Ratgeber für Arbeitnehmer Arbeitsrecht und Steuerfragen – Das gilt im Homeoffice
Muss der Arbeitnehmer für die Ausstattung im Homeoffice aufkommen? Und was genau lässt sich steuerlich absetzen?
Düsseldorf Fünf Euro pro Tag, maximal 600 Euro im Jahr – auf diese Homeoffice-Steuerpauschale hat sich die Große Koalition geeinigt. Die Fraktionsspitzen von Union und SPD wollen damit Beschäftigte im Homeoffice bei der Steuer entlasten.
Die Homeoffice-Pauschale soll allerdings auf den Arbeitnehmer-Pauschalbetrag von 1000 Euro angerechnet werden. Es würden also nur diejenigen profitieren, die auf mehr als 1000 Euro Werbungskosten kommen. Die neue Pauschale würde dann so behandelt wie alle anderen Werbungskosten auch.
Die neue Pauschale ist ein weiterer Aspekt in einer Reihe von steuerlichen und arbeitsrechtlichen Fragen, die sich Beschäftigte am heimischen Schreibtisch immer wieder stellen: Was kann ich neben der Homeoffice-Pauschale noch alles steuerlich absetzen? Muss ich meinen Monitor fürs Homeoffice eigentlich selbst bezahlen? Und kann mir der Chef auch daheim die Arbeitszeiten vorschreiben?
Das Handelsblatt gibt Antworten auf die wichtigsten Fragen.
Muss die Firma meine Ausstattung für zu Hause zahlen?
Das hängt von den Vereinbarungen ab. Auch wenn derzeit häufig von „Homeoffice“ gesprochen wird, praktizieren die meisten Firmen hierzulande „mobile Arbeit“. Der Unterschied: Bei dauerhaftem Homeoffice, rechtlich als Teleheimarbeit bezeichnet, greift auch die Arbeitsstättenverordnung. In diesem Fall muss der Arbeitgeber den Arbeitsplatz zu Hause komplett ausstatten – von Büromöbeln bis zum Monitor.
Bei mobiler Arbeit reicht es, wenn Firmen Laptop, Handy und Arbeitsmaterial zur Verfügung stellen. Einige Betriebe zahlen zwar Extras wie Headset oder einen extra Bildschirm, rechtlich dazu verpflichtet sind sie allerdings nicht.
Das gilt auch für die IT-Zweitausstattung. Es mag lästig sein, die Technik zwischen Homeoffice und Office hin- und herzuschleppen. „Doch wenn Betriebe im Büro eine IT-Grundausstattung vorhalten, sind sie nicht verpflichtet, ihren Mitarbeitern zu Hause einen zweiten Monitor oder eine zweite Tastatur zur Verfügung zu stellen, wenn die Arbeit auch mit dem Notebook erledigt werden kann“, sagt Arbeitsrechtler Sebastian Schröder, Inhaber der Viersener Kanzlei Emplaw.
Was kann ich vom Arbeitszimmer zusätzlich zur Homeoffice-Pauschale steuerlich absetzen?
Grundsätzlich gilt: „Nur Personen, die nirgendwo anders ein Büro zur Verfügung haben, können die tatsächlichen Kosten für ihr häusliches Arbeitszimmer geltend machen“, sagt der Dortmunder Steuerberater Ralf Weißkopf. Die Absetzbarkeit gilt auch nur dann, wenn es sich bei dem Raum um einen abgeschlossenen Bereich in der Wohnung handelt, der ausschließlich dienstlich genutzt wird. Neben dem Schreibtisch darf also nicht noch eine Schlafcouch stehen.
In der Pandemie fassen die Steuerbehörden die Regelung etwas weiter: Auch diejenigen, die einen eigenen Arbeitsplatz im Büro der Firma haben, während der Krise aber im heimischen Arbeitszimmer gearbeitet haben, können je nach Umfang der Tätigkeit im Homeoffice die tatsächlich angefallenen Kosten ansetzen. Dazu zählen die für die Fläche des Raums anteilige Miete, die Nebenkosten und die Stromkosten.
Das gilt allerdings nur für die Dauer der Corona-bedingten Heimarbeit. Voraussetzung dafür ist eine schriftliche Anordnung der Firma. „Also am besten den Vertrag oder die Mail mit der Dienstanweisung aufbewahren und später an das Finanzamt schicken“, sagt Steuerberater Carsten Nicklaus vom Steuerberaterverband Düsseldorf. „Eine bloße Empfehlung für die Arbeit im Homeoffice reicht nicht aus.“
Und was, wenn ich zu Hause am Küchentisch arbeite?
