Event-Management-Software: So lassen sich Fehler im Event-Bereich vermeiden
Event Management Software
- 05.05.2025
Welche typischen Fehler im B2B-Event-Management gibt es?
Die Fallstricke im Event Management sind vielfältig. Eine oft unterschätzte Problematik ist beispielsweise die chaotische Besucherführung. Ohne klare Orientierung und effiziente Navigation verpassen Teilnehmer wichtige Programmpunkte oder verlieren das Interesse, was ihre Zufriedenheit erheblich mindert. Auch die Nutzung von Sponsoring-Chancen wird oft nicht optimal gestaltet. Viele Event-Manager versäumen es, den Sponsoren ausreichend Sichtbarkeit zu verschaffen oder Lead-Generierung effektiv zu integrieren. So bleiben Potenziale ungenutzt.Ein weiteres klassisches Problem liegt in der Kommunikation. Manuelle Prozesse und Last-Minute-Änderungen schaffen unnötige Unklarheiten. Dies führt zu einer erhöhten Fehlerquote und erschwert die zeitgerechte Umsetzung von Event-Details. Besonders Business Developer und Netzwerker haben mit einer unübersichtlichen Eventstruktur zu kämpfen, die ihnen das Knüpfen relevanter Kontakte erschwert.
Event-Management-Software als Lösung
Ein herausragendes Beispiel für eine solche Lösung ist UpVisit. Die Software vereint alle relevanten Funktionen des Event Managements in einer zentralen Plattform, die den gesamten Eventprozess optimiert – vom Teilnehmermanagement über die Ausstellerkoordination bis hin zur Sponsoreneinbindung.
Die Hauptfunktionen von UpVisit im Überblick
Weiterhin punktet die Event App mit interaktiven Features: Funktionen wie Gamification, Live-Umfragen und digitalen Challenges fördern das Engagement der Teilnehmer. Entsprechende Tools steigern nicht nur die Interaktivität während des Events, sondern sorgen auch dafür, dass sich die Teilnehmer auch nach dem Ende mit der Veranstaltung auseinandersetzen.
Durch AI-gestütztes Matchmaking und interaktive 3D-Karten erhalten Teilnehmer darüber hinaus ein maßgeschneidertes Event-Erlebnis. Diese Funktionen erleichtern das Networking und helfen den Besuchern, sich gezielt mit relevanten Personen und Ausstellern zu vernetzen.
Nicht zuletzt liefert UpVisit detaillierte Analysen, die Veranstaltern wertvolle Einblicke in das Verhalten der Teilnehmer geben. Die Informationen ermöglichen eine gezielte Optimierung künftiger Events, indem sie etwa die Identifikation der effektivsten Sessions oder Ausstellerflächen ermöglichen.
Einheitliche Plattform mit schnellem ROI
Anstatt auf eine Web App setzt UpVisit auf eine native Mobile App, die Teilnehmer auch nach dem Event aktiv hält. Mit Push-Nachrichten, personalisierten Inhalten und kontinuierlicher Interaktion wird das Community-Gefühl über die Veranstaltung hinaus gefördert.Zudem lässt sich UpVisit für jedes Event nutzen. Somit ist es nicht länger erforderlich, für jede Veranstaltung eine eigene Applikation zu erstellen. Das reduziert nicht nur Aufwände, sondern bringt auch eine höhere Reichweite, mehr Sichtbarkeit für Sponsoren und besseres Nutzererlebnis mit sich, da Teilnehmer nur eine einzige App benötigen.
Dank der integrierten Lead-Generierung und gezielten Sponsorenplatzierung steigert UpVisit auch den wirtschaftlichen Erfolg von Events. Der ROI lässt sich direkt messen, was es den Veranstaltern ermöglicht, die Rentabilität ihrer Events genau zu erfassen.
Weiterhin ist die schnelle Einsatzbereitschaft von UpVisit positiv hervorzuheben. Sie wird maßgeblich von der unkomplizierten Einrichtung und der einfachen Anpassbarkeit von Veranstaltungen begünstigt. So konnte beispielsweise das Set-up der Kieler Woche innerhalb von nur sieben Tagen abgeschlossen werden. Im Übrigen sind auch keine umfassenden Vorarbeiten notwendig. Das Warten auf einen Demo-Termin oder ein langer Onboarding-Prozess entfallen vollständig. Vielmehr melden sich neue Benutzer schlicht im CMS von UpVisit an und können direkt mit der Planung ihres ersten Events beginnen.
