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Zeiterfassung für SAP SuccessFactors: So finden Unternehmen passende Lösungen

Zeiterfassung für SAP SuccessFactors

01.10.2025
Florian Deuring

Viele Unternehmen haben ihre HR- und Zeitwirtschaftssysteme in den vergangenen Jahren aktualisiert und sind auf Cloud-Lösungen wie SAP SuccessFactors umgestiegen. Die Zeiterfassungssysteme sind hingegen häufig noch auf dem alten Stand. Das macht es schwierig, aktuellen gesetzlichen, technischen und organisatorischen Anforderungen zu entsprechen. Doch wo finden Verantwortliche eine moderne Zeiterfassung für SAP SuccessFactors, die sich problemlos in die cloudbasierte Systemlandschaft integrieren lässt?

Warum müssen Unternehmen ihre Zeiterfassungssysteme modernisieren?

Die Modernisierung der Zeiterfassung rückt in vielen Unternehmen nach oben auf die Agenda – getrieben von neuen gesetzlichen Vorgaben, wachsenden Anforderungen an die IT-Sicherheit und dem Ziel, Prozesse effizienter zu gestalten. Doch einen passenden Nachfolger für bestehende Lösungen zu finden, ist nicht trivial. Denn längst nicht jedes Zeiterfassungssystem lässt sich sauber und sicher in aktuelle HR-Cloud-Systeme wie SAP SuccessFactors integrieren. Zudem ist nicht jede Software international skalierbar.

Wie sieht eine geeignete Zeiterfassung für SAP SuccessFactors aus?

Ein Zeiterfassungssystem, das reibungslos mit SAP SuccessFactors zusammenarbeitet, ist jay cloud. Die cloud-native Lösung auf der SAP-BTP-Plattform vereint Zeiterfassung, Zutrittskontrolle, Besuchermanagement und Life Safety in einer einzigen, kohärenten Lösung. Die interaktive und geführte Erfassung von Arbeitszeiten, sei es am Terminal oder über den Browser, zeichnet sich durch benutzerfreundliche Dialoge und Self-Service-Funktionen aus. Dies führt zu einer einfachen, fehlerfreien und somit effizienten Zeiterfassung.

Auch im Bereich der Zutrittskontrolle hat die branchenübergreifend einsetzbare Lösung klare Stärken. Sie nutzt hier die bestehende Organisationsstruktur und die Beschäftigungsdaten des HR-Systems. Zutrittsrechte werden automatisch und rollenbasiert vergeben, was den administrativen Aufwand erheblich reduziert. Auch das Besuchermanagement profitiert von dieser Vernetzung, indem es reibungslose Abläufe von der Einladung bis zur Zugangsfreigabe ermöglicht. Ein weiteres wichtiges Element ist das integrierte Life & Safety-Modul, das Evakuierungen mit Echtzeitdaten unterstützt und somit einen wesentlichen Beitrag zur Sicherheit und organisatorischen Resilienz eines Unternehmens leistet.

„Wer heute noch mehrere Systeme für HR, Zeit und Zutritt betreibt, verschenkt Effizienz und Sicherheit. jay cloud bringt alles zusammen – direkt im ERP-System, das unsere Kunden ohnehin nutzen“, fasst Thomas Herling, Managing Partner der Poksundo GmbH, zusammen.

Zum Thema

Welche Vorteile ergeben sich aus einer tiefen Integration der Zeiterfassung in SAP SuccessFactors?

Der entscheidende Vorteil von jay cloud liegt in seiner tiefen Integration in SAP SuccessFactors ohne Middleware und doppelte Datenhaltung. Dies entlastet HR- und IT-Abteilungen spürbar, da der administrative Aufwand minimiert wird. Im Gegensatz zu vielen anderen Lösungen ist kein zusätzlicher Datenabgleich erforderlich. Alle relevanten Daten verbleiben im SuccessFactors-System des Kunden.

Durch die Echtzeit-Integration der Terminals mit der Cloud-Plattform stehen zudem alle Buchungsdaten sofort im SuccessFactors-System zur Verfügung. Gleichzeitig können Mitarbeiter Salden und andere HR-Daten direkt an den Terminals einsehen, wodurch sie stets den Überblick über ihre Zeitdaten behalten.

Die modulare Architektur der Lösung ermöglicht darüber hinaus eine schnelle Einführung und gewährleistet Zukunftssicherheit. Die technische Basis bildet die SAP Business Technology Platform. Die Zertifizierung durch das SAP Integration and Certification Center (ICC) unterstreicht die Qualität und Kompatibilität der Lösung.

