ERP für Systemhäuser: Diese Fakten sollten Entscheider kennen
erp für systemhäuser
- 02.01.2024
ERP-Software wird für IT-Dienstleister immer wichtiger
Steigende Kosten, schwer zu rekrutierende Fachkräfte, rasanter technologischer Fortschritt und immer höhere Kundenerwartungen: Die Zeiten sind herausfordernd für Systemhäuser. Um sich weiterhin im Wettbewerb zu behaupten, führt kein Weg daran vorbei, die eigenen Prozesse zu digitalisieren, zu optimieren und nach Möglichkeit auch zu automatisieren. Gleichzeitig ist es geboten, die vorhandenen Unternehmensressourcen bestmöglich zu planen und einzusetzen. Exakt an dieser Stelle setzt Enterprise Resource Planning, kurz ERP, an.ERP für Systemhäuser: Branche hat besondere Anforderungen
Zwar existieren auf dem Markt mittlerweile eine Vielzahl von ERP-Systemen, eine Lösung zu finden, welche die Bedürfnisse von Systemhäusern erfüllt, ist jedoch nicht trivial. Denn die Anforderungen sind sehr spezifisch. Beispielsweise benötigen IT-Dienstleister eine Funktion für die wiederkehrende Abrechnung, auch Recurring Billing genannt. Notwendig ist dieses Feature beispielsweise für die aufwandsminimierte Abrechnung von Serviceverträgen und Subscription-Lizenzen. Weiterhin sollte die Möglichkeit vorhanden sein, Rechnungen auf Basis des tatsächlich angefallenen Aufwands zu stellen. Hierfür ist wiederum eine enge Verzahnung mit der Zeiterfassung erforderlich. Auch in das Projektcontrolling sollten die erfassten Arbeitszeiten nahtlos einfließen, um den Status jederzeit überwachen zu können. Weiterhin benötigt die Systemhausbranche Funktionen wie projektbezogenes Pricing und die Abrechnung vorab bezahlter Dienstleistungskontingente (Gutscheine).Üblicherweise kommen für diese Anforderungen im Systemhaus eine ganze Reihe verschiedener Insellösungen zum Einsatz. Meist sind diese unzureichend integriert und schlecht aufeinander abgestimmt. Dadurch können Prozesse nicht reibungslos ablaufen. Ebenso entsteht ein hoher manueller Aufwand, da Daten von einer Software in die andere übernommen werden müssen. Dies birgt auch ein gewisses Fehlerpotenzial. Darüber hinaus mangelt es an Transparenz, da die Informationen aus den fragmentierten Systemen nicht konsolidiert betrachtet werden können.
Mit einem Systemhaus-ERP, dass die oben skizzierten Anforderungen erfüllt, lassen sich diese Probleme aus der Welt schaffen. Denn deckt der Funktionsumfang alle Prozesse ab, so sind Insellösungen nicht länger erforderlich.
Diese Funktionen bringt ein gutes ERP für Systemhäuser mit
- Projektmanagement: In der IT-Branche, wo Projekte häufig eine intensive Zusammenarbeit über verschiedene Abteilungen hinweg erfordern, ist ein leistungsfähiges Projektmanagement-Tool unverzichtbar. Moderne ERP-Systeme bieten hierfür Lösungen, die eine detaillierte Planung, Ressourcenverwaltung und Fortschrittsüberwachung mithilfe übersichtlicher Dashboards ermöglichen.
- Zeiterfassung: Eine präzise Zeiterfassung ist für IT-Dienstleister ebenfalls von zentraler Bedeutung. Leistungsstarke ERP-Add-ons, wie die DYCE-Suite von Singhammer, erleichtern die Erfassung, Überprüfung und Abrechnung von Arbeitszeiten erheblich.
- Finanzbuchhaltung: Eine automatische buchhalterische Abgrenzung vorausbezahlter Leistungen ermöglicht, beispielsweise einen Wartungsvertrag drei Jahre im Voraus zu berechnen und den Umsatz periodengerecht aufzuteilen.
- Kostenrechnung: Im Zuge der internen Steuerung und Wirtschaftlichkeitskontrolle wird überprüft, ob man mit den Preisen oder Stundensätzen in der Lage ist, die Kosten zu decken und noch einen Gewinn zu erzielen. Dabei lässt sich ermitteln, welche Produkte besonders profitabel sind.
- Helpdesk: Auch ein Helpdesk-System ist im IT-Dienstleistungssektor elementar. Hier setzen führende ERP-Anbieter auf intelligente Anbindungen an marktführende Systeme wie Jira, um eine nahtlose Integration zu gewährleisten.
- Vertragsmanagement: Die Verwaltung von Managed Services, Softwarelizenzen und Wartungs- sowie Kontingentverträgen erfordert ein ERP-System, das eine umfassende Vertragsverwaltung und Abrechnung unterstützt.
Welche ERP-Software-Anbieter kommen infrage?
Wer sich auf die Suche nach einem ERP für sein Systemhaus begibt, wird über eine Reihe bekannter Tools stolpern. Darunter befinden sich beispielsweise SAP Business One, Sage 100, Infor CloudSuite Industrial oder Microsoft Dynamics 365. Experten für Systemhaus-ERP-Software empfehlen jedoch eine andere Lösung. So etwa die Ascensify Consulting GmbH mit Sitz in Eschborn. Sie hat sich auf die Branche spezialisiert und bereits zahlreiche ERP-Implementierungen in Systemhäusern erfolgreich abgeschlossen.Die Experten von Ascensify raten IT-Dienstleistern, Microsoft Business Central (früher MS Nav) einzuführen. Zwar ist die Software in der Basis-Variante für keine Branche perfekt. Anders als andere ERP-Hersteller verfügt Microsoft jedoch über ein riesiges Partnernetzwerk. In diesem Netzwerk finden sich unzählige Add-ons und Erweiterungen, mit denen sich die Anforderungen von Systemhäusern optimal abbilden lassen. Dank der vielfältigen Möglichkeiten kann die Software bis ins Detail an individuelle Bedürfnisse angepasst werden.
