Digitale Verwaltung in der Steuerkanzlei: Mit modernen Tools zu mehr Effizienz
Digitale Verwaltung
- 10.01.2023
Digitalisierung duldet keinen Aufschub mehr
Steuerkanzleien und Unternehmen können in Zukunft nur noch erfolgreich sein, wenn alle Mitarbeiter jederzeit schnell auf die benötigten Informationen zugreifen können. Hierfür ist eine zentrale Software erforderlich, in der alle Daten zusammenlaufen und problemlos wiedergefunden werden können. Zwar hat sich diese Erkenntnis mittlerweile flächendeckend durchgesetzt, einige Unternehmer zögern jedoch immer noch, was die Einführung entsprechender Werkzeuge betrifft. Oft schrecken sie vor der vermeintlichen Komplexität der Maßnahme zurück. Dies trifft jedoch nicht in jedem Fall zu. Dass die Einführung einer umfassenden digitalen Verwaltung entgegen der Erwartung sogar sehr einfach und mit nur einer einzelnen Lösung umsetzbar ist, beweist die hmd-software AG.Komplett digitale Verwaltung mit nur einer Software umsetzbar
Die hmd-software AG entwickelt seit vielen Jahren Lösungen für Steuerberater und Finanzabteilungen von Unternehmen. Mit hmd.mandant hat sie ein System geschaffen, mit dem sich alle Verwaltungsaufgaben in Kanzleien digitalisieren lassen. Dies betrifft nicht nur für die Auftragsverwaltung. Auch eine Zeiterfassung für das Mandat wurde integriert. Gleiches gilt für die Rechnungsstellung, welche direkt aus Aufträgen heraus angestoßen werden kann.Ob E-Mail, Brief oder Fax: Sämtliche ein- und ausgehenden Korrespondenzen werden über die Software abgewickelt. Die Tools von Microsoft Office oder Open Office sind dabei in die Abläufe integriert. Zudem stellt der Anbieter einen eigenen E-Mail-Client und Vorlagen bereit, um die Korrespondenzen zusätzlich zu optimieren.
Alle Korrespondenzen werden in hmd.mandant außerdem in ein digitales Postbuch überführt. Dahinter verbirgt sich ein Dokumentenmanagementsystem (DMS), welches die Dokumente abgreift und sie samt ihrer Inhalte für eine Volltextsuche bereitstellt. Briefpost wird über Scannen in die digitale Verwaltung übernommen. Bei bestehenden digitalen Dokumenten (beispielsweise PDF) erfolgt dies einfach mittels Drag and Drop.
