Welches Zutrittskontrollsystem gilt als bestes Kontrollsystem?

Zutrittskontrollsystem - Bestes Kontrollsystem

• 30.09.2025
• Redaktion Ad2.0

Wer Zutrittskontrolle heute noch als isolierte Aufgabe angeht, riskiert Sicherheitslücken und hohe Betriebskosten. Doch welches Zutrittskontrollsystem gilt als bestes Kontrollsystem? Dieser Beitrag erläutert, was zeitgemäßen Lösungen alles können und worauf es bei der Auswahl eines Systems ankommt.

Silolösungen untergraben Sicherheit und Effizienz

Viele mittlere und große Unternehmen verwalten Zutrittsrechte in separaten Systemen, losgelöst vom Organisations- und Personenmanagement ihres ERP- beziehungsweise HCM-Systems. Dadurch entstehen Sicherheitslücken: Zugriffsrechte sind bei Rollenwechseln, Schichtwechseln oder zeitlich begrenztem Einsatz von Fremdfirmen oft nicht aktuell.

Gleichzeitig steigt der administrative Aufwand: Organisationsdaten, Qualifikationen, Rollen und Beschäftigungsstatus müssen in der HR-Lösung und im Zutrittskontrollsystem doppelt gepflegt werden. Diese redundante Pflege verzögert die Arbeit, verschlingt Ressourcen und verhindert den konsistenten Sicherheitsstatus. Gerade in regulierten Branchen mit hohen Anforderungen an Compliance und Nachvollziehbarkeit erweist sich eine solche Trennung als kontinuierliches Risiko.

Ein wirklich tragfähiges Zutrittskontrollsystem sollte sich daher nahtlos ins HR-Tool einfügen lassen. Nur so lassen sich hohe Sicherheitsanforderungen erfüllen und zugleich elegante, effiziente Abläufe realisieren – ohne Medienbrüche, redundante Daten und manuelles Nachsteuern.

• Zeiterfassung und Zutrittskontrolle aus HR-System steuern
• Cloudbasierte Zutrittskontrolle für SAP und Workday
• Integration von Zeit und Zutritt - in alle Systeme

"Ihr HR-System kann mehr – mit Poksundo"

Unter diesem Firmenmotto verbindet die Poksundo GmbH Zutrittskontrolle, Zeiterfassung, Besuchermanagement und Life Safety in einer einheitlichen SaaS-Lösung. "jay cloud" basiert vollständig auf der SAP Business Technology Platform (BTP). Das Modul ACCESS nutzt bestehende HR-Daten wie organisatorische Rolle, Qualifikation, Beschäftigung und Schichtplan als zentrale Größen. Das erlaubt die automatisierte Zutrittskontrolle ohne separate Datenpflege. Änderungen wirken sich sofort aus, etwa beim Onboarding oder bei Abteilungswechseln. Optional erlaubt jay cloud ACCESS die direkte Zuteilung oder den Widerruf individueller Zutrittsrechte durch HR- oder Sicherheitsverantwortliche.

Die Software liefert die Echtzeitübersicht über die Anwesenheit von Mitarbeitern, externen Dienstleistern und Gästen, aufteilbar nach Zonen, Gebäuden oder Standorten. Über das zentrale Gerätemanagement lassen sich Kartenlesegeräte, Türbeschläge, Zeitterminals und weitere Hardware konsistent überwachen und warten. Funktionen wie Sicherheits- und Versions-Updates, Alarmmeldungen bei kritischen Zuständen sowie komfortable IoT-Anbindung über sichere Protokolle (zum Beispiel MQTT oder HTTPS mit X.509-Zertifikat) sorgen für reibungslosen Ablauf, auch im Offline-Betrieb.

Die Lösung unterstützt zahlreiche Zutrittsmedien: RFID-Ausweise, Smart Keys, biometrische Verfahren, Kfz-Kennzeichenerkennung und den Zugang per Smartphone. Die Nutzung von CardLink ermöglicht, Zutrittsrechte zentral zu aktualisieren und einzelnen Ausweisen über Terminals zu erteilen, ganz ohne aufwendige Verkabelung einzelner Türen.

