Steuererklärung fürs Steuerjahr 20202: Steuern sparen durch das Homeoffice

Weil das Gesetz erst im Dezember verabschiedet wurde, fehlt in den Steuerformularen für 2020 ein entsprechendes Kästchen. Die Pauschale muss daher unter „Sonstige Werbungskosten“ erfasst werden.

Bei der Anerkennung eines Arbeitszimmers hingegen gelten strengere Regeln: „Es muss ein abtrennbarer Raum sein, der ausschließlich zum Arbeiten genutzt wird“, sagt Dennis Konrad, Mitgründer des Start-ups Express-Steuer. „Außerdem sollte die private Mitbenutzung unter zehn Prozent liegen“, ergänzt Stefan Weber, Professor an der Hochschule Neu-Ulm.

Hometrainer, Gästebett, Kleiderschrank oder Kinderspielecke seien damit tabu. Raum und Einrichtung „sollten auf Nachfrage am besten durch einen Grundriss der Wohnung sowie Fotos gegenüber dem Finanzbeamten belegt werden können“, empfiehlt der Wissenschaftler. Manchmal erscheinen die Finanzbeamten sogar unangekündigt, um das Arbeitszimmer zu besichtigen. Ob solche „Überrumpelungsfälle“ rechtens sind, darüber will der Bundesfinanzhof in diesem Jahr entscheiden (Az. VIII R 8/19).

Haupt- oder Nebenarbeitsplatz für Arbeitszimmer entscheidend

Zudem muss unterschieden werden, ob das Arbeitszimmer den Mittelpunkt der beruflichen Tätigkeit darstellt. „Dies wird dann gelingen, wenn an mindestens drei von fünf Tagen pro Woche in den eigenen vier Wänden gearbeitet wird und die für den Beruf wesentlichen Leistungen dort ausgeübt werden können“, erklärt Weber. Das trifft in erster Linie auf Freiberufler zu. Für diesen Fall können alle entstandenen Kosten des Arbeitszimmers in voller Höhe in der Steuererklärung abgesetzt werden.

Wenn der Tätigkeitsmittelpunkt außerhalb der Wohnung liegt, ist das Arbeitszimmer nur dann steuerlich absetzbar, wenn der Arbeitgeber keinen anderen Arbeitsplatz zur Verfügung stellt. Das gilt beispielsweise für Lehrer, die in der Schule unterrichten, aber den Stoff zu Hause vorbereiten müssen. Beim Finanzamt können diese Steuerzahler ihr Arbeitszimmer dann mit bis zu 1250 Euro in Abzug bringen. „Nutzen Paare das Zimmer gemeinsam, können beide die jeweiligen Aufwendungen abziehen“, weiß Weber.

Wer vom Arbeitgeber einen Arbeitsplatz zur Verfügung gestellt bekommt, sich mit dem Chef jedoch trotzdem auf teilweise oder komplette Heimarbeit einigt, kann sein Arbeitszimmer nicht absetzen. Ihm bleibt nur die Homeoffice-Pauschale.

In der Corona-Pandemie gibt es von dieser Regelung jedoch eine Ausnahme: Im Rahmen einer kleinen Anfrage der FDP-Bundestagsfraktion (Drucksache 19/19321) erklärte die Bundesregierung, dass ein Arbeitsplatz auch dann nicht zur Verfügung stehe, „wenn der Steuerpflichtige sich wegen der Coronakrise dazu entschieden hat, von zu Hause aus zu arbeiten oder seinen Arbeitsplatz aus Gründen des Gesundheitsschutzes nicht aufzusuchen“.

Eine explizite Anordnung des Chefs braucht es demnach nicht. Weber empfiehlt dennoch, dies durch eine schriftliche Bestätigung des Arbeitgebers untermauern zu lassen, die bei Nachfragen des Finanzamts vorgelegt werden kann. Wer also wegen Corona aufs Arbeitszimmer ausweicht, das zudem den Kriterien des Finanzamts entspricht, kann zumindest 1250 Euro steuerlich geltend machen.

