Die einfachste Spesenabrechnung aller Zeiten
Spesenabrechnung
- 26.02.2024
Zeit sparen und Nerven schonen durch Automatisierung
Die Erfassung, Verarbeitung und Archivierung von Reise- und Verpflegungskosten ist – vorsichtig formuliert – nicht die Lieblingsaufgabe für die Beschäftigten in Firmen-Buchhaltungen. Gerade in mittelständischen Betrieben ist die Spesenabrechnung vielfach noch eine weitgehend analoge Arbeit. Und dabei müssen die Verantwortlichen mit vielen Schwierigkeiten kämpfen: Belege werden zu spät eingereicht, sind unvollständig, beschädigt oder unleserlich, die Rechnungen müssen den passenden Kontostellen von Hand zugeordnet werden, übergeordnete Stellen müssen Auslagen genehmigen und so weiter. Viele große Unternehmen und Konzerne haben einen erheblichen Teil ihrer Reisekosten- und Spesenabrechnung darum automatisiert, ihre Prozesse verschlankt und beschleunigt. Damit haben sie sich einen wertvollen Wettbewerbsvorteil verschafft.Mit der Softwarelösung des französischen IT-Spezialisten N2F haben nun aber auch kleine und mittlere Unternehmen die Gelegenheit, ihre Spesenabrechnung ins 21. Jahrhundert zu befördern. N2F hilft den Unternehmen bei der Implementierung der Software ins firmeninterne ERP-System und bei der Schulung des Personals. Das Ergebnis der Spesenerfassung mit N2F: massive Zeitersparnis, Entlastung des Personals, Fehlerfreiheit bei der Datenerfassung, Rechtssicherheit, Revisionssicherheit und damit letztlich mehr Ressourcen für das Kerngeschäft.
Ein System, das den Arbeitsalltag deutlich erleichtert
Darüber hinaus ist die Software von N2F in der Lage, mit mehr als 200 Buchhaltungssystemen zu kommunizieren, lässt sich europaweit mit über 300 Banken verbinden, fragt Daten von Reiseunternehmen und Autovermietungen ab und erstellt sogar automatisch Überweisungsunterlagen für die Rückerstattung von Auslagen. Das ist aber noch nicht alles, was die Software im Hinblick auf die Spesenabrechnung kann. Die App liefert vollautomatisch eine Berechnung von Verpflegungspauschalen. Anhand der eingegebenen Reisedaten und -Zeiten werden die pauschalen Zulagen berechnet und gespeichert – und zwar international unter Berücksichtigung unterschiedlicher Mehrwertsteuer-Beträge. Über eine Schnittstelle mit Google Maps werden darüber hinaus auch Daten für die Kilometerpauschale generiert und übermittelt.
Die individuelle Spesenabrechnung für jedes System
Stichwort problemlos: Die Handhabung der App und der zentralen Plattform ist für den täglichen Gebrauch und zur massiven Zeitersparnis entwickelt worden. Einfachheit und intuitive Bedienung waren Kernbestandteile bei der Entwicklung. Mit der Schulung der jeweiligen Belegschaft bietet N2F zudem einen schnellen Einstieg ins System für die Reise- und Spesenabrechnung. Die Kunden von N2F kommen aus den unterschiedlichsten Branchen von Tourismus über Sportartikel-Hersteller bis hin zum Versicherungsmakler. 10.000 kleinere und mittlere Unternehmen in 86 Ländern mit 800.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern nutzen N2F bereits. Das System läuft in elf Sprachen und verarbeitet insgesamt weit mehr als eine Million Reisekosten- und Spesenabrechnungen in der Woche.
