Once-Only-Prinzip: Kommunen können bei richtiger Umsetzung erheblich profitieren
Once-Only Kommunen
- 18.08.2025
Was ist das Once-Only-Prinzip?
Das Once-Only-Prinzip verfolgt eine klare Idee: Bürger und Unternehmen sollen personenbezogene Daten und Nachweisdokumente lediglich einmal bei einer Behörde einreichen müssen. Danach werden diese Informationen unter Beachtung datenschutzrechtlicher Vorgaben intern zwischen Behörden geteilt oder aus Registern abgefragt. Der administrative Aufwand für alle Beteiligten sinkt dadurch erheblich.Grundlage dieses Ansatzes bildet der Koalitionsvertrag 2021-2025. Er verpflichtet die Bundesregierung unter anderem zur Vereinheitlichung von Rechtsbegriffen wie "Einkommen" und zur zügigen Umsetzung von Once-Only-Verfahren. Der Hintergrund: Über 200 Verwaltungsleistungen in Deutschland erfordern Angaben zum Einkommen – vielfach in leicht abgewandelter Form, teils mit unterschiedlichen Nachweispflichten. Genau hier setzt das Projekt "Once-Only: Marktplatz und Datenmatching" an. Es soll das Verwaltungslabyrinth rund um diese Begrifflichkeiten auflösen und nutzerfreundliche Lösungen erarbeiten – mit modernen Arbeitsmethoden wie Design Thinking und agilem Projektmanagement.
Ein weiterer Baustein ist in diesem Zusammenhang der sogenannte Datensafe. Es handelt sich dabei um eine sichere digitale Ablage, in der Nachweise einmalig gespeichert und bei Bedarf wiederverwendet werden können, sofern die betroffene Person dem zustimmt.
Welche Vorteile hat Once-Only für Kommunen?
Für kommunale Verwaltungen eröffnet das Prinzip der einmaligen Datenerhebung und -nutzung klare Vorteile. Vor allem die Qualität und Geschwindigkeit der internen Abläufe verbessert sich messbar. Liegen geprüfte Daten bereits in einer anderen Behörde vor, entfällt eine erneute Überprüfung. Das senkt Fehlerquoten und spart Zeit. Zugleich wird die Kooperation zwischen Ämtern gestärkt, insbesondere in der Sozialverwaltung, wo zahlreiche Informationen abteilungsübergreifend relevant sind.Auch auf der Bürger- und Unternehmensseite zeigt sich ein positiver Effekt: Antragsprozesse werden schlanker, Wartezeiten kürzer, Missverständnisse seltener. Auch mit Blick auf den Fachkräftemangel ist die Optimierung solcher internen Verwaltungsprozesse zielführend.
Welche Hürden sind mit dem Once-Only-Prinzip verbunden?
Ein weiteres Hindernis kann mangelnde Transparenz darstellen. Bürger müssen genau verstehen können, wozu ihre Daten verwendet werden und welche Vorteile für sie entstehen. Hier sind Kommunen gefordert, aktiv aufzuklären und Vertrauen aufzubauen.
Lösungen: technologischer Rückhalt und kommunikative Klarheit
Kommunen können diesen Herausforderungen begegnen – mit einer Strategie, die technologische, rechtliche und kommunikative Aspekte zusammenführt. Der erste Schritt ist ein klarer Fokus auf Datensicherheit. Serverstandorte in Deutschland, geprüfte Datenschutzsiegel und transparente Abläufe schaffen Glaubwürdigkeit. Parallel dazu braucht es eine intelligente technische Infrastruktur, die medienbruchfreie Übertragungen erlaubt. Die gilt für den gesamten Prozess, vom Antrag bis zur internen Weiterverarbeitung. Nicht zuletzt müssen die Mehrwerte klar benannt und verständlich erklärt werden. Denn nur wenn Bürger erkennen, dass sie durch das Verfahren Zeit, Aufwand und Wege sparen, wird aus Skepsis Akzeptanz.Kommunen, die bei derartigen Maßnahmen Unterstützung benötigen, können sich an spezialisierte Partner wie die PROSOZ Herten GmbH wenden.
Dienstleister liefert Komplettlösungen aus der kommunalen Praxis
Seit über 35 Jahren begleitet Prosoz kommunale Verwaltungen bei der digitalen Transformation. Das Unternehmen kombiniert fachliche Tiefe mit moderner IT-Kompetenz – und adressiert gezielt die Herausforderungen rund um das Once-Only-Prinzip.Prosoz ist nicht nur in relevanten Arbeitsgruppen aktiv, sondern verfolgt eine ganzheitliche Herangehensweise. Im Mittelpunkt stehen vier zentrale Bausteine: das Onlinezugangsgesetz (OZG), die Registermodernisierung, digitale Ende-zu-Ende-Prozesse – und eben das Once-Only-Prinzip. Gemeinsam bilden sie die Grundlage für medienbruchfreie Verwaltungsleistungen, wie sie durch das OZG 2.0 eingefordert werden. Prosoz leistet zu all diesen Themen intensive Beratung in der öffentlichen Verwaltung, bietet Workshops an und begleitet engmaschig bei der Umsetzung.
Für Kommunen bedeutet das: Vom einheitlichen Bürgerkonto über die Integration in bestehende Fachverfahren bis hin zur sicheren Übermittlung von Daten stehen modulare und praxiserprobte Lösungen zur Verfügung. Anträge lassen sich vollständig digital bearbeiten, Nachweise automatisch verknüpfen, Bescheide direkt ausstellen.
Zudem unterstützt Prosoz Kommunen individuell – unabhängig davon, ob eine Integration in EfA-Dienste (Einer-für-Alle) oder der Aufbau eigener Online-Formulare angestrebt wird. Dabei wird stets auf Interoperabilität und langfristige Investitionssicherheit geachtet.