Achtung: Wer die meiste Zeit im Büro verbringt und nur ein oder zwei Tage im Homeoffice, kann dafür nur noch die Homeoffice-Pauschale geltend machen.

Arbeitszimmer darf nicht zu groß sein

Die Aufwendungen für ein Arbeitszimmer zählen zu den Werbungskosten. In der Steuererklärung wird der Betrag in Zeile 44 der Anlage N eingetragen. „Geltend gemacht werden können die tatsächlich angefallenen Kosten, also die anteilige Warmmiete einschließlich Nebenkosten“, gibt Konrad an. Dazu zählen Strom, Heizung, Müllabfuhr, Reinigung oder Hausratpolice. „Wird im Eigenheim gearbeitet, können anstelle der Miete die anteiligen Gebäudeabschreibung sowie Kreditzinsen in Abzug gebracht werden“, ergänzt Weber.

Steuerzahler sollten jedoch dabei eine Sache beachten: „Das Arbeitszimmer muss im angemessenen Verhältnis zur Gesamtwohnung stehen“, so Konrad. Bei einer Wohnfläche von 100 Quadratmetern sind das seiner Erfahrung nach zehn bis 20 Quadratmeter.

Kosten bis 1250 Euro akzeptiert das Finanzamt in der Regel problemlos, hat Konrad beobachtet. Alle, die mehr geltend machen wollen, müssten mit einer besonders peniblen Prüfung durch die Finanzbeamten rechnen. „Wer nur 50 Euro mehr einreichen will, sollte es lieber bei den 1250 Euro belassen, um eine Sonderprüfung zu vermeiden“, ist Konrads Tipp.

Die Homeoffice-Pauschale kann jeder nutzen, der von zu Hause aus seinen Job ausübt. „Egal, ob der Chef ihn dazu aufgefordert hat oder man freiwillig zu Hause arbeitet“, weiß Konrad. In der Begründung des Jahressteuergesetzes sind allerdings ein paar Voraussetzungen aufgelistet, die erfüllt sein müssen: So dürfen die fünf Euro nur einmal pro Tag angesetzt werden, auch wenn man mehrere Jobs hat.

Außerdem kann die Pauschale nur geltend gemacht werden, wenn der komplette Arbeitstag zu Hause verbracht wurde. Sobald ein Arbeitnehmer kurz ins Büro fährt oder Kundentermine wahrnimmt, kann sie statt der Pauschale nur die Fahrtkosten abrechnen.

Für wen sich die Homeoffice-Pauschale lohnt

„Wer ein eigenes Arbeitszimmer hat, kommt in der Regel damit steuerlich besser weg als mit der neuen Pauschale“ betont Konrad. Für die Küchentisch- und Schlafzimmerarbeiter gilt: „Steuerlich bemerkbar macht sich die Homeoffice-Pauschale erst, wenn die gesamten Werbungskosten über den Sockelbetrag von 1000 Euro steigen“, erklärt der Gründer.

Die Homeoffice-Pauschale soll primär ein Ausgleich für die Pendler sein, die seltener ins Büro fahren und folglich nicht mehr Fahrtkosten in der bisherigen Höhe geltend machen können.

Aber auch bei Berufspendlern gibt es Unterschiede. Wer einen eher längeren Anfahrtsweg hat, für den deckt die Homeoffice-Pauschale nicht die bisher geltend gemachten Fahrtkosten. Auf der Seite von Express-Steuer gibt es einen Onlinerechner, bei welchem Homeoffice-Anteil man wie viel Steuern spart. Konrad hat ermittelt: „Nur wer bis zu 17 Kilometer zur Arbeit pendelt, für den lohnt sich die Homeoffice-Pauschale gegenüber der Pendlerpauschale.“

Im Klartext: Wer einen längeren Arbeitsweg hat, aber nun plötzlich stattdessen von zu Hause aus, aber nicht im Arbeitszimmer arbeitet, wird weniger Werbungskosten haben als in den Jahren zuvor. Wer zuvor die 1000 Euro überschritten und damit einen Steuerspareffekt hatte, wird nun mehr Steuern zahlen müssen als früher. Gleichzeitig spart er allerdings auch Spritkosten.

