ERP für IT-Dienstleister: Darauf kommt es bei der Auswahl an
erp für it dienstleister
- 29.01.2024
Warum ist ERP-Software für IT-Dienstleister wichtig?
Angesichts steigender Kosten, des Fachkräftemangels, schneller technologischer Entwicklungen und erhöhter Kundenerwartungen stehen IT-Dienstleister vor großen Herausforderungen. Um wettbewerbsfähig zu bleiben, ist die Digitalisierung und Optimierung der eigenen Prozesse unumgänglich. Hier kommt Enterprise Resource Planning (ERP) ins Spiel. Denn ERP-Systeme ermöglichen nicht nur eine effiziente Planung und Nutzung der ohnehin knappen Ressourcen. Sie sorgen auch dafür, dass Prozesse optimal ablaufen können und Fehler minimiert werden. Obendrein können gute ERP-Lösungen die Mitarbeiter von Routineaufgaben entlasten, sodass mehr Zeit für die Kernaufgaben bleibt.Welche Anforderungen sollte ein ERP für IT-Dienstleister erfüllen?
Häufig setzen IT-Dienstleister auf verschiedene, unzureichend integrierte Insellösungen, was zu ineffizienten Prozessen und hohem manuellen Aufwand führt. Ein umfassendes ERP-System kann diese Probleme lösen, indem es alle notwendigen Funktionen in einer einzigen Lösung vereint. Doch ist die Software-Auswahl ein komplexes Unterfangen. Denn der Markt hält heute zwar zahlreiche ERP-Lösungen bereit, doch nur wenige erfüllen die speziellen Anforderungen von IT-Dienstleistern und Systemhäusern.So rechnen IT-Dienstleister ihre erbrachten Leistungen beispielsweise sehr häufig auf Basis einer Zeiterfassung ab. Allerdings möchten die direkt wertschöpfenden Mitarbeiter, etwa die Servicetechniker oder Administratoren, in der Regel nur ungern mit der Vielschichtigkeit einer ERP-Lösung konfrontiert werden. Ihnen ist es am liebsten, ihre Zeiten möglichst unkompliziert zu erfassen und sich sonst nicht mit bestimmten ERP-Funktionen und -Eingabemasken befassen zu müssen.
Ein gutes ERP für IT-Dienstleister bietet daher die Option, ein einfaches, externes Zeiterfassungstool anzubinden. Beispielsweise existieren Add-ons für den Outlook-Kalender, mit denen die Erfassung von Arbeitszeiten sehr schnell und intuitiv möglich ist. Nutzen die Mitarbeiter bereits andere Tools wie Jira Software oder Azure DevOps, gibt es hierzu ebenfalls intelligente Plug-ins, welche die für die Zeiterfassung notwendigen Angaben in das jeweilige Werkzeug integrieren. Die Anwender müssen ihre gewohnte Umgebung somit nicht verlassen. Natürlich sollten entsprechende Werkzeuge eine nahtlose Verbindung zur Auftrags- und Projektverwaltung im ERP-System aufweisen, damit eine korrekte und aufwandsminimierte Fakturierung von Dienstleistungen gewährleistet ist.
Eine weitere "Spezialität" der IT-Dienstleistungsbranche ist die Abrechnung von vorab bezahlten Dienstleistungskontingenten (Gutscheinen). Diese können auch in Serviceverträge integriert sein und sich somit jeden Monat erneut "aufladen" – ähnlich wie ein Guthaben beim Mobilfunkvertrag. Herausfordernd ist nicht nur die Abbildung dieses Prepaid-Modells im Auftragswesen des ERP-Systems, sondern auch die buchhalterische Abgrenzung. Denn Kontingente können nur dann als "Umsatz" gewertet werden, wenn sie auch tatsächlich in Anspruch genommen wurden. Dies kann relevant werden, falls die Performance der Mitarbeiter anhand des realisierten Umsatzes bewertet wird.
Auch Zahlungspläne sind eine typische Anforderung von Projektdienstleistern. Oft wird beispielsweise vereinbart, dass ein Teil der Zahlung bereits vor Auftragsbeginn erfolgt, die weiteren Teile dann nach Erbringung bestimmter Meilensteine. Weiterhin sollten IT-Dienstleister darauf achten, dass das ERP eine internen Kosten- und Leistungsrechnung unterstützt. Aus dieser sollte intuitiv ersichtlich sein, aus welchen Projekten, Kunden, Leistungen und Produkten sich am Ende der erwirtschaftete Unternehmensgewinn zusammensetzt.
Weiterhin sollte ein ERP für IT-Dienstleister folgende Features aufweisen:
- Projektmanagement: Ein robustes Tool für Projektmanagement ist entscheidend, um eine effiziente Planung und Ressourcenverwaltung über verschiedene Abteilungen hinweg zu gewährleisten.
- Finanzmanagement: Das ERP-System sollte das Finanzmanagement vereinfachen, einschließlich aller Aspekte von Buchhaltung und Controlling.
- Helpdesk: Ein integriertes Helpdesk-System ist für den IT-Sektor von großer Bedeutung, idealerweise mit Anbindungen an etablierte Systeme.
- Vertragsmanagement: Eine umfassende Verwaltung von Managed-Service-Verträgen und Lizenzen ist für IT-Dienstleister ebenfalls unerlässlich.
Externe Partner bieten Unterstützung
Erfahrene Partner können bei der Auswahl und Implementierung der passenden Lösung unterstützen. Ein Anbieter dieser Art die Ascensify Consulting GmbH mit Sitz in Eschborn. Als Experte für die IT-Branche hat es sich der Dienstleister zur Aufgabe gemacht, sein Branchen-Know-how in die Geschäftsprozesse jedes Kunden miteinfließen zu lassen und die ERP-Lösungen darauf optimiert auszurichten, ohne dabei den Kern zu verändern.
