Von der Essensplanung bis zur Statistikmeldung: Mit einem Kita-Programm ist Verwaltung ein Kinderspiel
Kita Programm
- 13.07.2022
Digitale Helferlein – damit mehr Raum für das Analoge bleibt
Die Digitalisierung zieht auch bei den Jüngsten ein und das aus gutem Grund. Das händische Protokollieren vom Kommen und Gehen in der Kindertagesstätte nimmt Erziehern viel Zeit, die von der eigentlichen Betreuung abgeht. Zudem wird der Überblick schwierig, spätestens wenn kurzfristige Änderungen bei An- und Abwesenheiten anfallen, Krankmeldungen eingehen oder neue abholberechtigte Personen auf der Matte stehen.Software zur Erfassung dieser Informationen regelt alles komfortabler: auf einen Klick, übersichtlich, einsehbar für das gesamte Team. Und sie kann noch weiteres: Benötigt man im Ernstfall Daten zu Allergien, Krankheiten oder dem Arzt eines Kindes, genügt ein Blick ins Programm. Auffälligkeiten und Entwicklungsmeldungen können auf einer elektronischen Pinnwand notiert werden und liegen bei der nächsten Gruppenbesprechung allen Verantwortlichen vor.
Auch der Kita-Leitung gehen Verwaltungsaufgaben mit der entsprechenden Software einfacher von der Hand. Dank tagesaktueller Zahlen zu Kindern und Personal lassen sich Dienstpläne erstellen, Verpflegung planen, Krankmeldungen erfassen, Aufgaben von ausgefallenem Personal delegieren, Urlaube koordinieren sowie zukünftiger Personalbedarf prognostizieren. Wiederkehrende Veranstaltungen können anhand bereits erstellter Pläne vorbereitet, Notizen zu Mitarbeitergesprächen direkt kommuniziert werden.
Ein zweckmäßiges Kita-Programm bindet Behörden mit ein
Fortschrittliche Kita-Software enthält zudem einen Bereich, der für Eltern freigeschaltet werden kann. Die haben dadurch die Möglichkeit, Essensstornierungen, Krankmeldungen, sonstige Ereignisse direkt online weiterzugeben. Besetzte oder verwaiste Leitungen gehören der Vergangenheit an, Erzieher müssen nicht mit halbem Ohr ständig auf das Telefon achten. Zudem lässt sich über das Portfolio des eigenen Kindes dessen Entwicklung mitverfolgen.Sinnvoll sind Programme, die zusätzlich jene Funktionen abdecken, die Träger von Einrichtungen benötigen, etwa zur Abrechnung, Kapazitäts- und Personalplanung. In vielen Bundesländern ist es überdies Pflicht, dass in Kitas Bewertungsbögen ausgefüllt werden. Hier sollte die Software bereits die gängigsten Fragebögen enthalten, um die Erfassung zu erleichtern. Auch Statistikmeldungen sind unumgänglich für Kita-Träger, doch zeitraubend. Durch automatisch generierte bundesweite (IDEV) und landesspezifische (KIBIG, KIBIZ) Meldebögen wird viel Einsparpotenzial frei.
Nicht zuletzt profitieren Kommunen von vollumfänglicher Kita-Software. Die staatlich garantierten Kinderbetreuungsplätze müssen gemeindeweit organisiert werden. Hier hilft es, wenn die Anmeldungen aller in der jeweiligen Zuständigkeit liegenden Einrichtungen zentral und übersichtlich vorliegen. Die Stammdaten von Kindern, Eltern, Bezugspersonen können dann die Datenbasis zur Ermittlung des Kitaplatz-Bedarfs bilden.
"HOKITA – mehr Zeit für das Wesentliche"
Die Anwendung ist webbasiert, für Endgeräte wie PC, Notebook, Tablet ist keine Installation notwendig. Lediglich für die Nutzung per Smartphone muss eine Android- beziehungsweise IOS-App heruntergeladen werden, die als vollwertige, mobile "HOKITA-Station" arbeitet.
Die Bedienung erfolgt über den übersichtlichen, intuitiv gestalteten InfoDesk. Funktionen wie Kinderportfolio, Stammdaten, tagesaktuelle Anwesenheiten, Krankmeldungen, Essensstornierungen und so fort werden hier gesteuert. Selbstverständlich unterteilt nach unterschiedlicher Autorisierung. Beispielsweise kann festgelegt werden, welche Menüpunkte Eltern einsehen, welche Einträge sie erstellen dürfen.
Flexibilität ist die große Stärke von HOKITA. Das Programm ist modular gegliedert, sodass die Anpassung an einrichtungsabhängige Arbeitsweisen und Bedarfe gegeben ist. Kitas können beispielsweise zwischen einer Variante mit oder ohne Zeiterfassung wählen, Träger die Integration zu anderen Buchhaltungssystemen nutzen. Der Import und Export von Betreuungs- und Essensleistungen, Meldebögen, Statistiken, etc. mit bereits genutzten Softwareformaten ist per Mausklick erledigt. Die einzelnen Module müssen nicht separat gezahlt werden, sondern sind in der "All-Flat"-Buchung bereits enthalten. Ziel ist eine einzige Anwendung für alle Aufgaben.
Zu den Dienstleistungen des HOKITA-Teams gehören bei Bedarf außerdem Schulungen an der Kita-Software, die Einrichtungs- und technische Assistenz, die erwähnten kundenspezifischen Anpassungen sowie das Coaching im Kita-Management. Auf Wunsch übernimmt die Firma auch die Datenerfassung.
Bei der Verarbeitung solch sensibler personenbezogener Daten, wie sie in einer Kindertagesstätte anfallen, sind Datenschutz und Datensicherheit wichtig. HOKITA läuft DSGVO-konform über Server in Deutschland, Speicherung und Verbindung sind verschlüsselt, jeder Zugriff ist kennwortgeschützt. Alle Informationen liegen mehrfach auf identischen Servern vor, die ständig miteinander abgeglichen werden. Selbst bei Totalausfall eines Gerätes bleibt HOKITA rund um die Uhr erreichbar.
Interessenten können die Vorzüge des Kita-Programms auf der "Spielwiese" der Firmen-Website austesten.
