Digitalisierung der Reisekostenabrechnung steigert Effizienz
Reisekostenabrechnung
- 22.02.2024
Manuelle Belegerfassung ist arbeits- und zeitaufwendig
Die manuelle Bearbeitung von Belegen zu Reisekosten ist in vielen Unternehmen noch allgegenwertig. Das bedeutet im Detail, dass Mitarbeitende Belege sammeln und diese der Buchhaltung übergeben. Bei externen Mitarbeitenden ist es darüber hinaus erforderlich, dass sie die Belege versenden müssen. Zu diesen Belegen zählen beispielsweise:• Tankquittungen
• Taxibelege
• Belege zu Verpflegungskosten
• Hotelrechnungen
• Tickets
Berechnungen über zurückgelegte Distanzen und damit verbundenen Kilometerpauschalen sind ebenso üblich. Häufig werden dazu Tools wie Google Maps genutzt, um die Distanz in Erfahrung zu bringen und die Kilometerpauschale berechnen zu können.
Diese Art der manuellen Abwicklung ist mit einem hohen Zeit- und Arbeitsaufwand verbunden. Mitarbeitende müssen die Belege sammeln und den Verantwortlichen bereitstellen. Die Buchhaltung muss diese hingegen prüfen. Der hohe Aufwand zeigt sich für Unternehmen bereits bei Reisen mit wenigen Belegen, die in Papierform der Buchhaltung übergeben werden. Die manuelle Prüfung nimmt viel Zeit in Anspruch. Die Belege müssen zur entsprechenden Reise sortiert, manuell erfasst und auf ihre Richtigkeit hin überprüft werden. Fehlen an dieser Stelle einzelne Daten auf den Quittungen oder sind Belege nicht auffindbar, ist es für die Mitarbeitenden oftmals schwer, diese nachzureichen. Insbesondere dann, wenn die Geschäftsreise bereits beendet wurde, gestaltet sich die Korrektur fehlerhaft ausgestellter Quittungen als schwierig.
Selbst wenn alle Belege vorhanden sind und die Daten stimmen, ist die manuelle Abrechnung der Reisekosten für Mitarbeitende sowie die Buchhaltung gleichermaßen mit Zeit, Kosten und Aufwand verbunden. Von dem Einsatz einer Software profitieren somit alle Beteiligten.
Reiseabrechnungen ohne Papierchaos?
Das verkürzt die Prozesse und beschleunigt die Rückerstattung von Auslagen. Belege werden dazu beispielsweise mit dem Smartphone fotografiert und über die Software in das System integriert. Die Technologie ist anschließend in der Lage, die Daten aus dem Beleg zu extrahieren. Sämtliche rechnungsrelevante Daten werden übertragen, beispielsweise Datum, Betrag, Steuern und Rechnungssteller. Ebenso lassen sich Trinkgelder oder Kurtaxe gezielt entschlüsseln und entsprechend übermitteln. Das erleichtert der Buchhaltung die Arbeit und sorgt dafür, dass manuelle Eingaben und Zuordnungen den Arbeitsaufwand nicht unnötig erschweren.
Bei Bedarf ist es möglich, die Belege rechtssicher zu archivieren. Damit kann das Papier im Anschluss entsorgt werden und muss nicht mehr manuell ausgetauscht und aufbewahrt werden. Der Anbieter N2F stellt sicher, dass die Daten für die erforderliche Dauer von zehn Jahren sicher und rechtsgültig verwahrt werden.
Beschleunigung der Prozesse
Die Nutzung von Softwarelösungen dieser Art kann den Prozess somit nicht nur beschleunigen, sondern auch vereinfachen. Die Fehleranfälligkeit sinkt und personelle Ressourcen werden entlastet. Hohe Investitionen in die IT sind nicht erforderlich. Die Software lässt sich nahtlos in das bereits genutzte System integrieren. Damit kann N2F unabhängig von der verwendeten Finanz- und Lohnbuchhaltungssoftware verwendet werden. Um noch mehr Zeit und Ressourcen einzusparen, lässt sich das Tool individuell an die Bedürfnisse anpassen. Für jedes Team und je nach verwendeter Spesenkategorien lassen sich die Anforderungen konfigurieren.
Die Implementierung der Software ist in wenigen Schritten erledigt. Bei Fragestellungen können sich Nutzer an den Hersteller SAS N2JSoft wenden. Schnelle Antwortzeiten stellen sicher, dass sich Probleme schnell lösen lassen und alle Fragen zügig beantwortet werden.
