Nebenkostenabrechnung: Was Mieter und Vermieter 2025 wissen müssen
Als Mieter haben Sie zudem das Recht, alle Originalbelege, auf deren Basis die Nebenkostenabrechnung erstellt wurde, anzufordern.
Foto: dpaDie Höhe der Nebenkostenabrechnung ist in Deutschland im vergangenen Jahr im Schnitt um zehn Prozent gestiegen. Noch deutlicher fiel der Preiszuwachs dem Deutschen Mieterbund (DMB) zufolge bei Heizung, Gas und Warmwasser mit einem Plus von 18 Prozent aus.
Zu spüren bekommen Mieter die Mehrkosten jedoch erst Monate später. Denn die jährliche Nebenkostenabrechnung trifft in der Regel erst im Folgejahr ein. Worauf Mieter und Vermieter achten sollten:
Warum bekommen Mieter jährlich eine Nebenkostenabrechnung?
Zusätzlich zur Nettokaltmiete muss der Mieter jeden Monat einen fixen Betrag an Nebenkosten bezahlen, also die Bruttowarmmiete. Nach dem Ende eines Jahres erstellt der Vermieter dann eine Nebenkostenabrechnung für das abgelaufene Jahr. Dort werden alle Kosten aufgelistet, die neben der Kaltmiete vom Mieter zu bezahlen sind. Diese Abrechnung, auch Betriebskostenabrechnung genannt, muss dem Mieter in einer gesetzlich vorgeschriebenen Frist übermittelt werden. Diese Frist legt das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) fest. Dabei gibt es für den Mieter zwei mögliche Szenarien:
- Der Mieter hat im Laufe des Jahres zu viel an den Vermieter gezahlt. In diesem Fall bekommt der Mieter Geld erstattet oder es wird mit kommenden Kosten verrechnet.
- Die Nebenkosten übersteigen die gezahlte Warmmiete des Mieters und dieser muss Geld nachzahlen.
Was darf der Vermieter in den Nebenkosten abrechnen?
Zu den Nebenkosten, auch Betriebskosten genannt, gehören alle Kosten, die neben der Miete für eine Wohnung, ein Haus oder ein Grundstück anfallen. Diese kann der Vermieter auf die Mieter umlegen.
Laut der bundesweit geltenden Betriebskostenverordnung (BetrKV) dürfen Vermieter folgende Nebenkosten in die Betriebskostenabrechnung aufnehmen:
- Grundsteuer
- Warmwasser- und Heizkosten
- Müllabfuhr und Straßenreinigung
- Hausreinigung
- Fahrstuhlbetrieb
- Wasser- und Abwassergebühren
- Hausmeister
- Gartenpflege
- Schornsteinfeger
- Beleuchtung
- Versicherungen
- Sonstige Betriebskosten
Nebenkostenabrechnung: Was bedeuten die „Sonstigen Betriebskosten“?
Dem Vermieter steht es der BetrKV nach frei, Mietern weitere Kosten in Rechnung zu stellen. Diese kann sie oder er als „sonstige Neben- oder Betriebskosten“ in die Nebenkostenabrechnung aufnehmen. Dabei sollten Mieter die einzelnen Kostenpunkte stets überprüfen, erklärt Jutta Hartmann, Juristin und Leiterin der Öffentlichkeitsarbeit beim DMB.
Demnach müssten alle in Rechnung gestellten Kosten auch vertraglich vereinbart worden sein. Andersherum dürften Vermieter Kosten, die nicht im Mietvertrag aufgeführt sind, dem Mieter auch nicht über die „sonstigen Nebenkosten“ in Rechnung stellen.
Zudem müsse es sich laut Hartmann um regelmäßig anfallende, objektbezogene Kosten handeln – etwa die Wartung von Aufzügen, Rauchmeldern oder Alarmanlagen. Einmalige Kosten, zum Beispiel die Entfernung von Graffiti, dürften Vermieter nicht an den Mieter weiterreichen.
Wie berechnen sich die Nebenkosten?
Der Umlageschlüssel für die Nebenkosten ist meist im Mietvertrag festgelegt. Ist das nicht der Fall, können die Betriebskosten nach entweder Wohnungsgröße/Wohnfläche, Verbrauch, Wohneinheit oder Personenzahl verteilt werden.
Ist der Vermieter zur Nebenkostenabrechnung verpflichtet?
Nach der Betriebskostenverordnung steht der Vermieter in der Pflicht, einmal jährlich eine Betriebskostenabrechnung zu erstellen und seinen Mietern zukommen zu lassen. Dabei müssen Vermieter laut Betriebskostenverordnung einige Angaben einhalten. Eine Checkliste zeigt die nötigen Angaben, die Vermieter immer berücksichtigen müssen:
- Abrechnungszeitraum
- Erstellung der Gesamtkosten
- Errechnung des Mieteranteils
- Erläuterung des Umlageschlüssels/Verteilerschlüssels
- Verrechnung der Betriebskosten mit den bereits gezahlten Nebenkosten des Mieters
Sollte mindestens eine der Angaben in der Nebenkostenabrechnung fehlen, genügt diese nicht den gesetzlichen Anforderungen. Mieter können dann innerhalb eines Jahres nach Erhalt Einspruch erheben. Danach könne ein Mieter die Abrechnung nur noch in Ausnahmefällen beanstanden, erklärt die Rechtsexpertin Hartmann.
