Aufbewahrungsfristen: Bei welchen Unterlagen das Wegwerfen teuer werden kann
Welche Unterlagen sind wichtig, welche können in den Müll? Mitunter kann zu frühes Wegwerfen sehr teuer werden.
Foto: imago images / Westend61Frankfurt. In gut einer Woche endet die Frist für die Abgabe der Steuererklärung 2022. Damit steht auch das persönliche Finanzmanagement wieder einmal auf dem Prüfstand. Benötigt werden wichtige Belege und Vertragsdaten. Doch auch für weitere Zwecke ist ein privates Archiv wichtig, denn das verfrühte Wegwerfen oder Verbummeln von Dokumenten kann teuer werden.
Das gilt zum Beispiel im Versicherungsfall, um zu beweisen, wie viel ein beschädigter Gegenstand gekostet hat. Zudem gibt es auch für Privatleute gesetzliche Aufbewahrungspflichten – etwa für alle Belege zur Steuererklärung ab einer bestimmten Einkommenshöhe.
Sich darauf zu verlassen, dass zumindest alle bargeldlosen Zahlungen und Geldeingänge in den Kontoauszügen dokumentiert sind, kann zu unangenehmen Überraschungen führen. Nicht alle Banken bieten ihren Kunden kostenlosen Zugriff auf alte Kontobelege an.
Unsere Übersicht zeigt, welche Unterlagen Verbraucher einige Jahre aufheben sollten, welche Sie niemals entsorgen dürfen und wie man sich das Archivieren besonders einfach machen kann.
Kaufbelege – mindestens drei Jahre aufbewahren
Anders als Unternehmer sind Verbraucher nicht verpflichtet, Kaufbelege und Rechnungen aufzubewahren. Im eigenen Interesse sollten sie das aber tun. Für Gebrauchsgegenstände wie Elektrogeräte, Möbel oder Kleidung müssen Händler eine zweijährige Gewährleistung übernehmen. In dieser Zeit können Käufer Reparatur und Ersatz verlangen, wenn bei der Ware ein Mangel vorliegt. So rät IT-Fachanwältin Astrid Auer-Reinsdorff dazu, Kaufbelege mindestens drei Jahre aufzuheben.
Zudem gelten seit Inkrafttreten des digitalen Kaufrechts im Januar 2022 für Waren mit digitalen Elementen verlängerte Gewährleistungs- und Aktualisierungspflichten. Das betrifft etwa Smartphones, Notebooks oder Smart-Home-Anwendungen. „Die zugehörigen Belege sollten während der gesamten Lebensdauer der Waren aufbewahrt werden“, empfiehlt die Anwältin. Garantieunterlagen sollten mindestens für die Dauer der Garantie aufbewahrt werden.
Von wichtigen Kassenzetteln sollten zudem Kopien erstellt werden. Denn die Schrift auf dem Thermopapier verblasst mit der Zeit. Generell gilt: Wer auf Nummer sicher gehen will, sollte digitale Kopien anfertigen und die Originale im Safe verwahren.
Nützlich kann das private Archiv auch bei Rohrbruch, Brand oder Einbruch werden. Falls die Hausratversicherung einspringen muss, können Verbraucher dann nachweisen, wie viel die beschädigten oder gestohlenen Gegenstände gekostet haben.
Online-Rechnungen – mindestens drei Jahre
Große Onlinehändler oder auch Firmen wie Strom- und Mobilfunkanbieter verschicken häufig keine Rechnungen, sondern speichern sie im Onlinekundenportal. Kunden sollten diese aber regelmäßig herunterladen. Gleiches gilt für Rechnungen, die per Mail verschickt werden. Anwältin Auer-Reinsdorff erklärt: „Es gibt keine gesetzlichen Regelungen, wie lange Belege in Kundenportalen abrufbar sein müssen, und manche E-Mail-Provider löschen Altdaten.“
Echtheitszertifikate – während der Besitzzeit
Für wertvollen Schmuck, Kunst oder Designermöbel erhalten Käufer neben Kaufbelegen mitunter auch Echtheitszertifikate, die aufbewahrt werden sollten. Beim Veräußern oder Verschenken der Waren müssen sie weitergegeben werden.
