Ressourcenplanung im Field Service: Digitale Lösung optimiert die Abläufe erheblich
Ressourcenplanung
- 08.09.2025
Wenn Excel an seine Grenzen stößt
Der Hintergrund ist klar: Serviceverantwortliche im Maschinenbau sehen sich täglich mit zahlreichen Variablen konfrontiert. Techniker unterscheiden sich in Erfahrung, Spezialisierungen und Verfügbarkeit. Hinzu kommen rechtliche Rahmenbedingungen wie Visa oder Sicherheitszertifikate. Auf Kundenseite gilt es, Maschinentypen, Installationsdaten und Garantiefristen im Blick zu behalten. Excel kann diese Vielschichtigkeit nicht abbilden, was häufig zu ineffizienter Planung und unnötigen Leerlaufzeiten führt.
Das Problem nimmt zu, wenn Serviceorganisationen wachsen. Mit steigender Zahl an Projekten und Kunden wird die Koordination per Tabelle immer unübersichtlicher. Änderungen lassen sich nur mühsam nachtragen, Abhängigkeiten sind kaum erkennbar, und die Gefahr von Fehlplanungen steigt.
Die Lösung: Ressourcenplanung mit branchenspezifischer Software
Moderne Field-Service-Management-Systeme lösen diese Schwierigkeiten, indem sie Prozesse auf einer zentralen Plattform zusammenführen. Wie dies in der Praxis aussehen kann, verdeutlicht die Field Service Management Software von Innosoft, die speziell für die Anforderungen des Maschinen- und Anlagenbaus entwickelt wurde.Kernstück der Lösung ist eine digitale Plantafel. Sie macht Kapazitäten, Projekte und Einsatzzeiten auf einen Blick sichtbar und ermöglicht eine intuitive Steuerung vorhandener Ressourcen. Mit wenigen Klicks lässt sich prüfen, welcher Techniker für eine Aufgabe am besten geeignet ist. Bei der Feinplanung können zudem Dokumente wie technische Zeichnungen, Prüfprotokolle oder Fotos hinterlegt werden. Über die mobile App erhalten Techniker diese Informationen direkt vor Ort, was nicht nur Zeit spart, sondern auch die Qualität der Arbeit steigert.
Ein entscheidender Vorteil ist außerdem die Integrationsfähigkeit. Dank fast 30 Jahren Erfahrung in Schnittstellenentwicklung lässt sich die Innosoft-Plattform reibungslos in bestehende ERP- und IT-Systeme einfügen. So entsteht ein durchgängiger Workflow vom Auftragseingang bis zur Dokumentation.
Funktionsvielfalt für das tägliche Servicegeschäft
Auch die Verwaltung von Maschinen ist integriert. Neben Maschinentyp und Baujahr können Garantiezeiten, Installationsdaten und Stücklisten dokumentiert werden. So liegen alle relevanten Informationen für die Einsatzplanung und -durchführung zentral vor.
In der bereits erwähnten Plantafel werden Projekte und Aufgaben farblich visualisiert. Kapazitätsengpässe sind sofort erkennbar, freie Ressourcen ebenso. Über Filteroptionen lassen sich hier außerdem spezifische Detailansichten erstellen, etwa für bestimmte Standorte oder Projektarten. Zudem können Fortschrittsgrade einzelner Projekte transparent nachverfolgt werden.
Ob langfristige Großprojekte oder kurzfristige Serviceeinsätze – die Anzeige lässt sich individuell anpassen. Wochen- und Monatsübersichten eignen sich für strategische Planung, während Tages- oder Halbtagesansichten bei kurzfristigen Einsätzen Klarheit schaffen. Erweiterungsmodule wie Innosoft GeoMap ergänzen die Funktionalität, indem sie Routen optimieren oder Techniker in räumlicher Nähe zu einem Einsatz aufzeigen.
Neben der Ressourcenplanung unterstützt die Software auch bei der Prozessdokumentation. Über das Ticket-Modul mit KI-gestützter Suche lassen sich Anfragen schnell erfassen. Darüber hinaus können Prüfberichte wie UVV-Dokumentationen direkt im System erstellt und digital hinterlegt werden.
Ein Anbieter mit Branchen-DNA
Die Wurzeln von Innosoft reichen bis in die Mitte der 1990er-Jahre zurück. Die Gründer, selbst Ingenieure aus dem Maschinenbau, erkannten damals den Mangel an branchenspezifischer Software für Service und Montage. In Zusammenarbeit mit dem VDMA entstand die erste Applikation zur Einsatzplanung – ein System, das direkt auf die Bedürfnisse von Maschinenbauern zugeschnitten war.Aus diesem Anfang entwickelte sich Schritt für Schritt ein umfassendes Servicemanagementsystem. Heute umfasst die Lösung sämtliche Prozesse von der Bedarfsplanung bis zur digitalen Dokumentation. Die kontinuierliche Weiterentwicklung erfolgt stets in enger Abstimmung mit Anwendern, sodass die Software praxisnah bleibt und neue Anforderungen zuverlässig abdeckt.