Haben Mieter die Nebenkostenabrechnung einmal anerkannt, ist diese gültig. Ganz egal, ob die Abrechnung den gesetzlichen Anforderungen entspricht oder nicht. Das hat der Bundesgerichtshof im Jahr 2020 entschieden (BGH Urteil v. 28.10.2020 - VIII ZR 230/19).
Nebenkostenpauschale oder Betriebskostenabrechnung?
Die Pflicht der Erstellung einer Nebenkostenabrechnung können Vermieter auch anders regeln: Der Vermieter kann anstatt der jährlichen Betriebskostenabrechnung eine Nebenkostenpauschale erheben. Bei einer Nebenkostenpauschale bezahlt der Mieter zusammen mit der monatlichen Miete einen fixen Betrag, der vorher im Mietvertrag festgelegt wird.
Mieter wie auch Vermieter müssen in diesem Fall jedoch sorgfältig vorgehen. Die vereinbarte Nebenkostenpauschale hat grundsätzlich Bestand. Wollen Vermieter diese erhöhen, ist das laut der Juristin Hartmann nur dann möglich, wenn sich der Vermieter im Mietvertrag ein Anpassungsrecht vorbehalten hat. Enthält der Mietvertrag hingegen keine Anpassungsmöglichkeit, müssten Mieter eine Erhöhung nicht hinnehmen.
Welche Fristen müssen bei der Nebenkostenabrechnung eingehalten werden?
Nach der Erstellung der Abrechnung hat der Vermieter zwölf Monate Zeit, die Betriebskostenabrechnung an den Mieter zu übermitteln. Der Abrechnungszeitraum entspricht meist einem Kalenderjahr. Für das Jahr 2023 lief die Frist also am 31. Dezember 2024 ab. Für 2024 läuft sie am 31. Dezember 2025 aus. Bis dahin müssen die Mieter ihre Nebenkostenabrechnung erhalten haben. Nach Paragraph 195 des BGB haben sowohl Mieter als auch Vermieter drei Jahre Zeit, entsprechende Nachzahlungen geltend zu machen.
Wird die Nebenkostenabrechnung nicht innerhalb von zwölf Monaten an den Mieter übergeben, so hat der Vermieter keinen weiteren Anspruch auf eventuell anfallende Nachzahlungen des Mieters. Der Vermieter habe jedoch weiterhin die Pflicht, zu viel gezahlte Beträge zurückzuerstatten, lässt Hartmann zur geltenden Rechtslage wissen.
Was tun, wenn die Betriebskostenabrechnung fehlerhaft ist?
Der Mieterbund empfiehlt, darauf zu achten, ob alle in der Abrechnung aufgeführten Nebenkosten auch im Mietvertrag stehen. Darüber hinaus sei die in der Abrechnung zugrunde gelegte Quadratmeterzahl und der angewandte Verteilerschlüssel relevant. Diese müssten laut Hartmann mit den tatsächlichen Fläche der Mietwohnung übereinstimmen.
Ein Anhaltspunkt für eine erste Überprüfung können die Abrechnungen der Vorjahre sein, ergänzt die Juristin. Ergeben sich dabei erhebliche Abweichungen, könne es sinnvoll sein, sich Einsicht in die Originalbelege zu verschaffen. Dazu haben Mieter das Recht, wobei sie der Nebenkostenabrechnung widersprechen können. Die Frist für den Widerspruch der Nebenkostenabrechnung beträgt zwölf Monate.
Für Vermieter hingegen sind bei der korrekten Erstellung der Nebenkostenabrechnung folgende Punkte maßgeblich:
- Ist der Abrechnungszeitraum korrekt angegeben?
- Wurde die Frist eingehalten?
- Ist der Umlageschlüssel richtig angewandt und berechnet worden?
- Entsprechen die umgelegten Nebenkosten dem Recht des Vermieters?
- Wurden die Kostenpositionen richtig aufgeführt?
- Sind die Gesamtkosten enthalten und richtig berechnet?
- Entsprechen alle Angaben den Vereinbarungen des Mietvertrags?
Energiepreise: Darf der Vermieter höhere Abschlagszahlungen wegen gestiegener Gaskosten verlangen?
Grundsätzlich kann der Vermieter monatliche Vorauszahlungen erhöhen, wenn der Mieter durch gestiegene Heizkosten mit einer hohen Nachzahlung konfrontiert wird. Allerdings ergibt sich ein gesetzlicher Anspruch erst nach der Jahresabrechnung.
Davor kann der Vermieter ausschließlich unter Zustimmung des Mieters die Vorauszahlung erhöhen. Die Erhöhung ist dann in beiden Fällen vom Vermieter zu begründen, betont Hartmann. Daraus muss sich konkret ergeben, worauf der Vermieter die Erhöhung stützt. Unzulässig sei eine pauschale Begründung, die Kosten würden „sicherheitshalber“ erhöht. Ist die Erhöhung für den Mieter nicht nachvollziehbar, kann er auch in diesem Fall Widerspruch einlegen.
Dieser Artikel erschien bereits im Dezember 2020. Der Artikel wurde am 31.03.2025 erneut geprüft und mit leichten Anpassungen aktualisiert.