Software für Pflegeheime: Komplettlösungen sind klar im Vorteil

Software für Pflegeheime

• 16.01.2026
• Florian Deuring

Ob Personalplanung, wirtschaftliche Aspekte oder neue gesetzliche Vorgaben hinsichtlich der Personalbemessung (PeBeM): Leitungskräfte in Pflegeeinrichtungen sehen sich mit steigenden Anforderungen konfrontiert. Veraltete Systeme oder Hilfsmittel wie Excel stoßen hierbei zunehmend an Grenzen. Daher empfiehlt sich ein Umstieg auf moderne, leistungsstarke und umfassende Software für Pflegeheime. Wodurch zeichnen sich solche Lösungen aus?

Warum benötigen Pflegeheime leistungsfähige Software?

Pflegedienstleitungen und Heimleitungen jonglieren täglich mit einer Vielzahl an Aufgaben. Dienstpläne, Abrechnungen, Dokumentationen und Qualitätsberichte entstehen parallel, oftmals unter hohem Zeitdruck. Ohne klare Strukturen geht schnell der Überblick verloren, Fehler schleichen sich ein oder Informationen sind nicht rechtzeitig verfügbar. Klassische Excel-Tabellen oder papiergebundene Formulare eignen sich nicht, um diese Problematik effizient zu lösen.

Außerdem steigen die gesetzlichen Anforderungen: Am 31. Dezember 2025 endet die Übergangsfrist des PeBeM-Gesetzes. Pflegeheime sind dann verpflichtet, die Personalbemessung nach § 113c SGB XI einzuhalten und nachzuweisen. Ziel ist eine bundeseinheitliche, qualifikationsorientierte Personalverteilung in der stationären Langzeitpflege. Jede Einrichtung muss somit die Fachkraft-Quote – trotz Fachkräftemangel – zuverlässig erfüllen und dies auch dokumentieren.

Klassische Dienstplanung stößt hier an ihre Grenzen, da sie die komplexen Verknüpfungen zwischen Bewohnerstruktur, Personalschlüssel und Qualifikationen nicht abbilden kann. Leitungskräfte benötigen daher Systeme, die automatisch berechnen, wie viele Fachkräfte für eine gesetzeskonforme Besetzung notwendig sind und wie diese optimal eingesetzt werden können.

Obendrein haben sich die wirtschaftlichen Rahmenbedingungen verschärft: Steigende Energiepreise, Personalkosten und regulatorische Vorgaben belasten die Budgets. Gleichzeitig muss eine hochwertige Versorgung gewährleistet bleiben. Für die Leitung ist es somit entscheidend, Kostentreiber frühzeitig zu erkennen, Ressourcen effizient einzusetzen und Einsparpotenziale sichtbar zu machen.

Viele Einrichtungen suchen daher nach Lösungen, die nicht nur den Verwaltungsaufwand verringern, sondern auch transparente Kennzahlen liefern. Denn nur mit fundierten Auswertungen lässt sich ein Pflegeheim langfristig wirtschaftlich stabil führen.

Um all diesen Herausforderungen gleichermaßen zu begegnen, führt kaum ein Weg an der Einführung einer modernen Software für Pflegeheime vorbei, die alle Kernprozesse und Rechtsvorgaben abdeckt.

Wodurch zeichnet sich leistungsfähige Software für Pflegeheime aus?

Software für Pflegeheime entfaltet insbesondere dann einen Mehrwert, wenn sie Verwaltung, Dokumentation, Dienstplanung, Controlling und Qualitätsmanagement bündelt. Denn durch Verknüpfung der Arbeitsbereiche entfallen Mehrfacheingaben, Fehler werden reduziert, und die Transparenz steigt. Leitungskräfte erhalten damit ein Instrument, um alle beschriebenen Herausforderungen zu adressieren.

Ein Beispiel für solch eine Lösung ist .snap stationär, eine Software der Augsburger euregon AG.

• Mehr zu .snap stationär

Was zeichnet .snap stationär aus?

.snap stationär versteht sich als Komplettlösung für den Alltag stationärer Einrichtungen. Alle wichtigen Funktionen sind in einem zentralen System integriert. Das sorgt für Effizienz, Rechtssicherheit und eine klare Struktur.

