Immobilienverwaltung: Wie Eigentümer die Suche nach einer Hausverwaltung angehen
Berlin. In Mehrfamilienhäusern mit mehreren Wohnungseigentümern gibt es vieles zu regeln: Buchhaltung, Reparaturen koordinieren, Eigentümerversammlungen organisieren und Konflikte unter den Parteien im Haus schlichten sind nur einige der Aufgaben, die regelmäßig anfallen. Meist übernimmt sie eine externe Hausverwaltung.
Doch die Zahlen, die der Verband der Immobilienverwalter Deutschland (VDIV) in seinem jüngsten Branchenbarometer veröffentlicht hat, sind alarmierend: 7,3 Prozent der befragten Verwaltungen für Eigentümergemeinschaften verfolgen keine einzige Anfrage für ein neues Mandat. Umgekehrt reagieren nur gut neun Prozent auf alle Anfragen. Rund 55 Prozent der befragten Verwaltungen gaben an, nur neue Aufträge mit einer Mindestanzahl an Wohneinheiten zu übernehmen.
Gründe für diese Haltung seien vor allem der Fachkräftemangel, der hohe auf den Einzelfall bezogene Aufwand für die Verwaltungen und die geringe wirtschaftliche Attraktivität, so die Einordnung des Branchenverbandes. Damit gestaltet sich die Suche nach einer professionellen Verwaltung oft schwierig, insbesondere für kleine Wohnungseigentümergemeinschaften (WEG). Einige Tipps, wie es dennoch gelingen kann.
Weiterempfehlungen helfen bei der Suche nach einer Hausverwaltung
„Am einfachsten, zuverlässigsten und besten funktioniert die Suche über Empfehlungen“, rät Rainer Hummelsheim, Vorsitzender des Bundesfachausschusses Verwalter im Immobilienverband Deutschland (IVD). Sein Kollege Thomas Meier, Präsident des Bundesfachverbandes der Immobilienverwalter (BVI), ergänzt: „Die Masse der Empfehlungen läuft über Mehrfachtäter, also über Eigentümer, die in anderen Gemeinschaften Wohnungen haben und von dort eine Verwaltung kennen.“
Das Erstgespräch mit infrage kommenden Verwaltungen
Einem ersten Telefonat mit einem potenziellen Dienstleister folgt das persönliche Kennenlernen. Es gibt keine einheitliche Praxis, wo und in welcher Form dies stattfindet. „Zum Erstgespräch lade ich immer den Verwaltungsbeirat oder eine andere von der WEG mit der Verwaltersuche beauftragte Person in mein Büro ein“, sagt IVD-Experte Hummelsheim. „Hier können sie sich am besten einen Eindruck verschaffen, wie meine Mitarbeiter und ich arbeiten, wie wir mit Unterlagen umgehen und so weiter.“
BVI-Präsident Meier hingegen favorisiert einen Vor-Ort-Termin in der betroffenen Immobilie, um sich ein möglichst umfassendes Bild vom Zustand des Gebäudes machen zu können. Hilfreich ist in jedem Fall, wenn die wichtigsten Unterlagen zum Gebäude und den Eigentümern greifbar sind.
Für beide Seiten geht es darum herauszufinden, ob und zu welchen Bedingungen eine Zusammenarbeit gelingen kann. „Entscheidend ist, dass man dem Dienstleister in puncto Finanzen vertraut und er inhaltlich zuverlässig ist“, betont Julia Wagner, Leiterin Zivilrecht beim Eigentümerverband Haus & Grund Deutschland.
Zertifizierung spielt bisher kaum eine Rolle
Wohnungseigentümer in Gemeinschaften mit mehr als acht Einheiten haben seit dem 1. Dezember 2023 Anspruch auf die Bestellung eines zertifizierten Verwalters. Er muss mit einer Prüfung vor einer Industrie- und Handelskammer (IHK) nachgewiesen haben, dass er über die notwendige kaufmännische, rechtliche und technische Expertise verfügt.
