Vom Event-Stress zum Erlebnis: Wie Katharina Aguilar mit der UpVisit Event-App eine Branche transformiert
UpVisit Event App
- 05.05.2025
Stress, Chaos, Druck – das "ganz normale" Eventmanagement
Der letzte Vortrag hat Überlänge, im Foyer drängen sich ratlose Gäste und das Telefon steht nicht still: Änderungswünsche, Notfälle, Sponsoren, die Zahlen einfordern. Stress pur – so sieht er aus, der Alltag vieler Eventmanager.Ob internationale Konferenz oder lokales Branchenevent, oft laufen Organisation und Kommunikation noch manuell ab: Excel-Listen ersetzen echtes Teilnehmermanagement, Networking verkommt zum Zufallsspiel und Sponsoren fragen am Ende besorgt nach dem ROI ihres Engagements. Diese Szenarien sind allzu vertraut für erfahrene Event-Profis.
Auch Katharina Aguilar kennt diese Probleme aus eigener Erfahrung. Sie arbeitete jahrelang an digitalen Konzepten für Messen und Kulturveranstaltungen – und entschied irgendwann, dass es so nicht weitergehen konnte. "Dabei habe ich gemerkt, dass alle Kund/-innen ganz ähnliche Herausforderungen haben und auch ähnliche Lösungen benötigen", erinnert sie sich. Es brauchte eine zentrale Lösung, die den Planungsaufwand reduziert, Teilnehmer vernetzt und Erfolge messbar macht. Aus dieser Erkenntnis sollte wenig später die Idee für eine neuartige Event-App entstehen.
"Connected by Experiences"
Das Duo legt sofort los: Innerhalb weniger Monate stellen sie ein Team auf, entwickeln die App und ein zugehöriges Content-Management-System und feiern bereits im Frühjahr 2023 den Go-Live der ersten Version.
Doch der Weg einer Gründerin ist selten einfach. In der männlich geprägten Tech-Branche schlägt den beiden Unternehmerinnen zunächst Skepsis entgegen – von "Ihr werdet scheitern" bis "Dafür gibt es keinen Markt" müssen sie sich einiges anhören. Aguilar lässt sich davon nicht beirren. Mit jeder Hürde wächst ihr Wille, zu beweisen, dass ihre Vision Früchte trägt. Schon 2024 zahlt sich die Beharrlichkeit aus: UpVisit wird als digitale Erlebnis-Plattform auf Großevents wie dem AI House Davos, der Kieler Woche und TEDxFrankfurt eingesetzt.
Tausende Besucher laden die App herunter und erleben Veranstaltungen so interaktiv wie nie zuvor. Die positive Resonanz bestärkt Aguilar und Hinon darin, ihr Konzept weiter zu schärfen. Im Herbst 2024 folgt der konsequente Pivot: UpVisit fokussiert sich nun vollständig auf die B2B-Eventbranche. Hier sieht das Team das größte Potenzial, professionelle Veranstalter mit einer All-in-one-Lösung zu unterstützen. Katharina Aguilars Motto bringt es auf den Punkt: "Egal ob Klimaschutz, Kultur oder Technologie – steckst du Herzblut rein, kommt Zukunft raus". Mit Herzblut führt sie UpVisit in die nächste Phase.
UpVisit Event-App heute: Funktionen, Vorteile, Visionen
Die Vorteile für Veranstalter sind ebenso deutlich. UpVisit eliminiert viele manuelle Prozesse und spart Zeit, weil alle Inhalte im CMS schnell eingepflegt werden können. Änderungen werden automatisch synchronisiert und umgehend kommuniziert. Fragen aus dem Publikum lassen sich live in der App sammeln und moderieren. Analytics-Funktionen liefern wertvolle Daten: Veranstalter sehen in Echtzeit, welche Programmpunkte gut ankommen, welche Bereiche stark frequentiert sind, und können so noch während des Events reagieren.
Vor allem aber lässt sich endlich der Erfolg für Sponsoren greifbar machen: Jeder dritte App-Nutzer auf einem B2B-Event wird dank UpVisit zu einem qualifizierten Lead. Die Plattform generiert also messbar mehr ROI für Aussteller und Sponsoren, sei es durch Lead-Scanning, gezielte Platzierungen oder Upselling-Optionen.
UpVisit setzt bewusst auf eine "mobile first"-Strategie. Anstatt für jede Veranstaltung eine separate Anwendung zu entwickeln, gibt es eine App für alle Events – keine aufwendige White-Label-Flut mehr. Kunden können ohne lange Integrationsprojekte direkt loslegen – einfach registrieren, Event aufsetzen und loslegen.
Diese niedrige Einstiegsbarriere und die hohe Benutzerfreundlichkeit sind Teil des USP von UpVisit. Mindestens genauso wichtig: UpVisit ist female-led; das diverse, internationale Team teilt die gemeinsame Vision, verkrustete Event-Erlebnisse aufzubrechen. Die Verbindung von echtem Vor-Ort-Erlebnis und digitaler "Verlängerung" schafft nachhaltiges Community-Building über den Event hinaus.
Katharina Aguilar und ihr Team denken Events radikal neu. "Es ist eine große Ehre, mit dem AI House für das Weltwirtschaftsforum zusammenzuarbeiten. UpVisit hat das Potenzial, Veranstaltungen jeder Größe zu erweitern und den Besucher/-innen intensivere Erlebnisse zu bieten. Davon werden wir Davos überzeugen", sagte Aguilar Anfang 2024 voller Zuversicht.
Ihr Glaube an die Kraft der Technologie, Events interaktiver, nachhaltiger und erfolgreicher zu machen, treibt sie an. Was als Lösung für ein akutes Problem begann, hat sich zu einer Vision für die Zukunft der Event-Branche entwickelt – getragen von der Leidenschaft einer Gründerin, die Stress in eine Erfolgsgeschichte gewandelt hat.