Wie werden alle Mitarbeiter in die SAP-Zeiterfassung einbezogen?

jay cloud stellt sicher, dass alle Mitarbeiter, auch jene ohne direkten Zugang zu SAP SuccessFactors – beispielsweise in der Produktion oder Lagerhaltung – die Zeiterfassung effizient nutzen können und der Aufwand für den HR-Bereich minimiert wird. An den Terminals lassen sich umfassende Time-Sheet-Informationen abrufen, darunter erfasste Zeitbuchungen, berechnete Arbeitszeiten, Pausen, Überstunden, Tages- und Gesamtsalden, Abwesenheiten, Urlaube sowie Zuschläge und Vergütungen.

Die Terminals werden durch jay cloud zu einer Front-End-Applikation für SAP SuccessFactors und zu einer zentralen Schnittstelle zwischen Mitarbeiter und Unternehmen. Umfangreiche Self-Service-Funktionen stehen zur Verfügung:

vergessene Buchungen nachholen und Korrekturen vornehmen
Urlaubsanträge stellen
verlorene Ausweise melden, wobei der geänderte Ausweisstatus sofort an SAP SF übermittelt wird
Zulagen oder Vergütungen beantragen und erfassen, etwa für Kantinenmahlzeiten oder Bereitschaftsdienste

Hinzu kommt, dass Terminals automatisch in der Sprache des jeweiligen Nutzers kommunizieren. Benutzerdialoge können außerdem geräte- und standortspezifisch konfiguriert werden, sowohl für den Online- als auch für den Offlinebetrieb. Eine interaktive Benutzerführung aktualisiert die Benutzeroberfläche bei jeder Eingabe entsprechend der Rückmeldung von SAP SuccessFactors, was den Erfassungsprozess leitet und Fehler vermeidet. Unabhängig davon, ob Daten im SAP SuccessFactors Time Sheet, am Web-Terminal oder am Zeitterminal erfasst werden, sind diese stets synchron. Plausibilitätsprüfungen in Echtzeit verhindern Fehl- oder Doppelbuchungen, indem sie nur sinnvolle Funktionen am Terminal zur Auswahl stellen.

Welche Rolle spielt jay cloud bei der Migration zu SAP SuccessFactors?

jay cloud erleichtert die Migration von SAP ERP HCM zu SAP SuccessFactors erheblich. Unternehmen können beide Systeme parallel mit jay cloud betreiben und so den Roll-out auch in heterogenen Systemlandschaften schrittweise, beispielsweise je Standort, vorantreiben. Dies ermöglicht eine flexible und reibungslose Umstellung, die optimal an die Digitalstrategie des Unternehmens angepasst ist. Automatisierungstools tragen dazu bei, Kosten und Projektaufwand für die Migration gering zu halten.

Häufige Fragen

?Warum ist die Modernisierung der Zeiterfassung für Unternehmen wichtig?
Die Modernisierung der Zeiterfassung ist wichtig, um gesetzlichen Vorgaben und dem Wunsch nach effizienteren Prozessen gerecht zu werden. Viele bestehende Systeme integrieren sich nicht problemlos in moderne HR-Cloud-Systeme wie SAP SuccessFactors.
?Welche Vorteile bietet die Integration von jay cloud in SAP SuccessFactors?
jay cloud bietet eine tiefe Integration in SAP SuccessFactors, die ohne Middleware auskommt. Dies reduziert den administrativen Aufwand, da alle relevanten Daten im SuccessFactors-System verbleiben und Echtzeit-Integration der Terminals ermöglicht wird.
?Was macht jay cloud zu einer geeigneten Lösung für die Zeiterfassung?
jay cloud vereint Zeiterfassung, Zutrittskontrolle, Besuchermanagement und Life Safety in einer cloud-nativen Plattform. Sie bietet reibungslose Integration, benutzerfreundliche Dialoge und effiziente Self-Service-Funktionen, die fehlerfreie Zeiterfassung ermöglichen.
?Wie unterstützt jay cloud die Migration zu SAP SuccessFactors?
jay cloud erleichtert die Migration von SAP ERP HCM zu SAP SuccessFactors, indem es die parallele Nutzung beider Systeme ermöglicht. So können Unternehmen den Roll-out schrittweise vorantreiben, was den Übergang flexibel und reibungslos gestaltet.
?Welche Self-Service-Funktionen bietet jay cloud den Mitarbeitern?
Mitarbeiter können an den Zeitterminals vergessene Buchungen nachholen, Urlaubsanträge stellen, verlorene Ausweise melden und Zulagen oder Vergütungen beantragen. Die Terminals passen sich automatisch an die Sprache des Nutzers an und vermeiden Fehler durch Echtzeit-Plausibilitätsprüfungen.