Reisekosten über digitale App schnell und sicher abrechnen
Reisekosten
- 26.02.2024
Ausgaben während einer Reise können sehr komplex sein
In der Regel sollten Reisekosten im Voraus geplant und entsprechende Budgets festgelegt werden. Dies hilft dabei, die Ausgaben im Rahmen zu halten und unnötige Kosten zu vermeiden. Es kann schwierig sein, alle Ausgaben während einer Reise zu erfassen und zu dokumentieren. Dies gilt insbesondere für kleinere Ausgaben, wie zum Beispiel Snacks oder Getränke. Es ist wichtig, Belege für alle Ausgaben aufzubewahren, um sie bei der Abrechnung vorlegen zu können. Bei Reisen ins Ausland muss oft mit einer anderen Währung bezahlt werden. Die Umrechnung der Ausgaben in die eigene Währung kann kompliziert sein und erfordert genaue Kenntnisse der aktuellen Wechselkurse.Manche Reisen können sehr komplex sein, insbesondere wenn sie mehrere Stationen, verschiedene Verkehrsmittel oder Übernachtungen in verschiedenen Hotels beinhalten. Bei der manuellen Eingabe der Reisekostendaten können leicht Fehler auftreten, beispielsweise bei der Eingabe der Beträge oder der falschen Zuordnung zu bestimmten Kostenkategorien. Um diese Schwierigkeiten zu minimieren, ist es ratsam, ein gut organisiertes System zur Erfassung und Aufbewahrung von Belegen zu haben und sich vorher über die Abrechnungsrichtlinien und rechtlichen Vorschriften zu informieren. Darum bietet es sich an, die Reisekosten digital zu erfassen und abzurechnen.
Durch die digitale Erfassung und Verwaltung von Reisekosten entfällt der manuelle Aufwand für das Ausfüllen von Formularen und das Übertragen von Daten in Excel-Tabellen. Die digitale Verwaltung reduziert das Risiko von Eingabefehlern und fehlerhaften Berechnungen und minimiert menschliche Fehlerquellen. Durch die digitale Erfassung und Weiterverarbeitung der Reisekostendaten haben sowohl die Reisenden als auch die Verwaltung jederzeit einen Überblick über den Stand der Kosten und Ausgaben. Dies ermöglicht eine bessere Kontrolle und Planung der Reisebudgets. Mit einer digitalen Verwaltung können Reisende ihre Ausgaben und Belege jederzeit und von überall aus erfassen und einreichen. Dies ist besonders praktisch, wenn Reisende viel unterwegs sind und eine schnelle Abrechnung ihrer Kosten benötigen.
Digitale Erfassung der Reisekosten bringt viele Vorteile
Die Reisekostenabrechnungen müssen nicht länger manuell in die FiBu- oder Lohnbuchhaltungssoftware eingegeben werden. Die Kompatibilität von N2F mit allen ERP- und FiBu-Softwarepaketen ermöglicht automatisierte Einträge in die FiBu-Software. Zudem wird die abzugsfähige Umsatzsteuer berechnet und die Verwaltung der Kostenträger wird vereinfacht. Rechnungen von Lieferanten und Buchungsportalen können einfach an n2f@n2f.com gesendet werden und diese werden automatisch verarbeitet. Durch die Verbindung des Reisebüros oder Reisebuchungsportals mit N2F haben Unternehmen eine umfassende Überwachung der geschäftlichen Reisekosten. N2F bietet zudem erweiterte Funktionen wie die Verwaltung von Mehrländern, einmaligen oder wiederkehrenden Vorschusszahlungen, Reiseanträgen und die Unterstützung von elf Sprachen sowie aller weltweiten Währungen.
Flexible Technologie bietet effiziente Lösung
Papierbelege in der Brieftasche zu sammeln, während man unterwegs ist, kann eine Herausforderung sein – ob im In- oder Ausland. Doch mit der Reisekostenabrechnungs-App N2F wird das Reisen stressfrei. Die Mitarbeiter können ihre Reisekostenabrechnungen ganz einfach offline pflegen, ohne sich um eine Internetverbindung sorgen zu müssen. Sobald sie wieder mit dem Netzwerk verbunden sind, werden ihre Daten auf allen Geräten (Smartphones, Tablets und Computer) synchronisiert und gesichert. N2F kann auf beliebig vielen Geräten installiert werden, was besonders praktisch ist, wenn sowohl geschäftliche als auch private Mobilgeräte genutzt werden.