Kontoauszüge – mindestens vier Jahre
Auch ein Kontoauszug kann als Beleg für einen Erwerb dienen. „Es kommt darauf an, dass mit dem Betrag und den weiteren Angaben auf dem Kontoauszug eine klare Zuordnung der Zahlung möglich ist“, erläutert die Berliner Anwältin.
Wer Online-Banking nutzt, sollte die verfügbaren Dokumente regelmäßig auf dem Computer speichern. Denn nicht alle Banken bieten zeitlich unbegrenzten und kostenlosen Zugriff auf die Dokumente. Eine Stichprobe des Handelsblatts unter zwölf großen Filial- und Direktbanken zeigt:
Meist bieten die Institute eine Umsatzübersicht, in der Kunden die aktuellen Girokonto-Buchungen einsehen können, und ein digitales Postfach, in dem Kontoauszüge in Dokumentenform gespeichert werden. Die Umsatz-Übersicht reicht zwischen 90 Tagen bei der Consorsbank – sofern das Finanzplaner-Tool nicht aktiviert wurde – und drei Jahren bei der Hamburger Sparkasse zurück. Bei N26 werden in einer Transaktionsliste alle bisherigen Umsätze angezeigt.
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In der Regel stellen Banken monatlich einen Kontoauszug in ein Online-Postfach ein. Bei einigen Instituten sind die Dokumente dort dauerhaft verfügbar. Berliner Volksbank, Commerzbank, Consorsbank und HVB speichern zehn Jahre – was der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist für Banken entspricht. Die ING hinterlegt die Kontoauszüge nur drei Jahre im Online-Postfach. Ältere Kontoauszüge erhalten Kunden auf Anfrage – digital kostenlos, für die Papierform werden Portokosten in Rechnung gestellt.
Manche Dokumente sollten Sie länger aufbewahren als andere.
Foto: DigitalVision/Getty ImagesTeurer kann es für Kunden der DKB werden. Im Postfach sind Kontoauszüge nur zwölf Monate abrufbar. Wer die Unterlagen in dieser Zeit in ein Online-Archiv verschiebt, kann dauerhaft darauf zugreifen. Wer dies verpasst und Duplikate erhalten möchte, muss pro bereitgestelltem Kontoauszug fünf Euro zahlen.
Für mehr Komfort bei der Suche nach einzelnen Buchungen empfiehlt Datenexpertin Auer-Reinsdorff daher, die gesamten Kontoumsätze halbjährlich als Excel-Datei herunterzuladen. „Ansonsten muss man später womöglich Kontoauszug um Kontoauszug sichten“, sagt sie.
Handwerkerrechnungen – sechs Jahre
Für Renovierungen wie eine umfassende Sanierung des Bads oder fest mit dem Haus verbundener Anlagen wie der Heizung gilt eine verlängerte Gewährleistungsfrist von fünf Jahren. Es empfiehlt sich daher, Handwerkerrechnungen mindestens sechs Jahre ab Abnahme der Leistungen aufzubewahren. Private Vermieter sollten die Rechnungen während der gesamten Abschreibungsdauer aufheben.
Verträge – teilweise dauerhaft
Vertragsunterlagen sollten über die gesamte die Laufzeit der Verträge aufbewahrt werden, um sich im Streitfall auf den Wortlaut der vereinbarten Vertragsbedingungen berufen zu können. Bei Versicherungen sind der Versicherungsschein und die Versicherungsbedingungen besonders wichtig.
Darüber hinaus sollten Mietverträge frühestens vier Jahre nach Ende des Mietverhältnisses entsorgt werden. Schließlich könnte ein Vermieter nach dem Auszug des Mieters noch Forderungen stellen, zum Beispiel aufgrund von Nebenkostenabrechnungen oder Schäden in der Wohnung.
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Dann ist es hilfreich, den Mietvertrag und das Übergabeprotokoll zur Hand zu haben, in dem Mängel dokumentiert wurden, die schon beim Einzug bestanden. Ansprüche auf Schönheitsreparaturen verjähren bereits ein halbes Jahr nach dem Tag der Wohnungsübergabe (§ 548 BGB).
