Krankmeldung: Das müssen Sie 2025 zur eAU wissen

Elektronische Krankschreibung: Gibt's die AU aus Papier noch?

Die elektronische AU gibt es nur für gesetzlich, nicht aber für privat Versicherte und auch nur, wenn ein Angestellter sich von einem Vertragsarzt krankschreiben lässt. Zudem erhalten gesetzlich Versicherte auch weiter ihren Teil der AU in Papierform. Warum, das erklärt Anwältin Krupa-Soltane so: „Darin ist die Diagnose enthalten, die der Arbeitnehmer seinem Arbeitgeber üblicherweise nicht mitteilt.“ Bis auch dieser Part digitalisiert ist, dauert es noch.

Wie viele Tage dürfen Sie ohne Krankmeldung ausfallen?

Wer krankheitsbedingt ausfällt, muss dies seinem Arbeitgeber unverzüglich mitteilen. Dies gilt laut Entgeltfortzahlungsgesetz auch, wenn Sie nicht sofort zum Arzt müssen.

Das neue eAU-Verfahren ändert daran nichts. Arbeitsrechtsexpertin Krupa-Soltane sagt: „Sofern im Arbeitsvertrag nichts anderes vereinbart ist, sollen Arbeitnehmer spätestens am vierten Krankheitstag ihrem Arbeitgeber eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vorlegen.“

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Wer sich also am Montag beim Chef zum Beispiel telefonisch krankmelde, müsse sich spätestens am Donnerstag vom Arzt krankschreiben lassen. Das sei wie gehabt rückwirkend bis zu drei Tage möglich.
Bei wem ein längerer Klinikaufenthalt anstehe, der müsse den Arbeitgeber auch weiterhin über die voraussichtliche Dauer informieren: „Ich bin die nächsten zwei Wochen krank.“ Wer vergisst, sich rechtzeitig beim Arbeitgeber abzumelden, könne dafür abgemahnt werden, warnt die Juristin.

Müssen Angestellte Vorgesetzte noch über Arbeitsunfähigkeit informieren?

„Ja, das müssen sie“, sagt Arbeitsrechtsexpertin Krupa-Soltane. Denn erst nachdem der Arbeitgeber vom Versicherten über die Krankschreibung informiert worden sei, dürfe der Chef das Online-System zum Abruf der eAU nutzen.

Wie melden sich Arbeitnehmer richtig krank?

Gibt der Arbeitgeber nicht vor, wie die Krankmeldung mitzuteilen ist, sind alle Wege erlaubt, sagt André H. Tüffers, Fachanwalt für Arbeitsrecht aus Düsseldorf. Beispielsweise sei die Meldung per Telefon, Fax, E-Mail oder WhatsApp möglich. Legt sich ein Unternehmen dagegen etwa auf E-Mail fest, muss es auch dafür sorgen, dass jeder Arbeitnehmer darauf zugreifen kann.

Was erfährt der Arbeitgeber über die eAU zu Ihrer Krankheit?

Mit der elektronische Krankmeldung werden nach Angaben der Verbraucherzentrale folgende Daten an den Arbeitgeber übermittelt:

Der Arbeitgeber erfährt nicht den Namen des Arztes, der die eAU ausgestellt hat, und auch nicht die Diagnose.

Darf der Arbeitgeber eine eAU früher anfordern?

Der Arbeitgeber darf eine ärztliche Bescheinigung bereits ab dem ersten Tag der Arbeitsunfähigkeit anfordern, erklärt Tüffers. Arbeitgeber können Tüffers zufolge somit die gesetzliche Regelung ändern, dass eine eAU erst ab dem vierten Krankheitstag fällig ist. Dafür muss er weder den Arbeitsvertrag ändern noch eine Begründung geben.

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Allerdings müsse der Arbeitnehmer stets handlungsfähig sein, erklärt Tüffers. Plötzlich eine AU am Nachmittag des ersten Krankheitstags zu fordern, sei nicht zulässig. Der Arbeitnehmer habe in diesem Fall wenig Chancen, noch am selben Tag einen Arzttermin zu bekommen.

Außerdem gelte der Gleichbehandlungsgrundsatz, sagt Fachanwalt Tüffers. Wenn in einer Firma zum Beispiel Ältere in letzter Zeit häufiger krank waren als Jüngere, dürfe der Arbeitgeber den Zeitraum für eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung pauschal bei Älteren nicht plötzlich kürzen.

Krankmeldung: Ab wann ist ein Missbrauchsverdacht gegeben?

Für ein anderes Vorgehen müsse ein sachlicher Grund vorliegen, sagt Fachanwalt Tüffers. Meldet ein Arbeitnehmer etwa sehr häufig Kurzerkrankungen, die nur ein bis drei Tage dauern, oder fällt er regelmäßig montags oder freitags aus, sei ein Missbrauchsverdacht gegeben. In Einzelfällen sei dann eine Ungleichbehandlung zulässig. Alle Mitarbeiter, bei denen ein Missbrauchsverdacht vorliegt, muss der Arbeitergeber dabei jedoch grundsätzlich gleich behandeln.

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Kann man sich ohne Arztbesuch krankschreiben lassen?

Menschen mit leichten Atemwegserkrankungen können sich ohne einen Praxisbesuch krankschreiben lassen. Ein Anruf genügt in diesem Fall. Vorausgesetzt, der oder die Erkrankte ist dem jeweiligen Arzt bekannt. Dann sind telefonisch bis zu fünf Tage möglich. Für eine Verlängerung muss der Patient die Arztpraxis besuchen. Wenn der Arzt die Erstbescheinigung bei einem Besuch in der Praxis ausgestellt hat, kann er sie telefonisch verlängern. In allen Fällen darf es sich um keine schwere Erkrankung handeln, die einer persönlichen Untersuchung bedarf.

