Papierberge ade! Zentrale Kitaplatzanmeldung dank optimaler Software
Zentrale Kitaplatzanmeldung
- 13.07.2022
Warum eine zentrale Kitaplatzanmeldung sinnvoll ist
Deutschland hat in puncto Digitalisierung, besonders auf kommunaler Ebene, noch Nachholbedarf, um die kleinteilige Zettelwirtschaft in den Mühlen der Bürokratie zu überwinden und stattdessen Verwaltungsstrukturen aufzulockern und für alle Nutzenden praktischer zu gestalten.Gingen früher aufgrund von Personalmangel und ungünstigen administrativen Prozessen oft Monate ins Land, um eine Bewilligung für einen Kitaplatz zu erhalten, sieht es mit einer zentralen Kitaplatzanmeldung anders aus. Die von den Eltern einmal ins System eingegebenen Stammdaten können zügig weiterverarbeitet werden und insgesamt lassen sich Entscheidungsprozesse merklich beschleunigen. Hinzu kommt die vereinfachte Erstellung von Statistiken für die Behörden, die in regelmäßigen Abständen verlangt werden.
Eine moderne Kita-Management-Lösung stellt HOKITA dar, ein Akronym für HOsting für KInderTAgesstätten. Abwicklung des Tagesgeschäfts, Abrechnungen, Dokumentation und Statistiken lassen sich damit spielend leicht realisieren.
Für Kommunen kann HOKITA um die ZKPA, die Zusatzanwendung zur zentralen Kitaplatzanmeldung, erweitert werden, um sämtliche Anmeldungen aller in der entsprechenden Zuständigkeit liegenden Einrichtungen zentral und auf einen Blick zu verwalten. Einen Testzugang für die Systemadministration von Kommunen, Trägern oder Einrichtungen stellt das Unternehmen im Vorfeld gern zur Verfügung.
Ausgewählte Funktionen von ZKPA
Die bei ZKPA integrierten Features gehen weit über die am Markt üblichen hinaus. Enthalten ist beispielsweise der KoDI, der Kommunale Dringlichkeitsindex. Dabei handelt es sich um ein auf kommunaler Ebene in Eigenregie definiertes und individuell einstellbares Punktesystem für das Platz-Ranking der angemeldeten Kinder. Aufgrund des beschränkten Kitaplatzangebots bietet der KoDI eine wichtige Orientierung.
Über den Zeitraum von zwölf Monaten bietet er eine Belegungsübersicht, die nach Betreuungsarten unterteilt ist. Ebenfalls untergliedert sind die gesonderten Registrierungslisten für "wartend", "Zusagen", "Freigabe" und "kritische". Mit letzterem sind Kinder gemeint, die von allen Einrichtungen bisher nicht aufgenommen werden konnten. Darüber hinaus sind sogenannte "weiche" Entscheidungshilfen für die Platzvergabe eingebaut: alleinerziehend, in Ausbildung, halbtags- beziehungsweise vollzeitbeschäftigt, um nur einige zu nennen.
Mit zentraler Plattform allen Akteuren gerecht werden
Das Programm punktet durch umfangreiche Funktionalitäten und gleichzeitig intuitive Handhabung. Als webbasierte IT-Lösung ist eine Installation auf den Endgeräten – mit Ausnahme der App – nicht mehr nötig. Im Gegenteil. Die zentrale Kitaplatzanmeldung läuft auf allen PCs, Notebooks, Tablets und Smartphones rund um die Uhr ausfallsicher aufgrund der stabilen Cluster-Architektur.
Der Datenexport gelingt mit dieser Lösung mühelos: Zur Weiterverarbeitung lassen sich alle Anmeldedaten im gängigen CSV-Format exportieren und in anderen Anwendungen nutzen. Auf Wunsch sind weitere Exportformate, die Kommunikation mit Systemen von Drittanbietern oder auch der Betrieb in einem eigenen Rechenzentrum möglich. Die ZKPA-Erweiterung kann individuell an die Bedürfnisse der jeweiligen Kommune mit ihren gesetzlichen Vorgaben angepasst werden.
Bei auftretenden Problemen reagiert der Kundensupport der IT Consulting AG – modulware innerhalb von weniger als zwei Stunden; die Entstörzeit beträgt in der Regel höchstens 24 Stunden. Mit Serverstandorten in Deutschland erfüllt die nützliche Anwendung die strengen Datenschutzvorgaben, wie sie die aktuelle DSGVO vorschreibt. Dank verschlüsselter und verteilter Datenspeicherung, verschlüsselter Serververbindung werden höchste Sicherheitsanforderungen erfüllt, sodass alle anwendenden Institutionen auf der sicheren Seite sind. Regelmäßige Updates integrieren kontinuierlich weitere Kundenwünsche ins System.
