Digitale Prozessoptimierung mit KI: Warum der Mittelstand jetzt handeln sollte
digitale Prozessoptimierung
- 08.08.2025
Wenn traditionelle Strukturen zur Bremse werden
Viele mittelständische Betriebe kämpfen mit denselben Herausforderungen: Die Umsätze stagnieren oder gehen zurück, während der Aufwand für Dokumentation und interne Abläufe stetig zunimmt. Zudem laufen noch immer viele Prozesse manuell oder sind papierbasiert organisiert. Alte IT-Systeme und unübersichtliche Ordnerstrukturen sorgen ebenfalls dafür, dass Arbeitszeit vergeudet wird. Ein großer Teil davon entfällt auf die Suche nach Informationen, Zuständigkeiten oder dem letzten Stand eines Vorgangs.Oft werden wichtige Informationen in solchen Szenarien in Excel abgebildet. Kundeninformationen, Aufgaben, Liefertermine liegen in verschiedensten Dateien und Ordnern vor. Die Kommunikation erfolgt klassisch über E-Mail, inklusive umfangreicher CC-Ketten. Die Folge sind Informationsverlust, Frust in der Belegschaft und eine schwerfällige Organisation, die auf Marktveränderungen kaum reagieren kann. Insellösungen und fehlende Schnittstellen zwischen den eingesetzten Tools verstärken die Intransparenz.
Digitale Prozessoptimierung und KI als Hebel für mehr Effizienz
Digitale Prozessoptimierung setzt genau an diesen Schwachstellen an. Mit automatisierten und klar strukturierten Abläufen lassen sich Fehlerquellen minimieren, Durchlaufzeiten verkürzen und personelle Ressourcen besser einsetzen. Zudem werden Aufgaben klar verteilt und benötigte Informationen lassen sich in kürzester Zeit auffinden.Ein zentrales Element der Prozessdigitalisierung ist die digitale Kommunikation. Sie erfolgt entweder in Echtzeit oder asynchron, aber immer gebündelt an einem Ort. Aufgabenbezogene Chats oder Kommentare direkt an Projekten ersetzen E-Mail-Schleifen. Teams können ohne Versionschaos parallel an Dokumenten arbeiten. Auch Entscheidungen gewinnen an Qualität: Statt Bauchgefühl stehen aktuelle Daten als Entscheidungsgrundlage zur Verfügung.
Ob im Büro, der Produktion oder im Vertrieb: Digitale Prozessoptimierung bedeutet auch, Abläufe nach Möglichkeit zu automatisieren. Hier spielt künstliche Intelligenz eine immer wichtigere Rolle. Eine saubere Datenbasis vorausgesetzt, ist sie beispielsweise in der Lage, automatische Meeting-Notizen zu erstellen, Aufgaben aus E-Mails abzuleiten, Antworten für Kundenanfragen vorzuformulieren, einfache Kundenanfragen am Telefon zu beantworten und die Inhalte von Dokumenten zu analysieren. Dies reduziert den Aufwand und schafft Freiräume für wichtige Aufgaben. Gleichzeitig bleibt bei einer guten Gestaltung genug Flexibilität erhalten, um individuelle Abläufe und Besonderheiten zu berücksichtigen. So entsteht eine Struktur, die nicht starr ist, sondern wirklich unterstützt.
Prozesse erfolgreich digitalisieren: mit System und Expertise
Genau hier setzt die Leipziger Hunold Consulting GmbH an. Das Beratungshaus begleitet mittelständische Unternehmen nicht nur mit Konzepten, sondern mit konkreten Lösungen. Keine theoretischen PowerPoint-Folien, sondern eine schrittweise, praxistaugliche Umsetzung auf Augenhöhe steht im Fokus. Die Beratung erfolgt vollständig digital. Unterstützt wird sie mit einer eigenen Kundenplattform, über die Unternehmer jederzeit auf Videokurse, Vorlagen und Schritt-für-Schritt-Anleitungen zugreifen können.
Ob Dokumentenmanagement, (KI-basierte) Prozessautomatisierung oder digitale Zusammenarbeit: Hunold Consulting sorgt dafür, dass Digitalisierung messbare Ergebnisse bringt. Die Zeiteinsparungen betragen bis zu 99 Prozent in einzelnen Abläufen. Parallel wird durch gezielte Maßnahmen im digitalen Marketing und Vertrieb zusätzlicher Umsatz generiert und die Kundenkommunikation effizienter gestaltet.
Im Ergebnis gewinnen Unternehmen an Schlagkraft. Geschäftsführern bleibt mehr Zeit für strategische Themen, Familie und Mitarbeiterführung. Stress reduziert sich, weil Abläufe stabil laufen. Außerdem steigt die Rendite durch geringere Kosten und zusätzliche Erlösquellen.
Hunold Consulting: Digitalisierung mit Substanz
Hinter der Hunold Consulting GmbH steht Gründer Erik Hunold, Wirtschaftsingenieur mit Diplom und Masterabschluss sowie über zwölf Jahren Erfahrung in der Digitalisierung und Prozessautomatisierung. Mehr als 100 Unternehmen wurden bislang durch das Team unterstützt – praxisnah, strukturiert und mit dem Ziel, echte Veränderungen zu bewirken.Die Beratung kombiniert technische Kompetenz mit wirtschaftlichem Weitblick. Der Slogan "Mut zum Vorsprung" ist kein Marketingversprechen, sondern Programm. Alle Prozesse sind durchdigitalisiert. Die Experten leben vor, was sie vermitteln. Dank Onlineberatung ist Hunold Consulting zudem ortsunabhängig, flexibel und stets erreichbar.
Zum Leistungsportfolio gehören unter anderem:
• Strategieberatung zur Digitalisierung
• Workshops zur Digitalisierung von Geschäftsmodellen
• Microsoft-365-Anwenderschulungen mit konkreten Praxisbeispielen
• Orientierungsgespräche zur Standortbestimmung der Digitalisierung
• KI-Workshops mit Fokus auf Einsatzmöglichkeiten im Unternehmen
• Umsetzungsbegleitung bei Prozessdigitalisierung mit Tools wie Make, Zapier oder PowerAutomate
Das Beratungsverständnis ist klar: Digitalisierung muss verständlich, greifbar und wirtschaftlich sinnvoll sein. Davon profitierten bereits zahlreiche Kunden wie die CORTEX Biophysik GmbH, Dipl.-Ing. Tietjen GmbH oder HDx Solutions GmbH. Markus Siepmann, Geschäftsführer von CORTEX Biophysik, bringt es klar auf den Punkt: "Unsere Kommunikation ist deutlich effizienter geworden."
