DMS: Öffentliche Verwaltung benötigt individuell passende Lösung
dms öffentliche verwaltung
- 19.12.2024
Warum benötigt die öffentliche Verwaltung ein Dokumentenmanagementsystem?
Doch nicht jede Lösung erfüllt die spezifischen Anforderungen der öffentlichen Verwaltung. Insbesondere kleinere kommunale Unternehmen fühlen sich von großen Software-Anbietern nicht ausreichend unterstützt, da diese oft keine individuellen Anpassungen ermöglichen. Hinzu kommt, dass nicht jedes DMS eine Verknüpfung zusammengehöriger Daten und eine Verbindung zum Kunden herstellen kann. Hier setzt Findentity Office an, ein DMS, das gezielt auf die Bedürfnisse der öffentlichen Verwaltung zugeschnitten ist.
Umfassendes DMS für die öffentliche Verwaltung kommt aus Berlin
Findentity Office vereint Dokumentenmanagement mit integriertem Customer-Relationship-Management (CRM). Die Lösung ermöglicht öffentlichen Einrichtungen eine zentrale und sichere Verwaltung ihrer Informationen. Ziel ist es, Arbeitsprozesse effizienter zu gestalten, Fehler zu minimieren und die Zusammenarbeit innerhalb der Organisation zu verbessern – auch bei dezentralen Arbeitsmodellen wie dem Homeoffice.
Intelligente Funktionen für vielfältige Anforderungen
- Zentrale Datenverwaltung: Alle Informationen werden übersichtlich an einem Ort gespeichert und verwaltet.
- Elektronische Akten: Vollständige Akten mit Kontaktdaten, Dokumenten und Aktivitäten erleichtern den Zugriff auf alle relevanten Informationen.
- OCR-unterstützte Volltextsuche: effizientes Auffinden von Dokumenten und Daten
- Automatisierte Dokumentenzuordnung: E-Mails und Dateien werden automatisch den richtigen Akten oder Projekten zugeordnet.
- Workflow-Management: Aufgaben können zentral geplant, verteilt und überwacht werden, inklusive Erinnerungsfunktionen.
- DSGVO-konforme Web-Akte: sichere Online-Kommunikation mit Kunden und Mandanten
- Flexible Integration externer Systeme: Über Schnittstellen können Programme wie SAP oder DATEV problemlos eingebunden werden.
- Modularer Aufbau: Die Lösung wächst mit den Anforderungen des Unternehmens mit.
Dank dieser Funktionen profitieren öffentliche Einrichtungen von einer umfassenden Effizienzsteigerung und einem besseren Überblick über ihre Daten.
Praktische Vorteile des DMS im täglichen Betrieb
Die Anwendung von Findentity Office erleichtert kommunalen Unternehmen den Arbeitsalltag erheblich. Durch den schnellen Zugriff auf Akten, Termine und Dokumente wird wertvolle Zeit gespart, während Fehlerquoten sinken. Mit der Integration von CRM, DMS und Büromanagement in einem System entsteht außerdem eine zentrale Plattform, die alle relevanten Prozesse abdeckt. Ein weiterer Vorteil ist die individuelle Anpassbarkeit, die es erlaubt, die Lösung exakt auf die Anforderungen einzelner Organisationen zuzuschneiden.Dank eines integrierten Vorlagensystems können Dokumente mit wenigen Klicks erstellt werden, was besonders bei regelmäßig wiederkehrenden Aufgaben hilfreich ist. Die Möglichkeit, verschiedene Entitäten wie Kunden, Mieter oder Verträge auf einer einzigen Oberfläche zu verwalten, macht Findentity Office zudem äußerst vielseitig.
Erfolgsgeschichten aus der Praxis
Die positiven Erfahrungen zahlreicher Kunden unterstreichen den Nutzen von Findentity Office für die öffentliche Verwaltung. Anna Rummel von den Gemeindewerken Gilching erklärt: "Findentity Office ist für uns mehr als ein Kundenverwaltungs- und Dokumentenmanagementsystem, für uns ist es unser Projektmanagement nach Maß."Auch Sweer Martin vom Landkreis Lüneburg hebt die Vorteile hervor: "Die Mitarbeitenden in den Fachdiensten sind sehr zufrieden, weil das Arbeiten wesentlich effektiver geworden ist. Beigetragen zum Erfolg hat auch die gute Beratung, Installation und Schulung durch die engagierten Thax-Mitarbeiter."