Im Gesetz heißt es: „Mit der Tagespauschale sind alle (Mehr-)Aufwendungen für die Nutzung der häuslichen Wohnung abgegolten.“ Der Bund der Steuerzahler (BdSt) interpretiert dies als die Kosten für Strom oder Gas, Heizung und Wasser.

Wer aus dem häuslichen Arbeitszimmer dienstlich telefoniert oder das Internet nutzt, kann die Kosten sowie eventuelle Grundgebühren bei der Steuer absetzen. Laut BdSt würden pauschal 20 Prozent der Rechnung, maximal 20 Euro pro Monat, anerkannt. Wer einen Einzelverbindungsnachweis von seinem Telefonanbieter bekomme oder selbst entsprechende Aufzeichnungen führe, kann auch höhere Kosten absetzen, erläutert der Verband.

Ob auch diejenigen, die die Homeoffice-Pauschale nutzen, die Telefon- und Internetkosten ebenfalls zusätzlich geltend machen dürfen, ist noch unklar. Möglicherweise wird es dazu noch ein Anwendungsschreiben des Bundesfinanzministeriums geben. Bis dahin sollten Steuerzahler mit Homeoffice-Pauschale die Kosten gesondert angeben, rät der BdSt.

Welche Anschaffungen abgesetzt werden können

Alles, was als Einrichtung für das Arbeiten von zu Hause angeschafft wird, kann bei der Steuererklärung als Werbungskosten angegeben werden. Für Kleinkram wie Stifte, Notizblöcke und Druckerpapier erkennt das Finanzamt in der Regel 110 Euro an, für Kontoführungsgebühren 16 Euro. „Auch Alltagsmasken dürften absetzbar sein“, meint Start-up-Gründer Konrad.

Geringwertige Wirtschaftsgüter, das sind „selbstständig nutzbare, bewegliche und abnutzbare Gegenstände“ – zum Beispiel ein Schreibtisch, Computer, Drucker, Telefon oder Datenträger – können bis zu einem Nettobetrag von 800 Euro in einem Jahr komplett steuerlich abgesetzt werden. Achtung: Geräte, die nur zusammen betrieben werden können, zum Beispiel Drucker und Computer oder Monitor und Computer müssen dabei zusammen angesetzt werden, warnt das Portal „Finanztip“. So kann die 800-Euro-Grenze schnell überschritten werden.

Es müssen übrigens nicht unbedingt neue Produkte sein. Das Finanzamt beteiligt sich auch an gebraucht erworbener Büroausstattung. „Die Kosten von Schreibtisch, Bürostuhl oder Schreibtischlampe aus zweiter Hand müssen aber glaubhaft gemacht werden können“, erklärt Uwe Rauhöft vom Bundesverband Lohnsteuerhilfevereine (BVL). Der Steuerpflichtige braucht also einen Kaufnachweis.

Alles, was teurer als 800 Euro netto war, muss über mehrere Jahre abgeschrieben werden. Für Computer gelten zum Beispiel drei Jahre, für Möbel 13 Jahre. Die Abschreibungsdauer richtet sich nach den Afa-Tabellen des Bundesfinanzministeriums. Doch auch hier hat der Steuergesetzgeber für die Jahre 2020 und 2021 pandemiebedingt Erleichterungen eingeführt. „Können Büromöbel für zum Beispiel 1300 Euro normalerweise nur mit 100 Euro jährlich abgeschrieben werden, erhöht sich der Abschreibungsbetrag Corona-bedingt 2020 auf immerhin 250 Euro“, so Steuer-Professor Weber.

