Darum ist ein Bewerbermanagementsystem immer sinnvoll

Bewerbermanagementsystem

30.05.2023
Redaktion Ad2.0

Ein Bewerbermanagementsystem, auch "Applicant Tracking System" oder kurz "ATS" genannt, wird eingesetzt, um den gesamten Rekrutierungsprozess zu vereinfachen. Digitale Bewerbungen werden von der Software gesammelt und zentral in einer Datenbank abgelegt. So können Bewerbungen über eine Volltextsuche schnell gefunden und E-Mail-Bewerbungen direkt in das System übernommen werden. Eine weitere Möglichkeit ist das Hochladen der Bewerbungsunterlagen durch die Bewerber/-innen direkt in das Bewerbermanagementsystem oder die Übernahme der Bewerberinformationen direkt aus dem Bewerberprofil von Xing und Co. Das Bewerbermanagementsystem ermöglicht zudem eine Standardisierung des Bewerbungsprozesses, da für alle Bewerberinnen und Bewerber die gleichen Fragen und Bewertungskriterien verwendet werden können. Der Prozess kann transparenter und effizienter gestaltet werden, indem die Kommunikation mit den Bewerbenden und der Austausch mit den beteiligten Fachbereichen archiviert werden.

Bewerbermanagementsysteme: Diese Vorteile bringt die Nutzung

Bewerbermanagementsysteme ermöglichen eine abteilungsübergreifende Zusammenarbeit. Viele Prozesse sind automatisiert, sodass schnelle und fundierte Entscheidungen getroffen werden können. Auch der Datenschutz wird durch die Einhaltung von Löschfristen, Datensparsamkeit und Aktualität der personenbezogenen Daten gewährleistet.

Das Active Sourcing wird durch die aktive Suche nach geeigneten Kandidatinnen und Kandidaten verbessert und löst das veraltete Prinzip "Post and Pray" ab. Das Multiposting von Stellenanzeigen auf verschiedenen Jobbörsen und die zentrale Bewerberverwaltung sind weitere Vorteile. Zudem können Stellenanzeigen zeitsparend mit Designvorlagen gestaltet und für Suchmaschinen optimiert werden, um eine höhere Reichweite zu erzielen. Die automatisierte Kommunikation durch vordefinierte Nachrichten verhindert das Vergessen einer Antwort und informiert die Bewerberinnen und Bewerber zeitnah über den Status ihrer Bewerbung.

So sparen Unternehmen durch den Einsatz von Bewerbermanagementsystemen wertvolle Zeit und arbeiten effizienter. Alle Daten sind organisiert und allen Teammitgliedern zugänglich. Auch die Erfahrungen der Bewerberinnen und Bewerber werden durch ein solches System verbessert. Wichtige Recruiting-KPIs können im Auge behalten werden, um den Recruitingprozess zu optimieren.

Was sind wichtige Features eines Bewerbermanagementsystems?

Bewerbermanagementsystem einsetzen — Wer sein Bewerbermanagement digitalisieren will, braucht einen zuverlässigen Partner Zalaris

Um ein erfolgreiches Bewerbermanagement zu ermöglichen, sollte eine Recruiting-Lösung verschiedene Funktionen bieten. Eine der wichtigsten Anforderungen ist die automatisierte Bewerberverfolgung. Dadurch können Unternehmen Bewerbungen automatisch erfassen, sortieren und nachverfolgen, was zu einer erheblichen Zeitersparnis führt. Das System sollte auch in der Lage sein, Bewerbungen an die zuständigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter weiterzuleiten und diese über den Abschluss bestimmter Schritte im Bewerbungsprozess zu informieren.

Ein weiteres wesentliches Merkmal einer Bewerbermanagementsoftwarelösung ist die Integration mit anderen Tools und Systemen wie HR-Management-Software oder sozialen Netzwerken. Auf diese Weise können Informationen über Bewerbende schnell und einfach zwischen verschiedenen Systemen ausgetauscht werden, wodurch die Effizienz und die Genauigkeit der Daten verbessert werden.

Auch das Abrufen und Analysieren von Bewerberdaten sollte mit einem Bewerbermanagementsystem schnell und einfach möglich sein. Durch Filter und Suchfunktionen können HR-Mitarbeitende Bewerbungen nach bestimmten Kriterien durchsuchen und sie bewerten. Zur Verbesserung des Bewerbungsprozesses und zur Identifizierung von Engpässen oder Schwächen können darüber hinaus Berichte und Analysen beitragen. Nicht zuletzt ist es wichtig, dass ein Bewerbermanagementsystem die sichere und vertrauliche Verwaltung von Bewerberdaten gewährleistet. Das System sollte sicherstellen, dass Bewerberdaten gemäß den geltenden Datenschutzbestimmungen behandelt werden und dass nur befugtes Personal Zugang zu den Daten hat. Ein Bewerbermanagementsystem, das all die genannten Funktionen erfüllt und weitere Features bietet, ist die cloudbasierte HXM-Lösung SAP SuccessFactors Recruiting.

Wann lohnt sich der Umstieg auf ein Bewerbermanagementsystem?

Wenn ein Unternehmen viele offenen Ausschreibungen hat und es schwierig ist, den Überblick zu behalten, kann ein Bewerbermanagementsystem helfen, den Prozess besser zu strukturieren und die Effizienz zu steigern. Die cloudbasierte HXM-Lösung SAP SuccessFactors erleichtert die Koordination und Zusammenarbeit in komplexen Rekrutierungsprozessen mit mehreren Schritten oder Standorten. Zudem vereinfacht sie zeitaufwendige Aufgaben wie die Kommunikation mit Bewerberinnen und Bewerbern, die Terminplanung und das Dokumentenmanagement. Die weitgehend automatisierte und dennoch personalisierte Kommunikation trägt zu einer positiven "Candidate Experience" und Stärkung der Employer Brand bei. Zusätzlich liefern Echtzeit-Analysen und Berichtsfunktionen wichtige Einblicke, um den Rekrutierungsprozess kontinuierlich zu verbessern. Gleichzeitig ist immer ein Höchstmaß an Datensicherheit gewährleistet.

Dennoch darf die Komplexität des Betriebs von Bewerbermanagementsystemen nicht unterschätzt werden. Mit Zalaris hat man einen Experten an der Seite, der die Integration, den Betrieb und die Funktionalitäten umfassend abdeckt.

Bewerbermanagementsysteme: Diese Vorteile bringt die Nutzung

Was sind wichtige Features eines Bewerbermanagementsystems?

Wann lohnt sich der Umstieg auf ein Bewerbermanagementsystem?

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