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Wie Unternehmen von Cloud Workforce Management profitieren können

Cloud Workforce Management

01.10.2025
Martin Engelke

Die Arbeitswelt erlebt gerade eine spannende Transformation: Gleitzeit, Remote Work, Schichtmodelle und internationale Zusammenarbeit eröffnen neue Freiheiten und steigern die Attraktivität von Arbeitgebern. Damit diese Vielfalt reibungslos funktioniert, braucht es Systeme, die Zeit- und Zutrittsprozesse flexibel begleiten und dennoch für Sicherheit und Transparenz sorgen. Eine Antwort, die Zeitmanagement, Zutrittsrechte und Besucherverwaltung in der Cloud zusammenführt, entlastet HR-Abteilungen und IT gleichermaßen. Cloud Workforce Management unterstützt Unternehmen somit dabei, neue Arbeitswelten zu erschließen und steuerbar zu machen.

Zeitenwandel: neue Arbeitsmodelle verlangen nach neuen Systemen

Arbeitsplätze verändern sich rasch: Flexible Zeitmodelle, internationale Teams und ortsunabhängiges Arbeiten gehören längst zum Alltag vieler Unternehmen und Arbeitnehmer. Für HR-Verantwortliche bedeutet das eine enorme Vielfalt an Szenarien, die zuverlässig abgebildet werden müssen – von der minutengenauen Zeiterfassung bis hin zur sicheren Verwaltung von Zutrittsrechten.

Mit Insellösungen sind die Kapazitäten schnell erschöpft. Viele Systeme arbeiten nebeneinander, nicht miteinander. Daraus entstehen Lücken: doppelte Dateneingaben, fehlende Transparenz, Unsicherheit bei Audits. Doch auch die Erwartungshaltung gegenüber Transparenz und Benutzerfreundlichkeit ist in den letzten Jahren stark gestiegen. Moderne Systeme sollen vor allem intuitiv und flexibel sein.

Cloud Workforce Management von Poksundo schafft hier eine völlig neue Grundlage. Statt verschiedene Anwendungen nebeneinander zu betreiben, wird die gesamte Prozesskette rund um Zeit-, Zutritts- und Besucherverwaltung in einer zentralen Cloud-Lösung gebündelt. Dadurch sinkt die Komplexität, während die Qualität der aufgezeichneten Daten steigt.

Unternehmen, die bereits auf gängige Modelle wie SAP SuccessFactors oder Workday setzen, profitieren besonders: Alle Prozesse laufen direkt im HR-System, ohne Middleware oder redundante Datenhaltung. Reibungsverluste verschwinden, Personalverantwortliche gewinnen an Übersicht, die IT an Ruhe, Mitarbeitende an Selbstständigkeit – und das Unternehmen als Ganzes an Handlungsfähigkeit.

Zum Thema

Wie schlägt Cloud Workforce Management die Brücke zwischen HR und IT?

Es ist 7:58 Uhr, die ersten Mitarbeitenden passieren das Werkstor. An der Drehsperre erkennt jay cloud ACCESS automatisch, wer eintreten darf. Karte oder Schlüssel hat hier schon lange niemand mehr gewechselt. Die Zutrittsrechte richten sich nach der aktuellen Rolle im Unternehmen. Gleichzeitig erfasst jay cloud TIME den Beginn der Arbeitszeit. Nichts muss doppelt eingegeben werden, Umwege über ein anderes System sind nicht notwendig. Die HR-Abteilung sieht die Buchung sofort im SAP SuccessFactors, die IT kann sich zurücklehnen und muss nichts nachpflegen – der reibungslose Beginn eines Arbeitstags.

Die Vorteile einer integrierten Lösung liegen damit auf der Hand:

Zeit wird dort erfasst, wo sie aufgezeichnet wird: Das kann das klassische Terminal sein, aber auch der Browser oder mobil per Smartphone.

Buchungen werden in Echtzeit in das HR-System übertragen: Führungskräfte, die Gehaltsabteilung und HR-Teams können jederzeit auf aktuelle Daten zugreifen.

Zutrittsrechte werden automatisiert anhand der Rolle und Position von Mitarbeitenden vergeben.

Auch das Besuchermanagement ist Nutznießer der durchgängigen Architektur aus Villingen-Schwenningen: Von der Einladung über den Check-in bis hin zur Vergabe temporärer Zutrittsrechte ist jeder Schritt digital und transparent über jay cloud VISITOR nachvollziehbar.