Um die Arbeitsmittel komplett als Werbungskosten abzusetzen, müssen sie zu mindestens 90 Prozent für berufliche Zwecke genutzt werden, weiß Weber. Ohne Nachweis akzeptiert das Finanzamt eine Aufteilung 50 zu 50.

Regeln für privat genutzte oder privat angeschaffte Arbeitsmittel

Wird das Arbeitsmittel nur anteilig beruflich genutzt, müssen die Anschaffungskosten entsprechend aufgeteilt werden. Auch hier ist die Höhe des Kaufpreises entscheidend, ob die Kosten in einem Jahr abgesetzt werden dürfen. Wer 2020 zum Beispiel einen Computer für 800 Euro netto gekauft hat und ihn zur Hälfte beruflich nutzt, kann 400 Euro sofort vollständig absetzen. War das Gerät teurer, muss es über drei Jahre abgeschrieben werden.

Die Berechnung erfolgt dabei monatsweise: Einen Computer, der 900 Euro gekostet hat und zur Hälfte beruflich genutzt wird, müssen Steuerzahler also in 36 Monatsraten zu je 12,50 Euro abschreiben. Wer das Gerät erst im Dezember 2020 angeschafft hat, kann für 2020 nur einmal 12,50 Euro geltend machen.

Wer sich privat im vergangenen Jahr oder davor einen Schreibtisch, Bürostuhl oder Computer zugelegt hat, den er jetzt im Homeoffice vorwiegend beruflich nutzt, kann die Kosten ebenfalls steuerlich geltend machen, erklärt Rauhöft. Im Fachjargon der Finanzbeamten heißt das „umwidmen“. „Hier kann aber nicht einfach der Neuwert angesetzt werden“, sagt der Experte. „Es muss der Restwert ermittelt werden.“

Er gibt ein Beispiel: Der Steuerzahler kauft im März 2019 einen Schreibtisch für 850 Euro, ab März 2020 wird dieser beruflich genutzt. Da Büromöbel über einen Zeitraum von 13 Jahren abgesetzt werden müssen, wird hier ein Dreizehntel für die Zeit von März 2019 bis Februar 2020 abgezogen. Es verbleiben 785 Euro. Da dieser Betrag unter der Grenze von 800 Euro liegt, können die Ausgaben in voller Höhe als Werbungskosten abgezogen werden.

Allerdings müssen Sie damit rechnen, dass das Finanzamt Nachweise wie einen Kassenbon über Ihre ursprünglichen Anschaffungskosten verlangt. „Bewahren Sie diese während der Abschreibungsdauer am besten auf“, rät das Portal „Finanztip“.

Vorsicht bei der Pendlerpauschale

Wer nicht mit dem Auto ins Büro fährt, sondern von zu Hause aus arbeitet, kann entsprechend weniger Fahrtkosten geltend machen. Hier rechnen die Finanzbeamten sofort nach. Wer trotz Homeoffice einfach dieselben Pendlertage aus dem Vorjahr einträgt, begeht Steuerbetrug.

Besser haben es da die Besitzer von Zeitkarten für den Nah- und Fernverkehr. „Sie können ihr Jahresticket voll in Abzug bringen, auch wenn sie 2020 tatsächlich weniger als geplant oder während der Lockdowns gar nicht zur Arbeit gefahren sind“, sagt Weber.

Dasselbe gelte für Kunden der Bahncard 100. „Kann der Steuerzahler nachweisen, dass er die Bahncard bereits vor Beginn der Pandemie angeschafft hat oder dass diese auch bei weniger Fahrten noch die wirtschaftlichste Form des Pendelns darstellt, kann auch hier mit einem vollen Abzug von der steuerlichen Bemessungsgrundlage gerechnet werden“, erklärt der Wissenschaftler.