Kaufverträge über Immobilien und Belege über Renovierungsarbeiten sollten niemals in den Reißwolf. Gleiches gilt für Schenkungs- oder Kreditverträge.
Jobunterlagen – alles aufbewahren
Bei Dokumenten rund um den Job rät Auer-Reinsdorff: „Alles aufbewahren!“ Dazu gehören Arbeitsverträge und Zeugnisse, aber auch Sozialversicherungsnachweise und sämtliche Gehaltsabrechnungen.
Die Unterlagen können wichtig sein, um den Rentenverlauf zu klären, bei einer Scheidung den Versorgungsausgleich zu berechnen oder um die Berufserfahrung nachzuweisen. Auch Zeugnisse, Schul- und Studienbescheinigungen – am besten inklusive Prüfungsordnung und Lehrplänen – gehören ins Archiv.
Steuerunterlagen – mindestens vier Jahre
Die meisten Belege müssen Steuerzahler nicht mehr der Steuererklärung anfügen, sondern für etwaige Nachfragen parat halten. Lohnsteuerhilfevereine empfehlen jedoch, sämtliche Unterlagen nach Abgabe der Steuererklärung noch mindestens bis zur Bestandskraft des Steuerbescheids aufzuheben.
„Wenn man Einspruch gegen den Bescheid einlegt oder der Bescheid unter dem Vorbehalt der Nachprüfung ergangen ist, sollte man den Bescheid und die Unterlagen vier Jahre aufheben“, sagt Erich Nöll, Geschäftsführer des Bundesverbands Lohnsteuerhilfevereine (BVL).
Zudem könnte das Finanzamt bei der nächsten Steuererklärung Fragen haben, die sich mit älteren Belegen beantworten lassen. Besonders wichtig ist der Steuerbescheid. Damit kann etwa gegenüber Versicherern oder Ämtern das zu versteuernde Einkommen dargelegt werden.
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Eine Sonderregel gilt für Privatleute mit Einkünften über 500.000 Euro. Sie müssen ihre Steuerbelege sechs Jahre aufbewahren (§ 147a AO). Anleger, die in thesaurierende Fonds investieren, sollten alle Unterlagen rund um den Fonds und die Steuerbescheinigungen ihrer Bank bis zum Verkauf der Anteile aufheben. Hintergrund ist die Einführung der Vorabpauschale.
Wichtig für alle, die das Portal „Mein Elster“ der Finanzverwaltung nutzen: Ab sofort werden dort nur wichtige Dokumente wie Übertragungsprotokolle oder digitale Bescheide dauerhaft gespeichert – andere Unterlagen nur zwölf Monate.
„Auch hier kann es nützlich sein, den Schriftwechsel mit dem Finanzamt zu speichern. Möglicherweise kommen später noch einmal ähnliche Fragen, und man möchte auf vorherige Formulierungen zurückgreifen“, sagt BVL-Geschäftsführer Nöll.
Urkunden – für immer
Sie gehören zu den besonders wichtigen Dokumenten und sollten niemals weggeworfen werden: Geburts-, Heirats- und Scheidungsurkunden oder auch Sterbeurkunden von Angehörigen. Gleiches gilt für Testamente und Erbscheine.
Gerichtliche Urteile – 30 Jahre
Richterliche Urteile sind 30 Jahre gültig. Die Folge: „Wenn einer Person Schadensersatz zugesprochen wird, der Anspruchsgegner aber gerade kein Geld hat, kann das Urteil auch 30 Jahre später noch vollstreckt werden, wenn der andere wieder liquide ist“, erklärt Auer-Reinsdorff. Auch wer seine Schuld auf einen Titel – also Mahnbescheid, Vollstreckungsbescheid oder Urteil – getilgt hat, sollte Belege zusammen mit dem Titel bis zu 30 Jahre aufbewahren.
Medizinische Unterlagen – für immer
Dokumente wie Laborbefunde, Atteste oder Arztbriefe können hilfreich sein, um die eigene Krankengeschichte zu dokumentieren, sowohl gegenüber einem neuen Arzt als auch gegenüber der Krankenversicherung. Sie sollten dauerhaft verwahrt werden.
Erstpublikation: 23.09.2023, 11:00 Uhr.