Büro-Tipp: So verhindern Sie eine E-Mail-Flut im Postfach
Drei von vier Berufstätigen checken alle paar Stunden, manche sogar permanent ihr Postfach.
Foto: dpaDüsseldorf. Mehr als eine Stunde pro Tag verbringen Angestellte in Unternehmen mit dienstlichen E-Mails – im Durchschnitt. Manchmal ist die Menge an Mails auch so groß, dass jeder zehnte Angestellte berufliche Nachrichten noch in seiner Freizeit abruft. Drei von vier Berufstätigen checken deshalb alle paar Stunden, manche sogar permanent ihr Postfach.
Dieses Verhalten macht unproduktiv, belegt eine Studie der Technischen Universität Dortmund. Wer abends noch berufliche Mails liest, hat am nächsten Tag weniger Schwung und Motivation für den Job.
Außerdem sind viele E-Mails, die da den Tag (und die Nacht) über so eintrudeln, schlicht Zeitverschwendung – etwa noch mal ein „Danke“, das nett, aber unnötig war. Oder die Einladung zu einer Veranstaltung, die einen selbst nicht betrifft, sowie das x-te Hin und Her, um einen Termin für ein Meeting zu finden. Das muss nicht sein.
Cal Newport, Experte für Konzentration und Fokus, nimmt sich dieser Probleme an und erklärt in seinem Buch „Konzentriert arbeiten“ unter anderem, wie Sie die Berge an Mails bezwingen. Und gleichzeitig Ihren Mitmenschen beibringen, erst zu denken und dann zu schreiben.
So gewinnen Sie nicht nur den Überblick über Ihr Postfach, sondern auch die Kontrolle über Ihre eigene (Lebens-)Zeit zurück.
Informationen auf anderem Weg selbst suchen
Newport rät, mit gutem Beispiel voranzugehen und E-Mails nur dann zu schreiben, wenn sie wirklich nötig sind und ein Anruf nicht schneller wäre. Statt nur zu fragen: „Wann hast du Zeit?“, sei es cleverer, gleich drei Terminvorschläge mitzuschicken.
Und wenn Sie die Meinung Ihrer Kollegin zu einer Idee oder einem Projekt hören wollen, notieren Sie in einer Mail erst einmal Ihre eigenen Gedanken zum Thema – und schlagen Sie dann einen Gesprächstermin vor, um alles Weitere zu besprechen.
Auch wichtig: Schreiben Sie selbst keine Fragen per E-Mail, die Sie sich auch auf anderem Weg beantworten können, etwa mit einer kurzen Google-Suche oder einem Blick auf Website, Blog oder Outlook-Kalender Ihres Gesprächspartners.
Newport zum Beispiel bekommt immer wieder Presseanfragen, oft auch nur für ein Foto, das gemeinsam mit einem Text abgedruckt werden soll. Die Anfragen beantwortet er erst gar nicht. Denn wer kurz selbst sucht, findet auf seiner Website ein Media-Kit mit Infos und Bildern.
Zeit ist kostbar, besonders Arbeitszeit
In seinem Buch empfiehlt er auch, E-Mails nur dann zu beantworten, wenn sie den eigenen Zielen dienen. Wie unhöflich, denken Sie vielleicht. Ebenso unhöflich ist es laut Newport aber auch, mit der Zeit anderer verschwenderisch umzugehen. Denn Zeit ist kostbar, besonders Arbeitszeit.
Newport erklärt deshalb seinen Standpunkt dazu geradeheraus auf der Kontaktseite seiner Website: „Ich antworte nur auf Anfragen, die gut zu meinem Zeitplan und meinen Interessen passen.“
Für gewöhnlich erwarten Menschen, die eine E-Mail schreiben, zwar eine Antwort. Newport nimmt allen, die über seine Website zu ihm kommen, diese Erwartung allerdings direkt. Und sich selbst somit den Druck, aus Höflichkeit auf jede Anfrage antworten zu müssen. Umso mehr freuen sich diejenigen, denen er dann doch antwortet.
Newports Strategie heißt „Absender-Filter“
Sicherlich kann sich das nicht jeder berufstätige Mensch erlauben. Newport selbst hält diesen Tipp allerdings für so wichtig, dass er ihn an erster Stelle nennt, wenn es um seine Empfehlungen geht.
Auf seiner eigenen Website lässt sich keine Mailadresse finden, unter der er direkt zu erreichen wäre. „Aufgrund meiner herausfordernden Rollen als Professor für Informatik und Vater versuche ich, so viel wie möglich von der Zeit, die noch übrig bleibt, dem Schreiben zu widmen“, erklärt er. Und listet darunter lediglich Mailadressen für Medienanfragen sowie die Kontaktdaten seiner Literaturagenten auf.
Newport nennt seine Strategie den „Absender-Filter“. Er bittet andere einfach, selbst zu überlegen, ob eine Mail notwendig ist. Und im Zweifelsfall nicht zu schreiben.