Ein Plan- und Grundriss-Viewer stellt die gesamte Geräte- und Zutrittsarchitektur von der übergeordneten Organisation bis zum einzelnen Gerät grafisch dar. Weitere Steuerungsmöglichkeiten wie Open-Door-Funktion, Türstatusanzeige (offen, geschlossen, mit oder ohne Zutrittsberechtigung) und kameragestützte Kontrolle erweitern das Sicherheitsmanagement operativ.

jay cloud ACCESS kann global skalieren, ohne lokale Infrastruktur: Die Kommunikation erfolgt ausschließlich über sichere Cloudverbindungen. Das System bietet maximale IT-Sicherheit durch seine Zertifizierung nach ISO-27001 sowie regelmäßige Penetrationstests und ist vollständig DSGVO-konform.

Das beste Kontrollsystem steuert Zutrittskontrolle direkt aus dem HR-System

jay cloud ACCESS vereinfacht die Verwaltung, reduziert Fehlerquellen und gewährleistet, dass jede Person genau den Zugang erhält, den sie benötigt. Die Echtzeitsteuerung und Protokollierung umfasst ausnahmslos alle Buchungen, Zutritte und Aufenthalte von Mitarbeitern, Besuchern und Fremdfirmen.

Dank nativer Cloud-Architektur sind kontinuierliche Updates weiterer Funktionen und der IT-Sicherheit gewährleistet, sollten Anforderungen zukünftig steigen. Der modulare Aufbau der Software erlaubt Unternehmen, die Plattform bei Bedarf um Funktionen für Zeit- und Besuchermanagement sowie Life Safety zu ergänzen – das schont IT-Ressourcen und steigert den Return on Investment.

"Zutrittskontrolle sollte kein Silo sein. Erst wenn HR, Besuchermanagement und Sicherheit ineinandergreifen, entsteht echter Schutz – organisatorisch, technisch und prozessual", gibt sich Peter Hauser, Chefentwickler und Managementpartner der Poksundo GmbH, überzeugt. Ergänzend entwickelt der Anbieter laufend neue Features für jay cloud, die automatisch auf der SAP BTP zur Verfügung gestellt werden. Bei Bedarf passt das Team die Software an kundenindividuelle Anforderungen an; insbesondere für Schnittstellen zu HR-Systemen wie SuccessFactors oder Workday leistet es Beratung und technische Anpassung. Das entlastet interne IT- und Sicherheitsverantwortliche.

jay cloud kommt in anspruchsvollen Branchen erfolgreich zum Einsatz: Industrie, Automotive, Pharma, Medizintechnik und Handel. Insbesondere regulierte Branchen profitieren von der compliancekonformen und zentralen Datenverarbeitung.

Die Poksundo GmbH entstand 2017 als Spin-Off der dormakaba Gruppe. In Zusammenarbeit mit SAP wurde im Rahmen des SAP Co-Innovation-Programms schließlich jay cloud entwickelt. Heute agiert Poksundo eigenständig am Markt und entwickelt dank des kombinierten Know-hows aus Zutritts- und ERP-Technologien Cloudlösungen für Zutrittskontrolle, Zeiterfassung, Besuchermanagement und Life Safety. Das Unternehmen unterstützt seine Kunden durch kontinuierliche Innovationszyklen, effizienter, sicherer und zukunftsfähig zu agieren.

• ?Welche Risiken bestehen bei der Nutzung von isolierten Zutrittskontrollsystemen?

  Isolierte Systeme können Sicherheitslücken erzeugen und hohen administrativen Aufwand verursachen, da Zutrittsrechte oft nicht aktuell sind und Daten doppelt gepflegt werden müssen.

• ?Wie integriert sich jay cloud ACCESS in bestehende HR-Systeme?

  jay cloud ACCESS nutzt bestehende HR-Daten wie organisatorische Rolle und Qualifikation zur automatisierten Zutrittskontrolle, wodurch separate Datenpflege entfällt.

• ?Welche Vorteile bietet die Echtzeitübersicht von jay cloud ACCESS?

  Die Software bietet eine Echtzeitübersicht über die Anwesenheit von Mitarbeitern, Dienstleistern und Gästen, ermöglicht eine zentrale Verwaltung der Hardware und sorgt für konsistente Sicherheitsupdates.

• ?Wie gewährleistet jay cloud ACCESS IT-Sicherheit?

  Das System ist nach ISO-27001 zertifiziert, führt regelmäßige Penetrationstests durch und ist vollständig DSGVO-konform, wobei sichere Cloudverbindungen genutzt werden.

• ?In welchen Branchen kommt jay cloud ACCESS zum Einsatz?

  jay cloud ACCESS wird in regulierten Branchen wie der Industrie, Automotive, Pharma und Medizintechnik eingesetzt, die von zentraler Datenverarbeitung und Compliance profitieren.