Weil es kein separater Raum ist, lassen sich in diesem Fall keinerlei Raumkosten für das Arbeitszimmer ansetzen – trotz Pandemie. „An diesen steuerlichen Regelungen hat sich bisher leider nichts geändert“, sagt Weißkopf. Immerhin: „Kosten für Arbeitsmittel können Arbeitnehmer natürlich angeben, wenn sie den Beleg aufbewahrt haben“, ergänzt Nicklaus.
Wer etwa einen neuen Schreibtisch, Lampen, Bildschirme, einen Drucker oder ein Headset gekauft hat, kann diese Anschaffungen zusätzlich zur Pauschale ansetzen. Beträge bis 800 Euro können dabei direkt abgezogen werden, alle über 800 Euro müssen über die gewöhnliche Nutzungsdauer abgeschrieben werden.
Was gilt, wenn ich nur einige Tage zu Hause arbeiten muss?
Wenn sich nicht alle Tätigkeiten am Arbeitsplatz der Firma erledigen lassen, lässt sich zumindest ein Teil der Kosten ansetzen. Bestes Beispiel: Lehrer. Auch sie müssen zu Hause am Schreibtisch arbeiten und können die tatsächlichen Kosten bis zu einem Höchstbetrag von 1250 Euro geltend machen – allerdings wiederum nur, wenn es sich um ein abgetrenntes Arbeitszimmer handelt.
Kann ich trotz Lockdown light Fahrtkosten zum Arbeitsplatz steuerlich geltend machen?
„Wenn Angestellte nicht zur Arbeit gefahren sind, können sie für diese Tage auch keine Pendlerpauschale geltend machen“, sagt Steuerberater Weißkopf. Hier können Angestellte nun von der neuen Homeoffice-Pauschale profitieren. Wenn sich Arbeitnehmer schon vorher den Freibetrag auf der Lohnsteuerkarte haben eintragen lassen und nun doch nicht ins Büro fahren, kann es sein, dass sie Nachzahlungen auf die Einkommensteuer leisten müssen.
Kann mein Arbeitgeber dauerhaft Heimarbeit anordnen?
Nein. „Firmen dürfen ihre Mitarbeiter nicht einseitig dazu anweisen, dauerhaft von zu Hause aus zu arbeiten“, sagt Arbeitsrechtler Schröder. „Das würde zu stark ins Privatleben eingreifen.“ Eine Firma kündigte vor zwei Jahren einem Ingenieur, weil dieser nicht ständig im Homeoffice arbeiten wollte. Die Kündigung erklärte das Landesarbeitsgericht Berlin-Brandenburg für unwirksam. Dauerhafte Heimarbeit ist nur bei einvernehmlicher Regelung möglich, zum Beispiel per Betriebsvereinbarung oder Arbeitsvertrag.
Kann mir mein Chef die Arbeitszeit auch daheim vorschreiben?
Ja. „Der Arbeitgeber darf auch im Homeoffice bestimmen, ab wann und in welchen Zeiträumen Mitarbeiter erreichbar sein müssen“, sagt Jurist Schröder. Ausnahme: Wer mit seinem Arbeitgeber Vertrauensarbeitszeit vereinbart hat, kann auch zu Hause arbeiten, wann er möchte, sofern er seine wöchentliche Arbeitszeit einhält.
In jedem Fall gilt das Arbeitszeitgesetz: Kein Mitarbeiter darf ohne Pause länger als sechs Stunden am Stück arbeiten. Im Durchschnitt dürfen es pro Tag nicht mehr als acht, in Ausnahmefällen maximal zehn Stunden sein. Und nach Ende der Arbeit muss der Mitarbeiter elf Stunden am Stück ruhen. Im Homeoffice ist das nur schwierig zu realisieren, räumt Arbeitsrechtler Schröder ein: „Das Arbeitszeitgesetz passt nicht mehr zu unseren neuen Arbeitsgewohnheiten.“
Wird also die Ruhezeit unterbrochen, wenn Mitarbeiter abends noch schnell eine E-Mail schreiben? Nein, sagt Schröder. „Doch wenn ein Angestellter abends längere Zeit arbeiten muss, sollte er am anderen Morgen später anfangen.“ Dass Mitarbeiter sich an Ruhe- und Arbeitszeiten halten, muss der Arbeitgeber als Teil seiner Fürsorgepflichten überwachen. So kann er verlangen, dass Angestellte ihre Arbeitszeiten dokumentieren.
Was passiert, wenn ich mich im Homeoffice verletze?
