Spracherkennung für Rechtsanwälte: Dokumente einfacher und schneller erstellen
Spracherkennung Rechtsanwälte
- 19.12.2024
Manuelle Dokumentenerstellung in Kanzleien ist zeitaufwendig
Herausforderung durch unterschiedliche Arbeitsweisen in Kanzleien
Häufig haben sich Berufsträger in Kanzleien im Laufe der Zeit unterschiedliche Arbeitsweisen angeeignet, welche sich nicht von heute auf morgen ändern lassen. Es gibt zum Beispiel den klassischen Diktierer, welcher am liebsten noch auf Kassette diktieren würde, um im Anschluss seine Diktate von einer Schreibkraft abtippen zu lassen. Demgegenüber stehen – meist jüngere – Anwälte, welche das Diktieren nicht geübt sind und ihre Texte selber am PC tippen. Dazwischen gibt es weitere Ausgestaltungen, zum Beispiel Anwältinnen und Anwälte, welche zwar ihre Dokumente am PC selber erstellen, aber das Tippen bereits durch das Diktieren in eine Spracherkennungssoftware ersetzt haben, sodass der Text direkt am Bildschirm erscheint. Der eine Anwalt möchte alles – zum Beispiel Korrekturen und Formatierungen – selber fertigstellen, während der andere das Diktat zur Nachbearbeitung an das Sekretariat schicken möchte.Gerade für die IT-Betreuer in Kanzleien stellen diese heterogenen Arbeitsweisen eine Herausforderung dar. Geht es doch darum, allen Anwendern gerecht zu werden und dennoch eine Effizienzsteigerung zu erlangen und dabei den Aufwand einer Wartung einer Diktier- und Spracherkennungslösung möglichst gering zu halten.
Thax Software: Der Ansprechpartner für Diktiersoftware und
-technik
Thax Software, ein etabliertes Unternehmen mit über 25 Jahren Erfahrung im Bereich Kanzlei-Software, digitalem Diktat, Spracherkennung und Office-Management, bietet mit Findentity Dictate eine besonders flexible und leistungsstarke Diktiersoftware mit optional integrierter Spracherkennung. Das Unternehmen stellt nicht nur die Software, sondern auch die gesamte notwendige Hardware sowie Lizenzen und Support bereit. Dabei legt Thax Software großen Wert auf Herstellerunabhängigkeit. Kanzleien können ihre bestehende Diktiertechnik weiterverwenden, wie zum Beispiel von GRUNDIG, OM SYSTEM (OLYMPUS) oder PHILIPS sowie Headsets. Die Lösung kann parallel zu vorhandener Kanzleisoftware verwendet werden und bietet Schnittstellen zu dieser, um beispielsweise Aktendaten wie Aktenzeichen und Rubrum für die Diktatzuordnung zur Akte vorzuschlagen. Eine Übergabe der fertigen Texte an die Kanzleisoftware ist möglich.Findentity Dictate zeichnet sich unter anderem dadurch aus, dass unter einer Oberfläche zahlreiche verschiedene Arbeitsweisen hinsichtlich Diktieren und Spracherkennung unterstützt werden, so zum Beispiel
- direktes Diktieren in den PC mit sofortiger Ausgabe des gesprochenen Textes – Frontend Spracherkennung genannt –, hierbei mit Auswahl der Fertigstellung des Dokuments durch den Diktanten selbst oder Delegierung an eine Schreibkraft beziehungsweise einen Schreibpool
- klassisches Diktat auf einem Handdiktiergerät oder mobil in die mitgelieferte Diktier-App "Findentity Mobile Dictate" mit anschließendem herkömmlichen Abhören und Abtippen oder automatischer Umwandlung des Diktats in Text durch die Findentity Backend Spracherkennung.