Am Nachmittag – eine Evakuierungsübung: jay cloud LIFE SAFETY listet in Echtzeit, wer sich auf dem Gelände befindet und an welchem Standort zuletzt ein Zugang registriert wurde. An den Sammelplätzen werden die Anwesenden über mobile Geräte als "sicher" markiert. Für die Sicherheitsverantwortlichen bedeutet das: Klarheit auf Knopfdruck. Weniger Schnittstellen, weniger Brüche im System und einheitliche Datenhaltung bringen Stabilität und Sicherheit mit sich.

Da die Lösung cloudbasiert ist, sind regelmäßige Updates inkludiert. Die Zeiten, für Wartung oder Upgrades eigene Ressourcen aufwenden zu müssen, sind vorbei.

Führende Systeme bereits an Bord: Integration in SAP und Workday

Gerade mittelständische und große Unternehmensstrukuren mit globalen Vernetzungen benötigen gewisse Investitionssicherheit. jay cloud hat hierzu von Beginn an und konsequent auf führende Plattformen gesetzt. Sie basiert auf der bekannten SAP Business Technology Platform. Als langjähriger SAP-Partner ist Poksundo selbstverständlich zur Integration in SAP SuccessFactors zertifiziert. Zudem ist Poksundo Innovation Partner von Workday. Die technische Kompatibilität bleibt gewährleistet, die langfristige Weiterentwicklung abgesichert.

Die modulare Architektur erlaubt es darüber hinaus, im Kleinen zu starten und den Funktionsumfang bei Bedarf ständig zu erweitern – sei es um zusätzliche Zeiterfassungsmöglichkeiten, komplexere Zutrittsregelungen oder die Anbindung von Drittsystemen wie Alarmsensoren oder Videomanagement. Unternehmen können Schritt für Schritt ihre HR- und Sicherheitsprozesse konsolidieren, bestehende Konzepte müssen keinesfalls abrupt aufgelöst werden.

Vorteile im Überblick

Die jay cloud entfaltet ihre Stärken vor allem dort, wo viele Anforderungen aufeinandertreffen:

jay cloud TIME macht aus Zeiterfassung Zeitgewinn: Mitarbeitende buchen per Terminal, Browser oder App, Personaler erhalten die Daten in Echtzeit, und Korrekturen laufen über benutzerfreundliche Self-Service-Funktionen.

jay cloud ACCESS verwandelt Zutrittsrechte in fließende Prozesse: Berechtigungen folgen automatisch der Rolle eines Mitarbeitenden. Mit der Position ändern sich auch die Türen, die sich öffnen.

jay cloud VISITOR sorgt dafür, dass Gäste nicht nur willkommen, sondern auch organisiert sind.

jay cloud LIFE SAFETY bringt Sicherheit auf den Punkt: Für Rettungskräfte zählt der letzte bekannte Standort, für Unternehmen zählt die Gewissheit, vorbereitet zu sein.

jay cloud ist der gemeinsame Nenner, der Prozesse verbindet, Abteilungen entlastet und Unternehmen zukunftssicher aufstellt.

Häufige Fragen

?Was ist Cloud Workforce Management?
Cloud Workforce Management bietet eine zentrale Lösung zur Verwaltung von Zeit-, Zutritts- und Besucherverwaltung in der Cloud, die HR-Abteilungen und IT-Abteilungen entlastet.
?Welche Vorteile bietet eine integrierte Cloud-Lösung?
Die integrierte Cloud-Lösung reduziert Komplexität, vermeidet doppelte Dateneingaben, bietet Echtzeit-Aktualisierungen im HR-System und verbessert die Datenqualität.
?Wie unterstützen jay cloud TIME und ACCESS die Unternehmensprozesse?
jay cloud TIME erfasst Zeitdaten in Echtzeit über verschiedene Kanäle, während ACCESS Zutrittsrechte basierend auf Mitarbeiterrollen automatisiert verwaltet.
?Warum ist die Integration von SAP und Workday wichtig?
Durch die Integration kann Cloud Workforce Management nahtlos mit führenden HR-Systemen zusammenarbeiten, was die Handlungsfähigkeit und Investitionssicherheit von Unternehmen erhöht.
?Welche Module bietet jay cloud für das Workforce Management?
jay cloud bietet Module wie TIME für Zeiterfassung, ACCESS für Zutrittskontrollen, VISITOR für Besuchermanagement und LIFE SAFETY für Sicherheit und Evakuierungsmanagement.