Existenzgründung: Diese neun Steuerfallen können Gründer vermeiden

Zur richtigen Zeit das richtige Produkt oder die passende Dienstleistung anbieten – wenn das gelingt, können Selbstständige und Gründerinnen und Gründer schon früh Gewinne erzielen. Doch für einen langfristigen Erfolg reichen ein gutes Produkt und eine gute Verkaufsstrategie nicht aus. Auch die Finanzplanung muss stimmen. Riskant wird es vor allem, wenn Sie steuerliche Pflichten übersehen oder ignorieren. Wer hierbei nicht aufpasst, setzt womöglich sein ganzes Unternehmen aufs Spiel. Wir listen neun kritische Fehler auf, die Sie einfach vermeiden können. Gründer sollten einen vollständigen Business-Plan erstellen. Das hat spätestens seit TV-Shows wie „Die Höhle der Löwen“ ein breites Publikum in Deutschland schon mal gehört. Trotzdem gibt es immer wieder Gründer, die zwar ihr Produkt gut bewerben können, aber keine solide Finanzplanung haben. Maik Czwalinna, Steuerberater aus Berlin, kennt das Problem: „Manche Gründer legen einfach los, ohne eine Übersicht über ihre laufenden Kosten und Verbindlichkeiten zu haben“, berichtet er. Das betreffe insbesondere Soloselbstständige oder Einzelunternehmer mit wenigen Mitarbeitern. Czwalinna empfiehlt, bei der Planung „von hinten“ anzufangen: „Um sinnvoll wirtschaften zu können, ist es fundamental wichtig zu wissen, wie viel Geld pro Monat oder Jahr mindestens reinkommen muss, damit man sowohl die privaten als auch die unternehmerischen Kosten deckt und über ein gesetztes Startbudget hinaus keine Schulden macht.“ Wer sich selbstständig macht oder ein Unternehmen gründet, muss allerlei Papierkram erledigen. Dazu gehört der steuerliche Erfassungsbogen. „Viele Gründer unterschätzen die Bedeutung einer frühzeitigen Abgabe dieses Bogens“, sagt Martin Clemens, Referatsleiter Steuern und Finanzen bei der IHK für München und Oberbayern. „Doch er ist essenziell für die steuerliche Erfassung und die Vergabe einer Steuernummer.“ » Lesen Sie auch: Ratgeber Steuererklärung: Bürokratie meistern und Rückerstattung maximieren Das Problem: Nach Abgabe dieses Bogens müssten Gründer oft sechs Wochen oder länger auf ihre Steuernummer warten. Ohne diese Nummer können sie keine ordnungsgemäßen Rechnungen ausstellen. Gerade in der Anfangsphase können Verzögerungen beim Geldeingang kritisch werden. Dieser Fehler kann fatale Folgen haben und offenbart sich häufig im „verflixten dritten Jahr“. Spätestens dann nämlich fordert das Finanzamt Steuerzahlungen. Ein Beispiel: Eine Gründerin startet Anfang 2023 ihr Unternehmen. Ihre Steuererklärung für das Gründungsjahr gibt sie erst 2025 ab. Dann werden Nachzahlungen für 2023 fällig und zugleich nachträgliche Vorauszahlungen für 2024 sowie laufende Vorauszahlungen für 2025. „Wenn zu diesem Zeitpunkt die Liquidität fehlt, kann die Existenzgründung trotz guter Ertragslage scheitern“, warnt Czwalinna. Sobald die ersten Einnahmen fließen, sollten Gründer deshalb Geld für die Steuern zurücklegen. Bei fast allen Unternehmern fällt Umsatzsteuer an. Ausnahmen bilden unter anderem die typischen Tätigkeiten von Ärzten, Versicherungsvertretern oder auch Leistungen bestimmter anerkannter Bildungseinrichtungen. Zudem gibt es die Kleinunternehmerregelung: Wer im vorangegangenen Jahr bis zu 22.000 Euro Umsatz gemacht hat und im laufenden Jahr voraussichtlich unter 50.000 Euro bleibt, muss keine Umsatzsteuer erheben und an das Finanzamt abführen. Bei Dienstleistungen an Privatleute kann die Kleinunternehmerregelung ein Wettbewerbsvorteil sein, schließlich kann die Leistung dadurch 19 Prozent günstiger angeboten werden. Anders könnte es aussehen, wenn die Kunden überwiegend Unternehmen sind: „Als Kleinunternehmer läuft man Gefahr, von den Geschäftspartnern nicht ernst genommen zu werden“, sagt Czwalinna. » Lesen Sie auch: Diese 13 Steuerfallen machen