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Durch einen Vergleich das optimale Zeiterfassungssystem finden

Zeiterfassungssystem Vergleich

02.10.2025
Mirijam Annina Merkoffer

Die Zeiterfassung ist die fairste und damit auch gängigste Möglichkeit, um Arbeitszeiten von Mitarbeitenden zu dokumentieren sowie zu kontrollieren. So werden Überstunden minutengenau erfasst und Minusstunden, Urlaubstage & Co exakt verrechnet. Allerdings stehen derzeit viele Unternehmen unter Druck, ihre Zeiterfassungssysteme zu modernisieren. Denn sowohl die technologischen Entwicklungen als auch die gesetzlichen Anforderungen haben in den vergangenen Jahren zu großen Veränderungen geführt. Gleichzeitig ist es schwierig, Lösungen zu finden, die sich sauber und sicher in cloudbasierte Systeme wie SAP oder Workday integrieren lassen. Hinzu kommen Herausforderungen wie heterogene Systemlandschaften, globale Skalierbarkeit und Datensicherheit in der Cloud. Eine sorgfältige Recherche sowie einen ausgiebigen Vergleich durchzuführen, wenn ein neues Zeiterfassungssystem implementiert werden soll, ist daher unverzichtbar.

Wer sollte einen Vergleich von Zeiterfassungssystemen durchführen?

In der Regel sind es HR-Verantwortliche, IT-Leiter oder Projektentscheider in mittelständischen und großen Unternehmen, die mit der Aufgabe betraut werden, ein (neues) Zeiterfassungssystem zu implementieren. Häufig setzen sie auf SAP oder Workday, die bereits in der Cloud sind und brauchen nun passend dazu eine moderne Lösung für Zeit und Zutritt. Hierbei stellen sie hohe Anforderungen an die Funktionen sowie Vorteile, die eine entsprechende Lösung bieten muss:

Die Zeiterfassung soll flexibel, schnell, exakt und intuitiv sein.
Sie muss eine zentrale Lösung sowohl für die Zeiterfassung als auch die Zutrittskontrolle bieten, die vollständig im HR-System integriert ist und die dort vorhandenen Organisations- sowie Personendaten optimal ausnutzt.
Es muss eine nahtlose Integration in SAP, Workday oder andere HR-Systeme ermöglichen sowie eine schrittweise und sichere Migration in diese Systeme erlauben.
Sie sollte eine einfache Bedienung sowie intelligente Benutzerführung bieten.
Die Zeiterfassung muss Fehler schon bei der Erfassung vermeiden und Korrekturen automatisieren.
Moderne Systeme sollten cloud-native und skalierbar sein.

Zuletzt gehört auch eine hohe IT- sowie Cybersicherheit heutzutage zu den Standards einer „State of the art“-Zeiterfassung. Ein Vergleich hilft dabei, genau jenen Anbieter zu finden, der all diese Anforderungen in einem System vereint – und gleichzeitig die Konformität sicherstellt, auch bei einer sich ändernden Rechtslage.

Zum Thema

jay cloud von Poksundo: Was zeichnet die Lösung aus?

Gerade, weil es bislang auf dem Markt so schwierig war, eine mit SAP, Workday oder anderen HR-Systemen kompatible Lösung zu finden, die all diese Anforderungen erfüllt, wurde 2017 eine Co-Innovation-Initiative der SAP mit dormakaba ins Leben gerufen. Das Ergebnis: die Lösung jay cloud der Poksundo GmbH. Mittlerweile ist das Unternehmen eigenständig als Spin-Off der dormakaba am Markt. Es entwickelt und betreibt innovative Cloudlösungen für Zeit, Zutritt, Besucher und Life Safety – immer mit dem Ziel, Unternehmen effizienter, sicherer und zukunftsfähiger zu machen. Mit Erfolg, wie ein Blick auf die Referenzen zeigt: Poksundo ist Partner von SAP sowie von Workday und wird bereits bei zahlreichen Kunden aus der Industrie, Chemie-, Pharma-, Automotive-Branche, Medizintechnik, dem Handel und anderen Branchen genutzt. Dabei erfreut sie sich insbesondere in regulierten Branchen großer Beliebtheit. Aber wieso?

