Technische Dokumentation im Vergleich: Wann ein Redaktionssystem unverzichtbar wird
Technische Dokumentation Vergleich
- 08.07.2025
Komplexität, Zeitdruck und Mehrsprachigkeit: die Herausforderungen der Technischen Redaktion
Viele Unternehmen kennen folgende Situation: Technische Produkte werden immer variantenreicher und individueller. Somit sind ständige Anpassungen der Dokumentation erforderlich. Wer hier mit "Copy and Paste" arbeitet, muss Änderungen an kopierten Inhalten an zahlreichen Stellen im Dokument nachziehen. Die Folgen sind Unübersichtlichkeit, Fehleranfälligkeit und ein hoher Zeitaufwand.Ein weiteres Problem ist der Zeitdruck. Technische Dokumentationen müssen vielerorts zeitgleich zur Entwicklung eines Produkts erstellt werden, da viele Maschinen ohne eine vollständige Dokumentation gar nicht in Betrieb genommen werden dürfen. Das bedeutet, dass Redakteure oft unter Hochdruck arbeiten, während Produktdetails noch in der finalen Abstimmung sind.
Darüber hinaus erfordert die zunehmende Internationalisierung zusätzliche Ressourcen. Dokumentationen müssen in verschiedene Sprachen übersetzt und dabei auch regionale Besonderheiten berücksichtigt werden. Dies erhöht die Kosten und verlängert die Durchlaufzeiten bei der Dokumentationserstellung erheblich.
Ein Handbuch wird zudem meist nicht mehr nur als gedrucktes Buch benötigt, sondern muss auch als durchsuchbare Website, PDF oder in anderen Zielformaten verfügbar sein.
Wer sich in diesen Punkten wiederfindet, sollte sich mit der Implementierung eines leistungsfähigen Redaktionssystems beschäftigen. Idealerweise handelt es sich dabei um ein XML-basiertes Component Content Management System (kurz CCMS). Denn führende Lösungen dieser Art können Technische Redakteure erheblich entlasten. Deutlich wird dies beispielsweise bei einem Blick auf die Funktionen der Software SCHEMA ST4 von Quanos.
Technische Dokumentation im Vergleich: Diese Vorteile hat ein CCMS
Der zentrale Vorteil von Systemen wie SCHEMA ST4 liegt im Vergleich in der Modularisierung der Inhalte: Technische Dokumentationen werden in kleine, wiederverwendbare Text- und Bildbausteine zerlegt. Diese Bausteine werden zentral verwaltet und lassen sich mehrfach in unterschiedlichen Dokumenten nutzen. Änderungen müssen nur einmal vorgenommen werden und wirken sich automatisch auf alle zugehörigen Dokumente aus. Dadurch entfällt das fehleranfällige "Copy and Paste". Redakteure können sich zudem stärker auf die inhaltliche Qualität der Texte konzentrieren.Ein Component Content Management System (CCMS) wie SCHEMA ST4 erleichtert auch den Übersetzungsprozess erheblich. Statt das gesamte Dokument in verschiedene Sprachen zu übersetzen, werden nur die Bausteine übertragen, die noch nicht in der jeweiligen Sprache vorliegen. Dies spart einerseits Zeit und senkt andererseits die Übersetzungskosten.
Durch die Trennung von Layout, Inhalt und Struktur wird außerdem das Publizieren in unterschiedlichen Zielformaten deutlich effizienter. Das Layout wird automatisch erzeugt und kann bei Bedarf angepasst werden, ohne den Inhalt verändern zu müssen.
Ein weiterer Vorteil liegt in den Schnittstellen zu anderen Systemen: SCHEMA ST4 lässt sich nahtlos in bestehende IT-Landschaften integrieren und ermöglicht automatisierte Workflows, was die Effizienz in der Dokumentationserstellung zusätzlich erhöht.
Katrin Thelen von der bess AG nutzt SCHEMA ST4 bereits länger, um Technische Dokumentationen zu erstellen. Sie bringt die Vorteile des Redaktionssystems auf den Punkt: "Ich würde definitiv nicht mehr ohne Redaktionssystem arbeiten wollen! Es gibt kein stupides "Copy and Paste" mehr und keine ärgerlichen Übertragungsfehler. Meine Arbeit besteht nun weniger aus Schreiben und mehr aus Planen und Auszeichnen. Insgesamt ist die Arbeit für mich nun schneller, leichter und effizienter geworden."
Über den Anbieter
Die Lösungen von Quanos richten sich sowohl an mittelständische Unternehmen als auch an globale Konzerne. Sie sind speziell auf die Anforderungen komplexer Branchen wie Maschinenbau, Anlagenbau und Medizintechnik zugeschnitten.
Neben Redaktionssystemen bietet Quanos auch Service-Informationsmanagement-Lösungen an, wodurch eine nahtlose Verbindung zwischen Produkt- und Servicedaten ermöglicht wird. Dies sorgt nicht nur für eine höhere Effizienz, sondern verbessert auch die Kommunikation zwischen den Abteilungen.
