungen in der Verwaltungssoftware werden automatisch in KeyScan übernommen und müssen nicht mehr händisch vorgenommen werden. Es ist ebenso die Bearbeitung mehrere Objekte zur selben Zeit möglich. In Hinblick auf die Vorschriften der DSGVO bietet KeyScan nun die Möglichkeit, Daten in regelmäßigen Abständen automatisch zu löschen. Diese vielfältigen Funktionen machen KeyScan für Pott & Harms Immobilien zum "echten Prozessoptimierer und absolut empfehlenswert".