Die Features im Überblick:

• kompetenzbasierte Einsatzplanung: Pflegekräfte werden anhand ihrer Qualifikationen eingeplant. Die automatische PeBeM-Berechnung berücksichtigt Bewohnerstruktur und Personalschlüssel. Unter- oder Überbesetzungen werden vermieden.
  
• Maßnahmen- und Ablaufplan: Alle Maßnahmen werden in einem strukturierten Plan gebündelt. Verantwortlichkeiten sind nachvollziehbar, und bei Engpässen greift ein definierter Notfallplan.
  
• KI-gestützte Dokumentation: Vitalwerte werden sprachgesteuert erfasst, Sprache wird automatisch in Text umgesetzt. So sinkt der Dokumentationsaufwand erheblich.
  
• Moderne User Experience: Intuitive Bedienung, rollenbasierte Ansichten sowie die einfache Nutzung auf mobilen Endgeräten machen die Software alltagstauglich und reduzieren den Schulungsaufwand.
  
• Transparenz: Controlling-Werkzeuge liefern einen vollständigen Überblick über die wirtschaftliche Situation.
  
• Kostensenkung: Die Automatisierung von Prozessen senkt den manuellen Aufwand.

Wie entstand .snap stationär?

euregon-Vorstand Werner Hauser betont: ".snap stationär wurde von Grund auf neu entwickelt entsprechend aktuellster Anforderungen im Bereich der stationären Langzeitpflege – angelehnt an die Funktionsweise und den Bedienkomfort unserer erfolgreichen Software snap ambulant."

Die euregon AG feiert im Jahr 2025 ihr 25-jähriges Firmenjubiläum und zeichnet sich seit jeher durch gesundes, nachhaltiges, organisches Wachstum aus. Der Launch von .snap stationär in 2025 gilt als wichtiger Meilenstein in der Firmengeschichte.

Welche Vorteile entstehen beim kombinierten Einsatz von .snap ambulant und .snap stationär?

Für Träger, die sowohl ambulant als auch stationär tätig sind, ergeben sich zusätzliche Synergien durch den kombinierten Einsatz beider Komponenten. Durch einheitliche Oberflächen und standardisierte Prozesse sinkt der Schulungsaufwand, der Datenaustausch verläuft reibungslos, und Leitungskräfte können ein übergeordnetes Controlling aufsetzen.

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  Welchen Herausforderungen stehen Pflegeheime gegenüber, die den Einsatz moderner Software notwendig machen?

  Pflegeheime stehen vor Herausforderungen wie Personalplanung, steigenden gesetzlichen Anforderungen, Fachkräftemangel und wirtschaftlichen Belastungen. Veraltete Systeme, wie Excel, reichen nicht mehr aus, um diesen komplexen Anforderungen gerecht zu werden.

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  Warum sind Komplettlösungen von Vorteil?

  Komplettlösungen bündeln Verwaltung, Dokumentation, Dienstplanung, Controlling und Qualitätsmanagement in einem System. Dies reduziert Fehler, erhöht die Transparenz und minimiert den Verwaltungsaufwand.

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  Welche spezifischen Merkmale bietet .snap stationär?

  .snap stationär bietet Funktionen wie kompetenzbasierte Einsatzplanung, KI-gestützte Dokumentation, intuitive Bedienung und umfassende Controlling-Werkzeuge. Dadurch wird sowohl die Effizienz als auch die Kostenstruktur optimiert.

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  Wie unterstützt .snap stationär bei der Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben?

  Die Software beinhaltet eine automatische PeBeM-Berechnung, die sicherstellt, dass die gesetzlich vorgeschriebene Fachkraft-Quote eingehalten wird, indem sie die Bewohnerstruktur und den Personalschlüssel berücksichtigt.

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  Welchen Vorteil haben Träger, die .snap ambulant und .snap stationär kombiniert nutzen?

  Träger profitieren von einheitlichen Oberflächen und standardisierten Prozessen, was den Schulungsaufwand reduziert, den Datenaustausch vereinfacht und ein übergeordnetes Controlling ermöglicht.