Prozessdokumentation erstellen: Automatisierungslösung senkt den Aufwand drastisch
Prozessdokumentation
- 18.09.2025
Klassische Prozessdokumentation ist vielerorts problembehaftet
Außerdem kennen die Ersteller der Prozessbeschreibungen häufig nur ihren eigenen Bereich, können den Gesamtprozess jedoch nicht überblicken. Somit werden Schritte möglicherweise ausgelassen oder falsch beschrieben. Auch die Dokumentation der Schnittstellen zwischen den Teilprozessen ist in solchen Szenarien oft verbesserungswürdig. Gleiches gilt für die Abhängigkeiten im abteilungsübergreifenden Sinne.
Neben Standards mangelt es häufig auch an der Zeit, den Ressourcen oder schlicht an der Motivation für die Erstellung und Aktualisierung der Prozessdokumentation. Sie wird daher eher niedrig priorisiert. Die Folgen sind unvollständige und veraltete Ablaufbeschreibungen. Letztlich häufen sich dadurch Fehler und Ineffizienzen in den Abläufen.
Automatisierung der Prozessdokumentation als Lösung
Aufwendige, manuelle Dokumentationen und das mühsame Arbeiten mit Snipping Tools gehören damit der Vergangenheit an. Die aufgezeichneten Inhalte lassen sich bei Bedarf leicht nachbearbeiten und bei Prozessänderungen durch die integrierte Re-Recording-Funktion schnell und gezielt aktualisieren. Nur der geänderte Abschnitt muss neu aufgenommen werden, der Rest bleibt bestehen.
Von der Prozessdokumentation zum Anwenderhandbuch
Anwenderhandbücher helfen nicht nur bei der internen Organisation von Prozessen, sondern auch beim Transfer von Wissen – etwa bei Mitarbeiteraustritten, Onboardings oder abteilungsübergreifender Zusammenarbeit. Gerade in komplexen Systemlandschaften wie SAP-Umgebungen oder bei Eigenentwicklungen schafft datango damit nachhaltige Transparenz.
Auch für die Erstellung von Schulungsunterlagen geeignet
Neben Prozessdokumentationen und Anwenderhandbüchern lassen sich mit datango auch Schulungsunterlagen effizient erstellen. Unternehmen profitieren von drei perfekt aufeinander abgestimmten Tools:- datango Creator: das bereits erwähnte Herzstück der Plattform für die Aufnahme und Dokumentation von Softwareprozessen
- datango Collaborator: für rollenbasiertes Wissensmanagement und Zusammenarbeit zwischen Autoren, Bildungsreferenten und Wissensverantwortlichen
- datango Live!: für die direkte, kontextsensitive Bereitstellung der Lerninhalte im Bedarfsmoment
Nutzerzentrierter Ansatz für maximale Wirkung
Im Mittelpunkt der datango-Plattform stehen nicht Technologien, sondern Menschen. Denn die Akzeptanz durch die Endanwender ist der entscheidende Erfolgsfaktor bei Softwareeinführungen. Die User-Adoption-Plattform verfolgt daher konsequent das Prinzip "Hilfe zur Selbsthilfe": Mitarbeitende werden befähigt, neue Aufgaben eigenständig zu bewältigen, gestützt durch passgenaue Unterstützung zur richtigen Zeit.Diese Philosophie wird ergänzt durch ein hohes Maß an Kundennähe: von individuellen Anpassungsmöglichkeiten über persönliche Betreuung durch das Support-Team bis hin zur Quality-of-Life-Initiative, mit der datango jeden Monat die Nutzererfahrung spürbar verbessert.
Ein Kunde bringt es auf den Punkt: "datango hat unser Trainingssystem verbessert. Es ist eine effiziente Software mit Re-Recording-Funktionalitäten, Mehrsprachigkeit und einer Exportfunktion für Dokumentationen. Ich wäre froh gewesen, wir hätten es schon genutzt, als ich noch Roll-out-Manager war."
Die Ergebnisse sprechen insgesamt für sich. So berichten datango-Anwenderunternehmen von folgenden Effekten:
• 80 Prozent weniger Zeitaufwand beim Erstellen von Dokumentationen
• 60 Prozent weniger Standardanfragen beim Help Desk
• 50 Prozent höhere Mitarbeiterakzeptanz bei Veränderungen
• 90 Prozent geringere Kosten für Deltaschulungen
