Projektsteuerungs-Software: Digitalisierung sorgt für Effizienz
Projektsteuerung Software
- 12.03.2023
Digitalisierung kann Abläufe in der Bau- und Architekturbranche erheblich verbessern
Der Projektalltag von Bauingenieur- und Architekturbüros ist geprägt von hohem Verwaltungsaufwand. Dazu tragen eine ganze Reihe administrativer Tätigkeiten bei. So gilt es beispielsweise, die Arbeitszeiten der Mitarbeiter zu erfassen, Abwesenheiten zu managen und personelle Ressourcen optimal einzuplanen. Weiterhin müssen Parameter wie Aufwände, Auslagen, Kontakte, Dateien, Termine und Aufgaben mit Bezug zu Projekten verwaltet werden. Auch die Rechnungsstellung ist teils sehr arbeitsintensiv. Nicht zuletzt müssen Ingenieure und Architekten ihre Projekte betriebswirtschaftlich auf Kurs halten. Hierzu ist es notwendig, Budgets zu planen und deren Einhaltung kontinuierlich zu überwachen.Begegnen lässt sich all diesen Herausforderungen mit einer Projektsteuerungs-Software, die speziell für Unternehmen der Bau- und Architekturbranche geschaffen wurde. Auf dem Markt existieren mehrere dieser Systeme. Eine besonders intelligente und praxisgerechte Lösung ist PRODESQ®.
Projektsteuerungs-Software wurde von Bauingenieuren mitentwickelt
Bereits das Basis-Modul von PRODESQ® bietet einen hohen Funktionsumfang. Zu den Features zählt beispielsweise eine übersichtliche Projektverwaltung, in der alle projektbezogenen Informationen und Kontaktdaten zusammenfließen. Für einen noch besseren Überblick können die Projekte zudem nach Belieben kategorisiert werden. Weiterhin erlaubt das Basis-Modul eine Erfassung aller Projektaufwände wie Arbeitszeiten, Fahrten und Auslagen – und zwar ortsunabhängig, denn PRODESQ® kann dank Responsive Design auf jedem beliebigen Endgerät verwendet werden. Außerdem generiert die Software auf Knopfdruck automatisch Projektberichte mit allen wichtigen Informationen. Abgerundet wird das Basis-Modul durch eine individuell gestaltbare Startseite, auf der beispielsweise News, Aufgaben und bevorstehende Termine übersichtlich dargestellt werden können. So sind alle Mitarbeiter stets auf dem aktuellen Stand. Besonders hilfreich ist dies bei Unternehmen mit verteilten Teams oder mehreren Standorten.
Zahlreiche Erweiterungen verfügbar
Das Zeitmanagement (Modul "Personal-Manager") bietet zahlreiche Funktionen für die Verwaltung von Personalressourcen. Hierzu zählen beispielsweise Antrags- und Freigabeworkflows für Urlaub und sonstige Abwesenheiten, die Verwaltung von Arbeitsstunden und -verträgen, eine Kalenderübersicht zu an- und abwesenden Mitarbeitern sowie automatisierte Stunden- und Urlaubskonten.
Das Rechnungs-Modul bringt automatisierte Abrechnungsprozesse ins Unternehmen. Es deckt den gesamten Prozess von der Leistungserfassung bis zur Erstellung der versandfertigen PDF-Rechnung ab. Die automatisch erstellten Rechnungen lassen sich nach Projektaufwänden, Stundensätzen oder Mitarbeitern gliedern. Auch automatische Abrechnungen nach festgelegten Zeitintervallen sind möglich.
Der Budget-Planer von PRODESQ® bringt Aufwand, Personal und Budgets noch besser in Einklang. Er ermöglicht das Definieren von Stundenkontingenten für Mitarbeiter und Projekte. Zudem unterstützt er die tagesaktuelle Überwachung und die Einhaltung der Kontingente. Weiterhin lassen sich Mitarbeiter unterschiedlichen Projekten zuordnen. So ist stets transparent, welches Personalbudget noch für Projekte zur Verfügung steht. Dies wiederum gewährleistet einen wirksamen Personaleinsatz, ohne die Belegschaft jedoch zu überfordern.
Das Controlling-Modul bringt zusätzliche Transparenz zu betriebswirtschaftlichen Fragen ins Unternehmen. Beispielsweise erlaubt es die Vergabe von internen und externen Stundensätzen für verschiedene Projekte sowie eine Kontrolle der Budgeteinhaltung in Zeitstunden oder Euro. Projekte lassen sich mit dem Modul außerdem in frei definierbare Phasen einteilen, welche sodann einzeln budgetiert und mit Personal bestückt werden können. So lassen sich Kosten noch genauer nachvollziehen.
Abgerundet wird der Baukasten durch das Modul Datei-Manager. Er ermöglicht eine zentrale, projektbezogene Datenablage. Der Zugriff auf die Inhalte ist ortsunabhängig und mit jedem Endgerät möglich, egal ob im Büro oder auf der Baustelle. Ein Berechtigungssystem sorgt für Sicherheit, eine standardisierte Ordnerlogik für Struktur.
Selbstverständlich arbeiten sämtliche Module der Projektsteuerungs-Software nahtlos zusammen. So greifen Projektmanagement, Personalmanagement, Dateiverwaltung, Budgetsteuerung, Rechnungsstellung und Controlling optimal ineinander. Zudem werden Medienbrüche, Fehler bei manuellen Datenübernahmen und Doppeleingaben verhindert.