Doch in der Praxis spielt das Zertifikat noch keine große Rolle. „Meine Erfahrung aus Gesprächen mit Kollegen ist: Die Nachfrage von WEG nach der Zertifizierung der Unternehmen liegt im Promillebereich“, berichtet Rainer Hummelsheim. Das mag daran liegen, dass die Gemeinschaften froh sind, überhaupt ein Unternehmen gefunden zu haben, das offen für ein neues Mandat ist. Manch ein Eigentümer kennt aber auch das IHK-Zertifikat noch nicht.
Qualifikationen der WEG-Verwalter klären
Auf jeden Fall sollten Wohnungseigentümer die Qualität des Dienstleisters prüfen. Neben dem Zertifikat dokumentieren andere Qualifikationen und Fortbildungen die Fachkunde der Verwaltung. Wohnungseigentümer sollten zudem erfragen, wie lange das Unternehmen schon besteht und welche Referenzen es vorweisen kann.
Jede WEG-Verwaltung muss per Gesetz eine Berufshaftpflichtversicherung haben. Sinnvoll sind außerdem eine Vermögensschadenhaftpflichtversicherung und eine Vertrauensschadenversicherung. Auch eine Gewerbeerlaubnis nach § 34c Gewerbeordnung ist notwendig.
Beim ersten Kennenlernen sollten die Beteiligten auch über die künftigen Aufgaben der Verwaltung sprechen. Als Grundlage dafür schlägt IVD-Experte Hummelsheim die DIN SPEC 91462 „Anforderungen an die Dienstleistung von Immobilienverwaltungen“ vor. In dieser Vorstufe einer Norm sind kaufmännische, technische, kundenorientierte und rechtliche Aufgaben und Ziele einer Immobilienverwaltung katalogisiert.
„Vom Rundum-Service bis zur Verwaltung light ist alles möglich“, erklärt Hummelsheim. „Denkbar ist beispielsweise, dass die Gemeinschaft die Betreuung von Handwerkern oder auch die Vorbereitung der Eigentümerversammlung übernimmt und sich die Verwaltung vorrangig um kaufmännische Aufgaben kümmert.“
Immobilien: Kosten für die professionelle Hausverwaltung
Die Kosten für die WEG-Verwaltung betragen abhängig von der Wohnanlage und dem Standort der Immobilie zwischen 23,80 Euro und 35,70 Euro brutto je Einheit und Monat, ergab die Verwalterentgeltstudie 2023 des Immobilienverbands IVD. Im Branchenbarometer des VDIV für das Jahr 2023 fiel die Spanne deutlich größer aus. Die Umfrageteilnehmer nannten durchschnittliche Vergütungssätze zwischen 21,45 und 38,57 Euro netto (brutto: 25,53 bis 46,38 Euro). In großen Gemeinschaften zahlt der Einzelne deutlich weniger als in kleinen.
Klassisch werden die Leistungen nach Wohneinheiten abgerechnet. „Es gibt jedoch viele Tätigkeiten, die unabhängig von der Größe anfallen. Kleine Eigentümergemeinschaften können daher für Verwaltungen wirtschaftlich unattraktiver sein“, erläutert Juristin Wagner. Um das auszugleichen, gehen Verwaltungen zunehmend zu einem gemischten Vergütungsmodell über. Dem VDIV- Branchenbarometer zufolge erheben rund 36 Prozent der befragten Verwaltungen auch eine Grundgebühr, die dann auf die Eigentümer umgelegt wird.
Schließlich geht es um den Verwaltervertrag. Mit dem Ziel einer ausgewogenen Vereinbarung haben der Verwalterverband VDIV und der Eigentümerverband Haus & Grund gemeinsam einen Mustervertrag entwickelt.
Erstpublikation: 05.06.2024, 10:06 Uhr.