Dokumenten-Management-System: die Vorteile eines DMS
Vorteile DMS
- 10.12.2024
Effizienz und Kostenersparnis durch ein digitales DMS
Die Einführung eines digitalen Dokumenten-Management-Systems verspricht Unternehmen signifikante Effizienzgewinne und Kostensenkungen. Ein häufiges Problem in Firmen, insbesondere im Mittelstand, sind langsame, papierbasierte Prozesse. Papierdokumente müssen oft lange Wege zurücklegen, manuell bearbeitet und archiviert werden. Dieser Aufwand summiert sich zum einen durch die Kosten für Materialien, zum anderen durch den zeitlichen Aufwand der Verwaltung und Lagerung.| Kriterium | papierbasierte Prozesse | Dokumenten-Management-System (DMS) |
|---|---|---|
| Zugriffszeit | langsam | schnell |
| Kosten | hoch (Papier, Archivierung) | reduziert |
| Sicherheit | anfällig für Verlust | hohe Datensicherheit |
| Umweltauswirkungen | hoher Papierverbrauch | umweltfreundlich |
Mit einem DMS lassen sich diese Schritte drastisch reduzieren. Digitale Prozesse automatisieren Routineaufgaben wie das Speichern und Kategorisieren von Dokumenten und sorgen für eine schnelle Auffindbarkeit aller benötigten Informationen. Durch die Digitalisierung entfällt zudem die physische Lagerung, was Platz und Kosten spart. Ein DMS minimiert außerdem das Risiko menschlicher Fehler, da klar definierte digitale Workflows zu weniger Missverständnissen und Versäumnissen führen. Darüber hinaus bringt ein DMS mehr Flexibilität. Informationen sind jederzeit und von jedem Ort aus abrufbar, was für eine zunehmend mobile und digitale Arbeitswelt entscheidend ist. Die Möglichkeit zur Skalierbarkeit ist ebenfalls ein Vorteil. Ein digitales System kann bei steigendem Dokumentenaufkommen einfach erweitert werden. Das Unternehmen bleibt somit stets flexibel und handlungsfähig, ohne durch organisatorische Engpässe gebremst zu werden.
Die DMS-Lösungen der PAPERLESS-SOLUTIONS GmbH
Die Implementierung des DMS erfolgt in bestehenden Microsoft-Umgebungen, wodurch keine teuren und aufwendigen Änderungen der IT-Infrastruktur notwendig sind. Gleichzeitig erlaubt das Unternehmen die Anpassung der Lösungen an branchenspezifische Anforderungen, was insbesondere in hochregulierten Bereichen wie dem Gesundheitswesen oder Finanzsektor essenziell ist. Die PAPERLESS-SOLUTIONS GmbH begleitet den gesamten Prozess der DMS-Einführung. Dabei profitieren KMU nicht nur von der technischen Expertise, sondern auch von einem kontinuierlichen Support und regelmäßigen Updates, die eine langfristige Effizienz gewährleisten.
Vorteile eines DMS: Sicherheit, Datenschutz und gesetzliche Konformität
Die Lösungen der PAPERLESS-SOLUTIONS GmbH sind vollständig DSGVO-konform und nach ISO/IEC 27001 zertifiziert. Dies bedeutet, dass das Unternehmen die höchsten Standards in puncto Datenschutz und IT-Sicherheit erfüllt. Dank der revisionssicheren Archivierung können alle digitalen Dokumente lückenlos nachverfolgt werden, was den gesetzlichen Anforderungen entspricht und auch internen Audits oder Prüfungen standhält. Durch regelmäßige Back-ups und eine redundante Speicherung wird die Sicherheit zusätzlich erhöht und das Risiko von Datenverlusten reduziert. Eine DMS-Implementierung durch die PAPERLESS-SOLUTIONS GmbH bietet also nicht nur organisatorische Vorteile, sondern schafft auch eine rechtliche und sicherheitstechnische Absicherung. Unternehmen können so die Herausforderungen der Digitalisierung ohne Unsicherheiten bewältigen und sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren.