Durch die zahlreichen Möglichkeiten können auch jene Anwälte an Spracherkennung herangeführt werden, welche diese bisher eher skeptisch betrachten. Die IT-Betreuer wiederum haben trotz unterschiedlicher Arbeitsweisen und Anforderungen der Anwender sowie gegebenenfalls auch in unterschiedlichen Systemumgebungen eine einheitliche Softwarelösung und Oberfläche mit zentralen Konfigurationsmöglichkeiten. Die Softwarepflege wird wesentlich vereinfacht. Nicht ohne Grund nennen viele Kunden von Thax Software die Lösung auch "Diktat-Cockpit".
Die Diktiersoftware ist mit Windows-Workstations, Fat-Client, Thin-Clients, Citrix-Umgebungen und Terminalservern voll kompatibel, wodurch sie auch für große Kanzleien oder komplexe IT-Infrastrukturen geeignet ist. Neben Kanzleien arbeiten auch viele Gerichte und andere öffentliche Stellen der Justiz mit Findentity Dictate, wie zum Beispiel die gesamte Justiz von Nordrhein-Westfalen. Die zentrale Verwaltung von Benutzern, Geräten und Einstellungen wird durch ein einfach zu bedienendes Admin-Interface möglich. So wird der IT-Aufwand auf ein Minimum reduziert. Zusätzlich können Kanzleien mit Findentity Dictate nicht nur Diktate erstellen und speichern, sondern direkt aus den Diktaten heraus Dokumente generieren. Diese werden anschließend in Mandantenakten – wahlweise in Findentity oder in einer externen Kanzleisoftware, zum Beispiel Advoware, AnNoText, DATEV, RA-MICRO, Renostar und anderen – abgelegt und archiviert. In Verbindung mit dem weiteren, optionalen Softwarepaket "Findentity Office" ist das System eine komplette Lösung für das Dokumentenmanagement, das den gesamten Prozess von der Texterstellung bis hin zur Ablage effizienter macht.
Spracherkennung für Rechtsanwälte: Nuance Dragon Legal
Zu den Hauptmerkmalen von Findentity Dictate gehören:
- KI-Spracherkennung mit Nuance Dragon Legal: Diese optional in Findentity Dictate integrierte Spracherkennung ist speziell auf die Bedürfnisse von Juristen wie Rechtsanwälten und deren Fachvokabular ausgerichtet. So wird die Texterstellung schneller und präziser.
- Mobile Lösung: Mit der Findentity Mobile Dictate App können Diktate auch von unterwegs aufgezeichnet und direkt ins System übertragen werden. Dies ist besonders praktisch für Rechtsanwälte, die viel unterwegs sind oder Außentermine wahrnehmen.
- Verschlüsselung und Datenschutz: In der Rechtsberatung spielt Datenschutz eine zentrale Rolle. Findentity Dictate bietet eine starke Verschlüsselung der Diktate, sodass die Daten während der Übertragung und Speicherung geschützt sind.
- Zentrale Verwaltung von Benutzern und Geräten: Kanzleien können mit der Software alle Nutzer und Geräte zentral verwalten, was besonders bei größeren Kanzleien oder bei verteilten Arbeitsplätzen von Vorteil ist.
- Unterstützung vieler Diktatformate: Findentity Dictate unterstützt AMR, DSS (Digital Speech Standard), DS2 (Digital Speech Standard Pro), MP3, OPUS, WAV, inklusive Erkennung von Infospuren in DSS/DS2 und vielen weiteren Audioformaten.
- Unterstützung unterschiedlichster Diktiertechnik: Diktiergeräte, Diktiermikrofone, Fußschalter, Kopfhörer verschiedener Hersteller wie GRUNDIG, OM SYSTEM (OLYMPUS) und PHILIPS sowie auch Headsets diverser Hersteller wie zum Beispiel EPOS und JABRA können mit Findentity Dictate verwendet werden.
- Unterstützung verschiedener Diktat-Workflows: Durch die Unterstützung verschiedenster Arbeitsweisen sowie Integration von Frontend Spracherkennung und Backend Spracherkennung werden verschiedene Anwendertypen unter einer Lösung vereint.
