Anbieter für Technische Dokumentation: Software kann das Tagesgeschäft erheblich optimieren
Technische Dokumentation Anbieter
- 08.07.2025
Tagesgeschäft von Technischen Redakteuren wird immer herausfordernder
Kundenzentrierung ist das Gebot der Stunde für die Maschinen- und Anlagenbaubranche. Dies spiegelt sich in einer immer größeren Individualisierbarkeit der Produkte wider. Weiterhin müssen Produktinnovationen in immer kürzeren Zyklen zur Marktreife gebracht werden, um konkurrenzfähig zu bleiben. Gleichzeitig erschließen viele Unternehmen internationale Märkte, um ihren Geschäftserfolg auszubauen. Für Technische Redakteure entstehen dadurch mehrere Herausforderungen. Zunächst kämpfen sie aufgrund der vielen Produktvarianten und Sprachen mit Komplexität und Unübersichtlichkeit. Gleichzeitig agieren sie aufgrund der kurzen "Time to Market" unter teils massivem Zeitdruck.Häufig werden Dokumentationen noch in Programmen wie Word oder InDesign erstellt. Dieser Ansatz hat jedoch mehrere Schwächen und wird den zuvor genannten Herausforderungen nicht gerecht. Denn die notwendigen Änderungen müssen in solch einem Fall an zahlreichen Stellen mühsam manuell nachgezogen werden. Dies verursacht einen enormen Zeitaufwand und kann zudem zu Fehlern führen. Teils wird daher der Versuch unternommen, Vorgänge durch selbstentworfene Skripts zu automatisieren – mit begrenztem Erfolg.
Weitaus zielführender ist es in solchen Szenarien, eine Technische-Dokumentations-Software einzuführen. Wo die Vorteile solcher Lösungen liegen, zeigt ein Blick auf das leistungsstarke System SCHEMA ST4 des renommierten Anbieters für Technische Dokumentation Quanos.
Anbieter für Technische Dokumentation: Software aus Deutschland sorgt für schlanke Prozesse
SCHEMA ST4 ist ein führendes, XML-basiertes Redaktionssystem, das Technische Redakteure bei der Bewältigung komplexer Anforderungen unterstützt. Eine wichtige Eigenschaft der Software besteht darin, dass Inhalte modular erstellt und somit wiederverwendet werden können. Relevante Änderungen müssen deshalb nur einmalig an zentraler Stelle vorgenommen werden. Sodann werden die Anpassungen automatisch auf alle verknüpften Dokumente übertragen. Dies reduziert Fehlerquellen und spart Zeit.Ein wesentlicher Vorteil ergibt sich durch diese Eigenschaft im Variantenmanagement: Unterschiedliche Produktvarianten lassen sich durch modulare Inhalte besonders effizient abbilden. Technische Redakteure müssen nicht mehrere Dokumente pflegen, sondern ändern Inhalte zentral, was den gesamten Dokumentationsprozess erheblich vereinfacht. Auch die Übersetzungsprozesse profitieren von SCHEMA ST4. Die Software erleichtert den Datenaustausch mit Übersetzern und sorgt dafür, dass der aktuelle Übersetzungsstatus stets ersichtlich bleibt. Dies reduziert die Durchlaufzeiten und minimiert Übersetzungskosten.
SCHEMA ST4 übernimmt zudem die automatisierte Erstellung verschiedener Zielformate wie PDF, HTML oder Word-Dokumente. Layoutarbeiten entfallen weitgehend, da die gewünschten Formate einmal definiert und bei jeder Publikation automatisch angewendet werden.
Ein zufriedener Anwender, Markus Strittmatter von Bizerba SE & Co. KG, beschreibt die Vorteile von SCHEMA ST4 wie folgt: "Dank des hohen Funktionsumfangs bei gleichzeitiger Nutzerfreundlichkeit meistern wir mit SCHEMA ST4 sämtliche Herausforderungen unseres Redaktionsalltags."
Ein weiteres Highlight der Software ist die Integration von KI-gestützten Add-ons wie dem AI Jetpack. Dieses Tool ermöglicht es, Metadaten automatisch zu vergeben und so die Effizienz der Dokumentation weiter zu steigern. Standardisierbare Workflows automatisieren zudem wiederkehrende Aufgaben, beispielsweise im Freigabeprozess oder bei der Übersetzungsabwicklung. Nicht zuletzt punktet die Technische-Dokumentations-Software mit Cloudfähigkeit und einem sehr intuitiv bedienbaren Editor.
Im Überblick stellen sich die Vorteile von SCHEMA ST4 wie folgt dar:
- Modularisierung: Inhalte werden nur einmal erstellt und in unterschiedlichen Zusammenhängen wiederverwendet.
- Variantenmanagement: Änderungen in zentralen Content-Modulen wirken sich automatisch auf alle zugehörigen Dokumente aus.
- Übersetzungsmanagement: Redakteure behalten ihre Übersetzungsstände im Blick und der Datenaustausch mit externen Dienstleistern wird optimiert.
- Versionsmanagement: Automatische Freigabestatus-Informationen und Versionierungsfunktionen sorgen für Übersichtlichkeit und Sicherheit bei der Arbeit mit verschiedenen Dokumentenständen.
- Layout-Automatisierung: Verschiedene Zielformate werden automatisch generiert, wodurch manuelle Layoutarbeiten entfallen.
Quanos: der Anbieter für Technische Dokumentation und Service-Informationsmanagement
Quanos unterstützt mehr als 1.400 Unternehmen weltweit dabei, Informationen effizient zu erstellen und zu nutzen. Zu den Kunden zählen namhafte Unternehmen wie Miele, Ottobock und die Weinig Gruppe. Die Softwarelösungen von Quanos sind speziell auf die Bedürfnisse komplexer Branchen wie Maschinenbau, Anlagenbau und Medizintechnik zugeschnitten.
Seine Technische-Dokumentations-Software kombiniert Quanos mit Service-Informationsmanagement-Lösungen. Dies ermöglicht eine enge Verzahnung von Produkt- und Servicedaten. Für Unternehmen wird es damit einfacher, Informationen effizient bereitzustellen und Wartungsprozesse zu optimieren. Die Flexibilität der Lösungen macht sie sowohl für kleine Betriebe als auch für global agierende Konzerne attraktiv.
