KI im ERP-Bereich: neuste Entwicklungen bringen Produktivitätsboost
ki erp
- 29.01.2024
ChatGPT meets ERP
Mit ChatGPT trat künstliche Intelligenz im Jahr 2023 einen beeindruckenden Siegeszug an. Schnell begann auch der Softwaregigant Microsoft, die OpenAI-Technologie in seine Lösungen zu integrieren. Dreh- und Angelpunkt ist hierbei der KI-Assistent "Microsoft Copilot". Seit einiger Zeit unterstützt dieser bereits die Nutzer von Microsoft 365 bei ihren täglichen Aufgaben. So kann das Produktivitätstool Texte in Word entwerfen, PowerPoint-Folien kreieren, die Inhalte von E-Mails zusammenfassen oder Teams-Sitzungen transkribieren. Die Möglichkeiten werden stetig erweitert.Mittlerweile hat Microsoft seine KI auch in das ERP-System Dynamics 365 Business Central integriert. Die Ziele: tägliche Aufgaben automatisieren, die Effizienz im Tagesgeschäft steigern und Kreativität freisetzen. Umsetzbar ist all dies unter Verwendung natürlicher Sprache. Die Unterstützung beginnt bereits beim Onboarding neuer Nutzer. Hier hilft der Copilot, sich schneller im System zurechtzufinden. Er beantwortet Fragen im Umgang mit der Software und gibt Hinweise zur optimalen Bedienung.
Doch auch für erfahrene Anwender ist die KI im ERP-System eine wertvolle Hilfe. Im Konversations-Chat können beispielsweise folgende Fragen und Anweisungen platziert werden:
- "Wie viel Umsatz habe ich letztes Jahr mit dem Kunden XY gemacht?"
- "Zeige mir den letzten Kundenauftrag vom gestrigen Tag."
- "Erstelle eine Produktbeschreibung und einen Marketingtext für Artikel XY."
- "Ich lade nun einige Bilder hoch. Erstelle daraus neue Artikel."
- "Erstelle Produktdatenblätter für mein Shopsystem".
KI im ERP: Add-ons eröffnen zusätzliche Möglichkeiten
Neben dem leistungsstarken Copiloten werden immer mehr Add-ons für Business Central geschaffen, die ebenfalls KI-Technologie nutzen. Ein Beispiel ist die Lösung "ASCistant" vom deutschen Microsoft-Partner Ascensify Consulting. Bei der Entwicklung des Tools stand folgende Frage im Zentrum: Wie kann es gelingen, den Arbeitsaufwand für das Suchen und Korrigieren von Daten in MS Business Central mithilfe künstlicher Intelligenz zu minimieren? Im Ergebnis entstand mit ASCistant ein Add-on, das menschliche Fehler KI-basiert identifiziert und berichtigt. So sollen mindestens zehn Prozent der Arbeitszeit in der Belegschaft eingespart werden können.Technisch betrachtet bedient sich ASCistant der sogenannten Anomalieerkennung, um fehlerhafte Stammdatensätze zu identifizieren und den Anwender darauf hinzuweisen. Ein Beispiel: Eine Mitarbeiterin in der Buchhaltung legt einen neuen Kreditor an und ordnet versehentlich die Zahlungsart Kreditkarte zu. ASCsistant sieht sich die bereits bestehenden Kreditoren an und stellt fest, dass bisweilen bei keinem anderen Kunden diese Zahlungsart hinterlegt wurde. Sodann erkundigt sich die Lösung bei der Anwenderin, ob die Eingabe beabsichtigt war. Gleiches könnte der Fall sein, wenn der User gar keine Zahlungsart angegeben (sie also potenziell vergessen) hat.
Ein weiterer Use Case von ASCistant ist die Preisprüfung im Angebot: Ein Vertriebsmitarbeiter bietet einem Kunden den Artikel XY für 1.800 Euro an. Die KI prüft nun im ERP, ob derselbe Artikel an diesen Kunden in der Vergangenheit schon einmal zu einem höheren Preis verkauft werden konnte. Ist das der Fall, teilt sie dies dem Nutzer mit. Somit werden weniger Gewinnpotenziale verschenkt. Übertragbar ist diese Logik auf viele weitere Geschäftsfälle, in denen Anomalien auf Verbesserungsmöglichkeiten hindeuten. Liegt das Tool doch einmal daneben, können Nutzer das Datenmodell eigenständig anpassen. Im Ergebnis verbessert sich die Lösung im Laufe der Zeit immer weiter.
