Digitales Berichtsheft: Wodurch zeichnen sich gute Lösungen aus?
Digitales Berichtsheft
- 17.06.2025
Papierbasiertes Berichtsheft passt nicht mehr in unsere Zeit
Wer gezielt nach einem digitalen Berichtsheft sucht, hat sich gedanklich bereits von Papier und Ordnern verabschiedet. Die Frage richtet sich dann nicht mehr nach dem "Ob", sondern nach dem "Wie". Welche Systeme stehen zur Verfügung? Welche technischen Möglichkeiten gibt es? Und wann kann man wirklich von einem digitalen Berichtsheft sprechen?
Was macht ein Berichtsheft digital?
Berichtsheft-Apps schaffen eine neue Qualität der Ausbildungsdokumentation. Statt lose Blattsammlungen zu verwalten, wird das Berichtsheft direkt per Smartphone oder Web-Anwendung geführt. Die Bedienung erfolgt intuitiv, der Zugriff ist ortsunabhängig, und ergänzende Funktionen wie das Einfügen von Fotos, Videos oder Notizen gestalten die Berichte anschaulich. Auch organisatorisch entstehen spürbare Vorteile: Das Schreiben, Einreichen, Signieren und Freigeben der Berichte wird deutlich vereinfacht und beschleunigt. Durch zusätzliche Funktionen wie Kalenderansichten, Erinnerungen oder Chat-Systeme lassen sich Abläufe besser strukturieren und Kommunikationswege effizient bündeln. Übergaben an Kammern oder Prüfungsverantwortliche erfolgen direkt per Link, QR-Code oder PDF – der gesamte Prozess wird durchgängig digital. Wie das in der Praxis aussehen kann, zeigt ein Blick auf die Lösung Zubido.
Digitales Berichtsheft: App vereinfacht den Ausbildungsalltag deutlich
Das branchenführende, durchdachte mobile Design ist nicht nur optisch ansprechend, sondern auch funktional. Berichte können als Tages- oder Wochenberichte geführt werden. Die Oberfläche ist klar strukturiert, Farben und Icons erleichtern die Navigation. Smarte Details wie Sprachsteuerung, automatische Tätigkeitsvorschläge oder grafische Übersichten vereinfachen die Erfassung der Ausbildungsinhalte. Ein Benachrichtigungssystem mit Conditional Notifications sorgt dafür, dass keine Einträge vergessen werden. Azubis behalten stets den Überblick – nicht zuletzt dank verschiedener Kalenderansichten, die den Ausbildungsfortschritt transparent darstellen.
Der integrierte Messenger ersetzt dabei informelle Kommunikationskanäle wie WhatsApp. Auszubildende und Ausbilder kommunizieren direkt innerhalb der App, was den Austausch zielgerichtet und datenschutzkonform gestaltet. Auch Fach- oder Monatsberichte lassen sich problemlos erfassen. Skizzen, Fotos und andere Dateien können direkt eingefügt, in der Cloud gespeichert und digital signiert werden. Wer den "Ganzheitlichen Ausbildungsnachweis" gemäß BIBB oder IHK führen möchte, kann diese Funktion in den Einstellungen aktivieren. Die App schlägt bei Bedarf sogar passende Einträge aus dem Ausbildungsrahmenplan vor.
Effizienzgewinn auch für Ausbilder und Prüfungsverantwortliche
Für Ausbilder, Lehrer und Prüfer bringt das digitale Berichtsheft ebenfalls einige Erleichterungen mit sich. Status-Übersichten zeigen auf einen Blick, welche Berichte eingereicht, geprüft oder noch ausstehend sind. Farblich codierte Status-Karten ermöglichen eine schnelle Orientierung, selbst wenn mehrere Auszubildende gleichzeitig betreut werden. Die Multi-Status-Funktion unterstützt zudem die Dokumentation verschiedener Lernorte, etwa im Betrieb oder in der Berufsschule.Eine Besonderheit der Zubido-App ist außerdem die speziell entwickelte Prüfungsansicht. Prüfer können per QR-Code oder Link auf die Berichtshefte zugreifen. Die App stellt alle relevanten Informationen übersichtlich dar. Ergänzend dazu stehen exklusive KI-Funktionen bereit: Ein automatischer KI-Report fasst die Einträge zusammen und unterstützt eine schnelle Auswertung gemäß dem jeweiligen Berufsbild. Ein KI-gestützter Chat ermöglicht darüber hinaus Rückfragen oder fachliche Einschätzungen – eine praxisnahe Unterstützung für den oft ehrenamtlichen Prüfungseinsatz.