Die Poksundo-Lösungen sind neu entwickelte native Cloud-Lösungen für die Zeiterfassung und Zutrittskontrolle. So lassen sie sich ideal in cloudbasierte HR-Systeme integrieren und ergänzen diese funktional, indem sie die Daten der HR-Systeme bestmöglich wiederverwenden. „Mit jay cloud können On-Demand- und On-Premise-Lösungen parallel genutzt werden. Heterogene Umgebungen im Rahmen von IT-Konsolidierungen sind kein Hindernis – sondern eine Stärke von jay cloud“, erklären die Entwickler. Zudem besteht eine zertifizierte Integration mit SAP SuccessFactors und Poksundo ist Innovation Partner von Workday.

Wie sinnvoll ist die Kombination aus Zeiterfassung und Zutrittskontrolle?

Die SAP und dormakaba Co-Innovation-Initiative hat mit jay cloud also nicht nur eine Lösung für die moderne Zeiterfassung, sondern auch für die Zutrittskontrolle sowie das Besuchermanagement und Life Safety hervorgebracht. Eine Kombination, die sich vor allem für Unternehmen als optimal erwiesen hat, die SAP SuccessFactors, Workday oder andere HR-Systeme nutzen.

Kurz gesagt: jay cloud ermöglicht die interaktive Erfassung von Arbeitszeiten am Terminal oder Browser – mit benutzerfreundlichen Dialogen und Self-Service-Funktionen. So wird die Zeiterfassung einfach, fehlerfrei und effizient. Hierbei bietet die Lösung gleich mehrere Besonderheiten:

Die mit der Zeiterfassung verbundene Zutrittskontrolle nutzt die Organisationsstruktur und Beschäftigungsdaten des HR-Systems. Zutrittsrechte werden so automatisch anhand der Rolle und Position von Mitarbeitern vergeben.
Das integrierte Besuchermanagement sorgt für reibungslose Abläufe von der Einladung bis zur Zugangsfreigabe.
Das integrierte Life & Safety-Modul unterstützt Evakuierungen mit Echtzeitdaten – ein Beitrag zu mehr Sicherheit und organisatorischer Resilienz.
Dank tiefer Integration ohne Middleware und doppelte Datenhaltung sinkt der administrative Aufwand, um HR und IT zu entlasten.

Insgesamt steigert die Kombination aus Zeiterfassung und Zutrittskontrolle mit jay cloud die Leistungsfähigkeit des HR-Systems somit deutlich und erhöht zeitgleich den Return of Invest.

Häufige Fragen

?Welche Herausforderungen stehen Unternehmen bei der Modernisierung ihrer Zeiterfassungssysteme bevor?
Unternehmen stehen unter Druck, ihre Zeiterfassungssysteme zu modernisieren aufgrund technologischer Entwicklungen und gesetzlicher Anforderungen. Herausforderungen sind unter anderem die Integration in cloudbasierte Systeme wie SAP oder Workday, heterogene Systemlandschaften, globale Skalierbarkeit und Datensicherheit in der Cloud.
?Welche Anforderungen sollte eine moderne Zeiterfassungslösung erfüllen?
Eine moderne Zeiterfassungslösung sollte flexibel, schnell, exakt und intuitiv sein, eine zentrale Lösung für Zeiterfassung und Zutrittskontrolle bieten, nahtlos in HR-Systeme integriert werden, eine einfache Bedienung ermöglichen, automatisierte Prozesse und reduzierte Fehlerquellen bieten sowie cloud-native und skalierbar sein.
?Was zeichnet die Lösung jay cloud von Poksundo aus?
jay cloud ist eine native Cloud-Lösung, die ideal in SAP und Workday integriert werden kann. Sie bietet Funktionen für Zeiterfassung, Zutrittskontrolle, Besuchermanagement und Life Safety. Die Lösung ist zertifiziert für SAP SuccessFactors und unterstützt heterogene Umgebungen, was sie besonders in regulierten Branchen beliebt macht.
?Wie verbessert jay cloud die Leistungsfähigkeit eines HR-Systems?
jay cloud integriert Zeiterfassung und Zutrittskontrolle nahtlos und nutzt HR-Daten intelligent. Dadurch wird der administrative Aufwand reduziert und die Lösung erhöht die Effizienz, Sicherheit und den Return on Investment des HR-Systems erheblich.