Sie unbewusst zum Steuerhinterzieher Dann könne der Status ein Wettbewerbsnachteil sein. Finanziell spielt das für die meisten Geschäftskunden keine Rolle. Wegen des sogenannten Vorsteuerabzugs erhalten sie die gezahlte Umsatzsteuer vom Finanzamt sowieso zurück. Auch wer größere Investitionen plant, verzichtet besser auf die Kleinunternehmerregelung. Schließlich macht der Vorsteuerabzug auch solche Ausgaben günstiger. Allerdings gilt: Wer die Kleinunternehmerregelung nicht in Anspruch nimmt, ist an diese Entscheidung für fünf Jahre gebunden. Üblicherweise wird die Umsatzsteuer zum Zeitpunkt der Leistungserbringung fällig. Dies wird als Soll-Besteuerung bezeichnet. „Viele neue Unternehmer gehen fälschlicherweise davon aus, dass sie die Steuer erst bei Erhalt des Geldes abführen müssen“, sagt Clemens. Dies könne zu erheblichen steuerlichen Problemen führen, einschließlich Nachzahlungen und Säumniszuschlägen. Missverständnisse gibt es häufig auch bei der Gewerbesteuer. Diese muss in der Regel zahlen, wer den Freibetrag von 24.500 Euro Gewinn überschreitet. Die Höhe legen die Gemeinden fest, sie ist also je nach Standort des Unternehmens unterschiedlich. Freiberufler sind hiervon befreit. „Bei manchen Tätigkeiten kann die Abgrenzung allerdings schwierig sein“, sagt Czwalinna. Zum Beispiel im künstlerischen Bereich: Hier komme es etwa darauf an, ob das Finanzamt die verkauften Produkte als Massenware oder individuelle Anfertigungen einstufe. Bei einer Massenproduktion werde eher von einem Kunstgewerbe ausgegangen – nicht einer künstlerischen und damit freiberuflichen Tätigkeit. Wer Waren oder Dienstleistungen verkauft, muss dafür Rechnungen ausstellen. Dabei gibt es etliche Vorgaben, zum Beispiel die fortlaufende Nummerierung. „Fehlt eine Rechnungsnummer, wird das nicht direkt sanktioniert, aber das Finanzamt kann den Umsatz für diese Rechnung schätzen“, erläutert Czwalinna. Wurde versehentlich eine Nummer übersprungen, kann das zu einem teuren Fehler werden. Außerdem wichtig: „Werden die Rechnungen digital verschickt, müssen sie als unveränderliches Dokument gespeichert werden“, so der Steuerberater. Und: „Fehlerhafte Rechnungen können dazu führen, dass der Vorsteuerabzug beim Kunden nicht anerkannt wird, was finanzielle Einbußen nach sich zieht“, ergänzt Clemens von der IHK. Bei der Lohn- und Umsatzsteuer macht das Finanzamt nach Erfahrung von Czwalinna keine Kompromisse. Diese Steuern gelten als durchlaufende Posten, die Firmen aus ihren Umsätzen und Lohnzahlungen bloß an das Finanzamt weiterleiten. Deshalb sind sie prompt zu zahlen. Spielraum kann es dagegen bei der Einkommensteuer geben. „Um eine Stundung zu erhalten, müssen sich Unternehmer völlig nackt machen“, sagt Czwalinna. Sie müssen also sämtliche Einnahmen, Vermögenswerte und Verbindlichkeiten offenlegen – inklusive Einkommen des Ehepartners, einer Übersicht zu den Lebenshaltungskosten und Informationen zu Schmuck und Fahrzeugen – samt Fahrrädern. Zudem müssten sich Unternehmer zuvor bei mindestens einer Bank um einen Kredit bemüht haben und dem Finanzamt einen Ablehnungsbescheid vorlegen. In diese Situation sollte man am besten gar nicht kommen. Eine Steuerstundung kann jedoch ein letzter Rettungsanker sein. Wer sich selbstständig macht, widmet seine Aufmerksamkeit meist in erster Linie seinem Geschäft. Eine ordentliche Buchführung und Steuererklärung kommen häufig zu kurz. Dabei gibt es inzwischen etliche Buchhaltungsprogramme für Laien. Alternativ kann dafür ein Steuerberater engagiert werden. Dessen Vergütung richtet sich nach dem Umsatz des Unternehmens. „Immer mehr Steuerberater vereinbaren auch Pauschalen für die Buchführung, eine Basisberatung und die Steuererklärung“, so Czwalinna. Das biete beiden Seiten finanzielle Planungssicherheit. Mehr: Welche Dokumente dürfen nicht in den Reißwolf?