Was passiert, wenn ich im Krankheitsfall kein Attest abgebe?

Weist ein Arbeitnehmer einen krankheitsbedingten Ausfall nicht per ärztlicher Bescheinigung nach, können laut Rechtsanwalt Tüffers ernsthafte Folgen drohen. Nach einer einschlägigen Abmahnung sei mit einer Kündigung zu rechnen. „Die Abmahnung hat eine Warnfunktion. Ähnlich wie eine Gelbe Karte“, erklärt der Fachanwalt. In der Abmahnung müsse der Arbeitgeber dann auf das konkrete Fehlverhalten und den Verstoß gegen die Anzeige- beziehungsweise Nachweispflicht hinweisen. Eine direkte Kündigung wäre bei einem Einzelfall und ohne vorherige Abmahnung jedoch unverhältnismäßig.

Was hat sich für Arbeitgeber geändert?

Mancher Personalmanager bezeichnet das Prozedere als umständlicher, manche empfinden es als Erleichterung. Zuvor wartete der Arbeitgeber darauf, dass der Beschäftigte seine AU einreicht. Mit der eAU muss sich das Unternehmen selbst darum kümmern, die Bescheinigung rechtzeitig zu erhalten. Dafür braucht der Arbeitgeber aber nicht mehr hinter säumigen Angestellten herzulaufen.

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So ist der konkrete Ablauf: Der Arzt signiert die Krankschreibung elektronisch. Dieses Verfahren dauert einige Zeit, deswegen greifen die Mediziner zur Stapelsignatur: Der Arzt identifiziert sich nach Ende seiner Sprechstunde im System und signiert alle elektronischen AUs, die tagsüber aufgelaufen sind, und leitet sie erst dann digital an die Krankenkassen weiter.

Das heißt, für den Arbeitgeber macht es Sinn, frühestens einen Tag nach dem Arztbesuch die eAU anzufordern. „Der Arbeitgeber sollte dokumentieren, dass und wann ein Angestellter mitgeteilt hat, dass er krank ist“, rät die Arbeitsrechtlerin.

Worauf müssen Arbeitgeber bei der eAU besonders achten?

Ein Arbeitgeber darf nicht pauschal oder prophylaktisch für alle Arbeitnehmer elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen bei den Krankenkassen abrufen. „Das gilt nur dann, wenn sein Mitarbeiter sich krankgemeldet hat und zudem noch weiter bei ihm beschäftigt ist“, erläutert Krupa-Soltane den Anwendungsrahmen.

Was passiert, wenn der Arzt weiter krankschreibt?

Die Folgebescheinigung ist ein neuer Prozess. Alles, von der Info an den Arbeitgeber bis zu dessen Abruf der eAU bei der Versicherung, beginnt von vorn.

Gibt es Ärzte, die keine elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ausstellen?

Privatärzte und -kliniken sind nicht dazu verpflichtet, sich an das elektronische AU-System anzuschließen. Sie stellen weiterhin den klassischen „gelben Schein“ aus, dessen Arbeitgeberteil vom Versicherten dann an die Personalabteilung übermittelt werden muss.

Gibt es Unterschiede zwischen Kassen- und Privatpatienten?

Ja, für Privatpatienten gibt es keine eAU. Sie nutzen weiterhin die AU aus Papier. Wird ein gesetzlich Versicherter von einem Privatarzt krankgeschrieben, kann der Arbeitgeber die eAU nicht abrufen.

Seit Anfang 2025 gibt es eine Änderung: Erhält die Krankenkasse einen Nachweis über Krankheitszeiten von einem Privatarzt oder aus dem Ausland, informiert sie den Arbeitgeber zwar darüber – allerdings ohne die genauen Zeiten weiterzugeben. „Diese Information ist daher keine offizielle Krankmeldung, sondern nur eine zusätzliche Info für den Arbeitgeber. Der Arbeitnehmer muss trotzdem noch einen Papiernachweis vorlegen“, sagt Juristin Krupa-Soltane.

Welche Berufsgruppe ist von der eAU ausgenommen?

Eine Ausnahme bilden gesetzlich versicherte Minijobber in privaten Haushalten. Arbeitgeber von Haushaltshilfen zum Beispiel können sich nicht an das eAU-System anschließen.

Können Ärzte auch im Ausland eine eAU ausstellen?

Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung funktioniert nur in Deutschland. „In diesem Fall sollten Arbeitnehmer eine Info zur Erkrankung wie bisher telefonisch, per E-Mail oder per Post durchgeben und eine entsprechende Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in Papierform oder digitalisiert einreichen“, rät Juristin Krupa-Soltane. Damit erfüllten sie die Anforderungen des Chefs.
Wie auch bei Untersuchungen durch Privatärzte gilt, dass die Krankenkasse den Arbeitgeber zwar informiert, falls ihr ein entsprechender Nachweis vorliegt. Aber da die Personalabteilung so noch keine genauen Zeitangaben erhält, kann auf die Papier-AU nicht verzichtet werden.

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Dieser Artikel erschien bereits im Dezember 2022 und wurde zuletzt im Februar 2025 umfassend aktualisiert. Er wurde am 07.04.2025 erneut geprüft und mit leichten Anpassungen aktualisiert.