ERP im Einkauf: So profitieren Händler von leistungsfähigen Systemen
ERP Einkauf
- 01.04.2025
Fehlende Software-Unterstützung beeinträchtigt häufig die Beschaffungsprozesse
Viele KMU aus dem Handel stehen im Einkauf vor ähnlichen Problemen: Budgets sind in der Regel knapp bemessen, was eine sorgfältige Planung und Priorisierung erfordert. Gleichzeitig fehlt es an einer zentralen Übersicht über Lieferanten, Zahlungs- und Lieferbedingungen, was die Beschaffung erschwert und verzögert. Langwierige Bestellprozesse bremsen den Betriebsablauf zusätzlich aus. Ein weiteres Problem ist die fehlende Planbarkeit: Absatz- und Bestandsprognosen basieren oft auf Schätzungen, was dazu führt, dass essenzielle Artikel nicht verfügbar sind oder Nachschubprobleme entstehen. Besonders im wachsenden E-Commerce-Bereich kann dies erhebliche Umsatzverluste zur Folge haben.Die Lösung für diese Herausforderungen liegt in der Digitalisierung und Automatisierung von Beschaffungsprozessen. Hier setzen moderne ERP-Systeme an, die den Einkauf strukturiert und datenbasiert steuern.
ERP im Einkauf: So optimieren moderne Systeme den Ablauf
Die Plattform bündelt sämtliche Bestellungen, Lagerbestände, Zahlungsströme und Versandprozesse in einem zentralen System. Dadurch entsteht nicht nur eine deutliche Zeitersparnis, sondern auch eine verbesserte Kontrolle über Einkaufsentscheidungen.
Smarte Einkaufsfunktionen für maximale Effizienz
Automatisierte Bestellvorschläge
Basierend auf Lagerbestand, Produktinformationen und Lieferzeiten erstellt das System Bestellvorschläge. Engpässe lassen sich frühzeitig erkennen, sodass die Lieferfähigkeit gewährleistet bleibt.
Zentrale Lieferantenverwaltung
Alle Lieferanten werden mit relevanten Daten wie Adressen, Kontonummern und Vertragsdetails in einer einzigen Plattform organisiert. Dies erleichtert die Verhandlung von Zahlungs- und Lieferkonditionen sowie die Verwaltung von Rahmenverträgen.
Einfache Bestellanfragen
Unternehmen können mit wenigen Klicks Anfragen an mehrere Lieferanten senden, Angebote vergleichen und Bestellungen direkt aus dem System heraus aufgeben.
Automatisierte Rechnungsverarbeitung
Lieferantenrechnungen lassen sich nahtlos hochladen und weiterverarbeiten. Bestellungen werden automatisch mit Rechnungen verknüpft und an die Buchhaltung weitergeleitet.
Vorausschauende Bestandsplanung
Xentral prognostiziert Bestandsmengen auf Basis kommender Liefertermine. Dadurch lassen sich Warenverfügbarkeiten optimieren und Engpässe vermeiden.
Übersichtliche Preis- und Artikelverwaltung
Artikelpreise, Versandkosten und weitere Faktoren werden in einer übersichtlichen Struktur verwaltet. Unternehmen behalten jederzeit den Überblick über ihre Einkaufskosten.
Durch diese Funktionen reduziert Xentral manuelle Prozesse, beschleunigt den Einkauf und sorgt für eine lückenlose Warenverfügbarkeit.
Geeignet für alle Unternehmensbereiche – auch über den Einkauf hinaus
Neben dem Einkauf deckt Xentral zahlreiche weitere Unternehmensbereiche ab. Somit lässt sich bei Bedarf die gesamte Organisation mit dem ERP-System abbilden und steuern. Zur Verfügung stehen insgesamt folgende Bausteine:- Produktdatenmanagement (PIM): Schnittstellen ermöglichen den schnellen Import und Export von Produktdaten, um einen reibungslosen Datenfluss sicherzustellen.
- Kundendaten und CRM: Die zentrale Verwaltung von Kunden- und Lieferantendaten vereinfacht den gesamten CRM-Prozess.
- Lagerverwaltung: Durch eine integrierte Bestandsführung lassen sich Lagerbestände in Echtzeit überwachen, um Überbestände oder Lieferengpässe zu vermeiden.
- Versand und Logistik: Xentral ermöglicht automatisierte Versandprozesse und die Anbindung externer Fulfillment-Dienstleister.
- Reporting und Analytics: Standard-Reports sowie anpassbare Analysen liefern fundierte Entscheidungsgrundlagen für Einkauf und Vertrieb.
- Produktion: Transparente Produktionsprozesse sorgen für eine präzisere Ressourcenplanung und eine effizientere Fertigung.
- Buchhaltung und Mahnwesen: Automatisierte Buchhaltungsfunktionen erleichtern Steuerfragen und das Forderungsmanagement.
- Auftragsmanagement: Skalierbare Workflows sorgen für eine effiziente Abwicklung von Bestellungen und eine durchgängige Kontrolle über Auftragsprozesse.
Xentral Connect: die Middleware für nahtlose Integration
Ein weiterer Vorteil von Xentral liegt in der Möglichkeit, Drittsysteme flexibel anzubinden. Möglich macht dies die Middleware Xentral Connect. Sie vernetzt das ERP-System mit Marktplätzen, Online-Shops und weiteren Anwendungen – ohne aufwendige Programmierung.Standardintegrationen lassen sich direkt über die Benutzeroberfläche aktivieren und verwalten. Individuelle Anpassungen sind über zertifizierte Xentral-Partner möglich, um branchenspezifische Prozesse optimal abzubilden.
