Spesenabrechnungs-Software sorgt für schlanke, transparente Prozesse
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- 02.05.2025
Manuelle Spesenabrechnung ist problembehaftet
Die Verwaltung von Spesen stellt viele Unternehmen vor Herausforderungen. Ohne eine digitale Lösung ist der Prozess umständlich und fehleranfällig. Mitarbeiter müssen Belege manuell erfassen und archivieren, was nicht nur zeitaufwendig ist, sondern auch ein hohes Fehlerpotenzial birgt. Zudem müssen Auslagen oft privat vorgestreckt werden, um sie anschließend zur Erstattung einzureichen. An dieser Stelle entstehen immer wieder Unklarheiten darüber, welche Ausgaben genehmigt werden dürfen und welche nicht. Davon abgesehen sind Prozesse in Papierform nicht nur umständlich, sondern auch wenig transparent. Sie sorgen bei Mitarbeitern und HR-Teams gleichermaßen für Frustration.Begegnen lässt sich diesen Herausforderungen durch die Einführung einer modernen Spesenabrechnungs-Software. Was durchdachte Tools dieser Art leisten, zeigt das Beispiel Lucca Expenses.
Leistungsstarke Spesenabrechnungs-Software digitalisiert und automatisiert den gesamten Prozess
Lucca Expenses ist Teil der umfassenden HR-Software-Suite Lucca, die insgesamt 13 Module umfasst. Die modularen Bausteine lassen sich individuell kombinieren, um die Verwaltungs- und Personalabläufe in Unternehmen zu optimieren. Innerhalb der Suite stellt Lucca Expenses die zentrale Lösung für die Reisekostenabrechnung dar.Die Spesenabrechnung wird durch Lucca Expenses grundlegend vereinfacht. Die Lösung ermöglicht eine durchgängig digitale Verwaltung von Reisekosten und Spesen, angefangen von der Belegerfassung bis hin zur automatischen Verbuchung. Mit integrierten Zahlungskarten lassen sich geschäftliche Ausgaben direkt über die Software abwickeln, während eine mobile App die schnelle Erfassung von Belegen ermöglicht. Diese werden per Knopfdruck digitalisiert und direkt im System gespeichert. Aufwendiges manuelles Erfassen entfällt somit vollständig. Dank OCR-Technologie werden die Beleginhalte im Übrigen automatisch erkannt. Somit entfallen manuelle Eingriffe durch den Bearbeiter der Spesenabrechnungen.
Ein weiteres Highlight ist die Anpassbarkeit an die individuellen Anforderungen des Unternehmens. Sowohl die Spesenrichtlinien als auch die Genehmigungsworkflows können flexibel definiert werden. Darüber hinaus lassen sich die Daten problemlos in bestehende Buchhaltungssysteme integrieren, was für reibungslose interne Prozesse sorgt.
Nutzerfreundlichkeit und Sicherheit im Fokus
Die Lösung ist zudem auf buchhalterische Genauigkeit ausgerichtet und entspricht den GoBD-Vorgaben. Eine automatische Archivierung stellt sicher, dass alle Belege revisionssicher aufbewahrt werden. Außerdem automatisiert die Spesenabrechnungs-Software den komplexen Prozess der Mehrwertsteuerrückerstattung.
Die Möglichkeit, verschiedene Zahlungsmittel zu integrieren, ist ein weiterer Pluspunkt. So lassen sich sowohl die unternehmensinternen Zahlungskarten als auch bestehende Bankkarten nahtlos in den Prozess einbinden. Dies erhöht die Übersichtlichkeit und verhindert, dass Ausgaben übersehen werden.
Zahlreiche Vorteile im Spesenmanagement
Die Nutzung von Lucca Expenses bringt klare Vorteile für Unternehmen aller Größen mit sich. So reduziert die Lösung den Verwaltungsaufwand erheblich und schafft gleichzeitig volle Transparenz über getätigte Ausgaben. Die Möglichkeit, Zahlungskarten gezielt für den Außendienst einzusetzen, verhindert zudem, dass Mitarbeiter Auslagen privat vorstrecken müssen. Dies führt zu höherer Mitarbeiterzufriedenheit und reduziert den Abstimmungsaufwand mit der Finanzabteilung. Dank der automatisierten Prozesse sparen Unternehmen zudem Zeit und behalten gleichzeitig die Kontrolle über sämtliche Spesen.Weitere Module der Lucca Suite
Neben Lucca Expenses umfasst die Suite zahlreiche weitere Module, die den Arbeitsalltag erleichtern. Dazu gehört Absences für die Verwaltung von Urlaub und Abwesenheiten sowie ein Timesheet für die digitale Arbeitszeiterfassung. Auch das Modul Core HR zur Verwaltung der digitalen Personalakte oder Performance für Zielvereinbarungen und Performance-Management sind Teil der Suite. Für die Weiterbildungsorganisation steht das Modul "Training" zur Verfügung, während das Recruitment-Modul Bewerbungsprozesse unterstützt. Ergänzt wird das Angebot durch Compensation zur Vergütungsverwaltung und Payslip für die digitale Lohnabrechnung.Über den Anbieter
Lucca ist einer der führenden Anbieter im Bereich HR-Software. Über 8.700 Kunden und mehr als eine Million Nutzer setzen auf die Lösungen des Unternehmens. Die Philosophie von Lucca basiert auf Effizienz und Nutzerfreundlichkeit. Die Softwarelösungen sind so konzipiert, dass sie die Arbeitsprozesse von Mitarbeitern, Führungskräften und Personalverantwortlichen gleichermaßen erleichtern.Die hohe Flexibilität und modulare Struktur der Suite ermöglichen es Unternehmen, genau die Tools einzusetzen, die sie benötigen, um ihre Personalverwaltung effizienter zu gestalten. Namhafte Unternehmen wie Grollmus, Bonduelle, Hansgrohe, Hays, Columbia und Accor setzen auf die Lösungen von Lucca, um ihre Prozesse zu optimieren.