Wer zu Hause arbeitet, trägt viele Risiken selbst. „Die gesetzliche Unfallversicherung gilt im Homeoffice nur bei beruflichen Tätigkeiten“, sagt Schröder. So ist auf der Firma der Gang in die Kantine durch die Unfallversicherung abgesichert. Doch beim Weg vom heimischen Schreibtisch in die Küche greift diese nicht.
Auch wer auf dem Weg zur privaten Toilette ausrutscht oder sich beim Spülmaschine-Ausräumen in der Mittagspause verletzt, muss sich an seine Krankenversicherung wenden, denn solche Tätigkeiten im privaten Umfeld werden nicht als Betriebsunfall gewertet.
Was ist mit dem Jobticket, wenn ich es Corona-bedingt nur noch selten nutze?
Die Kosten für ein Jobticket können Arbeitnehmer weiterhin geltend machen, denn diese Kosten sind ihnen tatsächlich entstanden – auch wenn sie während der Pandemie nur selten oder gar nicht mit dem Zug zum Arbeitsplatz gefahren sind.
Wird ein beruflicher Umzug steuerlich noch unterstützt?
Umzugskosten lassen sich bei der Steuererklärung ansetzen, sofern der Umzug berufliche Gründe hat und der Beschäftigte mindestens eine Stunde Fahrzeit einspart. Wer jobbedingt umziehen will, aber die ganze Zeit im Homeoffice arbeitet, kann die beruflichen Gründe des Umzugs vor dem Finanzamt nur schwer darstellen. Anders sieht es aus, wenn man in der neuen Stadt tatsächlich vor Ort im Büro arbeiten muss. Dann sind die beruflichen Gründe des Umzugs klar erkennbar.
Was verändert sich bei der doppelten Haushaltsführung?
Wer aus beruflichen Gründen einen zweiten Haushalt am Arbeitsort führt, kann das Finanzamt an den Kosten beteiligen. Das gilt auch dann, wenn ein Beschäftigter während der Coronakrise ausschließlich von seinem Hauptwohnsitz aus gearbeitet hat. „Die Wohnung ist ja trotzdem beruflich veranlasst“, sagt Steuerberater Nicklaus. Lediglich Familienheimfahrten für das Wochenende können in diesem Fall nicht angesetzt werden, weil sie ja nicht stattgefunden haben.
Was ändert sich bei der Steuererklärung durch Kurzarbeitergeld?
Das Kurzarbeitergeld ist grundsätzlich steuerfrei. Arbeitnehmer, die zu 100 Prozent in Kurzarbeit waren, können in der Steuererklärung zumindest für den Zeitraum, in dem sie von der Arbeit freigestellt waren, keine Werbungskosten ansetzen. Wer sich während der 100-Prozent-Kurzarbeit Schreibtischstuhl, Laptop oder Drucker gekauft hat, kann diese Kosten also nicht ansetzen.
Ausnahmen sind laufende Kosten, die nicht so schnell abgestellt werden können: zum Beispiel ein Mobilfunkvertrag, der schon vor der Kurzarbeit bestanden hat. Diejenigen, die nur teilweise in Kurzarbeit waren, können ihre Werbungskosten hingegen wie gewohnt geltend machen.
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Essentielle Info, die in dem Artikel fehlt und oft zu Missverständnissen (auch zu einer Neiddebatte ähnlich wie Dienstwagen) führt:
Die Kosten für´s Arbeitszimmer sind Werbungskosten ! JEDER Arbeitnehmer setzt ja bereits hier 1000 € pauschal an.
Ich nutzte selbst seit ca. 25 Jahren ein Arbeitszimmer, habe kein Büro in der Firma (Sales). In den meisten Jahren sind die AZ Kosten incl. Abschreibung etc pp nicht über dem Pauschbetrag, so dass ich ggü einem Arbeitnehmer ohne AZ, der zwar keine/kaum Kosten hat aber dennoch 1000€ absetzt, leer ausgehe !
HIER liegt eher eine Ungerechtigkeit im System.
Nebenbei zur Dienstwagen-Neiddebatte: Die meisten Menschen halten sich nicht vor Augen, dass der nicht umsonst ist: Einfache Rechnung: Listenpreis Auto 60 k€, 1% montl. versteuert = 258 € monatl. Kosten für den Arbeitnehmer, von seinem Nettoeinkommen wohlgemerkt. Ist immer also nicht umsonst. Wenn ich 10.000 km im Jahr privat fahre, kostet mich das ca 30 ct/km. Dafür kann ich hervorragend auch selbst ein Auto finanzieren - vieles ist also Augenwischerei, wenn man der Sache auf den Grund geht !