Endlich einfache Vereinsverwaltung dank Vereinssoftware
Vereinsverwaltung
- 10.10.2022
Excel-Listen sind keineswegs der "Goldstandard" der Vereinsverwaltung
Zum Mitgliedermanagement im Verein zählen beispielsweise die Pflege der Stammdaten und die Abrechnung der Beiträge. An- und Abmeldungen müssen erfasst, Beitragshöhe und Abrechnungsform registriert sein. Diese sind in der Regel sehr unterschiedlich. Tarife variieren je nach Abteilung, Mitgliedsalter, Einzel- oder Familienanmeldung. Abgerechnet werden kann klassisch per Rechnung, Überweisung, SEPA-Lastschrift oder Onlinebanking. Die händische Verwaltung ist dementsprechend arbeitsintensiv.Viele Vereine arbeiten noch mit Excel-Listen. Das Vorgehen ist aufwendig und datenschutzrechtlich bedenklich: Personenbezogene Daten auf privaten Rechnern sind nicht DSGVO-konform. Sinnvoller wäre hier die Nutzung einer cloudbasierten Vereinssoftware.
Eine weitere große Aufgabe ist die interne und externe Kommunikation. Sie prägt nachdrücklich das Image eines Vereins. Lediglich auf Briefe und Newsletter zu setzen, ist nicht mehr zeitgemäß. Mitglieder, Partner, Sponsoren und externe Zielgruppen werden über Mails, SMS, Messengerdienste oder Social Media schneller, gezielter und interaktiv angesprochen. Grafisch ansprechende Kommunikation auf vielen Kanälen und im Corporate Design des Vereins erfreut nicht nur Mitglieder, sondern wirbt auch Interessenten an. In smarte Vereinssoftware sind diese Möglichkeiten der Kommunikation bereits integriert.
Besonders für kleine Vereine ist Buchhaltung ein leidiges Thema. Einerseits müssen die Finanzen auf den Cent genau stimmen, sonst drohen Verlust der Gemeinnützigkeit oder Schadensersatzansprüche an die Verantwortlichen. Große Vereine, denen Prüfungen ins Haus stehen, beauftragen oft eigens Steuerberater für den Jahresabschluss. Für kleinere Vereine bedeutet das sehr hohe Kosten. Auch hier lohnt sich eine Software, die mit wenigen Klicks das Erstellen der Bilanz, ihre Verknüpfung mit Belegen und den PDF-Export an das Finanzamt erlaubt.
Der Trend weist in Richtung Vereinsmitgliedschaft 2.0
In Vereinssoftware laufen zudem Daten zusammen, die jede Erhebung auf belastbare Zahlen stellen: Welche Abteilungen verzeichnen den größten Zu- oder Ablauf? Wie viele Mitglieder haben den letzten Newsletter geöffnet? Wie häufig wurde der Vereins-Hoodie in XL bestellt? Wie viele Familienmitgliedschaften sind zu verzeichnen? Auswertungen wie diese sind hilfreiche digitale Tools für die zukünftige Ausrichtung.
Entsprechende Software kann einen Verein überdies fit machen für die "Mitgliedschaft 2.0". Über eine eigene Vereins-App lassen sich interaktive Umfragen starten, digitale Mitgliedsausweise direkt auf das Smartphone laden, Mitgliedsanträge online stellen oder über ein Mitglieder-Portal ein Teil der Verwaltung per Self-Service an die Nutzer delegieren: Hier können sie kurzfristig Adress- und Kontodaten ändern oder weitere Mitglieder wie den Nachwuchs anmelden.
Universell einsetzbar, bedarfsgerecht angepasst
Jedwede notwendige Funktion ist in der All-in-one-Lösung bereits enthalten, so das Erfassen und die Pflege der Mitglieder-Stammdaten wie Name, Anschrift, Telefonnummer, Geburtsdatum, Kontonummer, E-Mail, Abteilung, Eintritts- und Austrittsdatum. Diese Stammdaten können aus bestehenden CSV- oder Excel-Dateien in die Software importiert werden. In campai integriert ist außerdem die variable Vergabe von Nutzungsrechten, sodass nur autorisierte Verantwortliche Zugriff erhalten.
Mit dem Erfassen der Stammdaten kann die Finanzverwaltung gekoppelt werden. Beitragshöhe und Zahlungsart werden idealerweise direkt über die Mitgliederverwaltung abgerechnet, per Überweisung, Lastschrift oder Onlinebanking. Für die Buchhaltung einschlägige Belege wie Rechnungen an Sponsoren oder Partner und Ausgaben für Dienstleister werden zeitsparend im Abrechnungssystem erfasst.
Wichtig für die Mitgliederpflege und das Image ist die interne und externe Kommunikation. campai erlaubt die Nutzung einer Vielzahl von Informationsmedien, sei es Brief, Telefon, Mail, Newsletter oder auch Chat. All diese Kanäle können mittels eines grafischen Editors in der Software vereinsspezifisch gestaltet und versandt werden.
Das LuckyShot-Team arbeitet in Rücksprache mit seiner großen Nutzer-Community an der steten Verbesserung von campai. Zudem hilft es bei der Einrichtung der Software, schult Verantwortliche und leistet jederzeit Support für den Betrieb. Ein weiterer Pluspunkt: Alle Updates und Neuerungen sind im Preis enthalten, egal wie viele weitere Funktionen noch hinzukommen. Vereine, die das Werkzeug unverbindlich ausprobieren möchten, können einen zweiwöchigen kostenfreien Testzugang anfordern.
